Mit der Massenimport-Funktion können HR-Admins mehrere Geschäftsreisen gleichzeitig erstellen, indem sie eine vorausgefüllte Excel- oder CSV-Vorlage hochladen. So sparen Sie Zeit bei der Reiseverwaltung für größere Gruppen von Mitarbeitenden und vermeiden die manuelle Einzelerfassung jeder Reise.
Wer kann diese Funktion nutzen?
Diese Funktion steht ausschließlich HR-Admins zur Verfügung.
Der Massenimport ist nur für Geschäftsreisen verfügbar - nicht für Workations oder Assignments.
So laden Sie Geschäftsreisen per Massenimport hoch
Öffnen Sie Alle Anfragen.
Klicken Sie oben rechts auf Reise beantragen und wählen Sie unter Geschäftsreise die Option Reisen per Massenupload hochladen.
Klicken Sie im Pop-up Reisen per Massenupload hochladen auf herunterladen, um die Excel-Vorlage zu erhalten.
Füllen Sie die Vorlage aus - eine Zeile pro Reise - mit den folgenden Angaben:
E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden (Pflichtfeld)
Reisebeginn (Pflichtfeld - Format: TT/MM/JJJJ)
Reiseende (Pflichtfeld - Format: TT/MM/JJJJ)
Zielland (Pflichtfeld - Auswahl aus dem Dropdown in der Vorlage)
Reisezweck (optional - Auswahl aus dem Dropdown in der Vorlage)
Speichern Sie die ausgefüllte Datei als .xlsx oder .csv.
Kehren Sie zur Plattform zurück und klicken Sie im Pop-up auf den Upload-Bereich (Klicken oder Datei in diesen Bereich ziehen zum Hochladen) oder ziehen Sie Ihre Datei hinein.
Prüfen Sie die Upload-Zusammenfassung, bevor Sie fortfahren:
Gültige Reisen sind grün mit dem Status „Wird erstellt" markiert.
Ungültige Reisen sind rot hervorgehoben, mit der Fehlerursache darunter.
Klicken Sie auf „Zurück zum Upload", um Fehler zu korrigieren und die Datei erneut hochzuladen, oder auf „[Anzahl] Reisen erstellen", um nur die gültigen Reisen einzureichen.
Reisen mit dem Status „Ausstehend"
Einige Reisen können mit dem Status „Ausstehend" erstellt werden, wenn noch zusätzliche Informationen benötigt werden. Dies ist der Fall, wenn:
ein Arbeitsort noch ausgewählt werden muss
HR-seitig erforderliche Fragen zur Reise noch nicht beantwortet wurden
A1/CoC-Fragen beantwortet werden müssen
zusätzliche PWD-Fragen beantwortet werden müssen
das Profil der reisenden Person auf der Plattform noch nicht vollständig ist
In diesen Fällen wird die Reise erstellt, aber als ausstehend markiert. Die reisende Person erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail mit der Aufforderung, die fehlenden Informationen zu ergänzen.
Per Massenupload erstellte Reisen finden
Um nur die per Massenupload erstellten Reisen zu sehen, öffnen Sie Alle Anfragen > Geschäftsreisen, klicken Sie auf das Filtersymbol (Reisen filtern), öffnen Sie Anfrage erstellt über, wählen Sie Per Massenupload Hochgeladen und klicken Sie auf Anwenden.