Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Geschäftsreise-Antrag in der WorkFlex-Plattform zu erstellen:
Manuelle Einreichung: Sie können den Antrag manuell auf der Plattform einreichen (Anleitung unten).
Buchungstool-Integration: Bei der Nutzung eines integrierten Buchungstools werden alle relevanten Daten automatisch an WorkFlex übertragen, das dann automatisch einen Antrag erstellt.
ⓘ Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Ihr WorkFlex-Profil vollständig ausgefüllt ist, und seien Sie darauf vorbereitet, gegebenenfalls zusätzliche Fragen per E-Mail zu beantworten.
Wie werden Ihre Anträge von WorkFlex bearbeitet?
Einreichung des Reiseantrags: Unabhängig davon, ob Ihr Antrag über die Buchungstool-Integration oder manuell erstellt wurde, beginnt WorkFlex mit der Bearbeitung nach der Einreichung.
Compliance-Risikoanalyse: WorkFlex analysiert die Reisedetails, um Compliance-Risiken zu identifizieren, und erstellt eine Compliance-Zusammenfassung.
Umsetzung von Compliance-Maßnahmen: Basierend auf der Risikoanalyse werden alle notwendigen Compliance-Maßnahmen umgesetzt. WorkFlex bietet außerdem Unterstützung und übernimmt die Haftung für alle genehmigten Reisen.
Smart Flow: Geschäftsreise in wenigen Schritten beantragen
Smart Flow ist die KI-gestützte Art, eine Geschäftsreise zu beantragen. Sie beschreiben Ihre Reise in eigenen Worten, und Smart Flow legt den Antrag an, füllt bereits bekannte Antworten automatisch aus und führt Sie bei allen weiteren Fragen zur richtigen Antwort.
Ihr Unternehmen entscheidet, welchen Ablauf Sie nutzen: Smart Flow, das klassische Formular (siehe unten) oder beides, sodass Sie jedes Mal selbst wählen können. Um Smart Flow zu aktivieren, das klassische Formular beizubehalten oder beides anzubieten, kann sich Ihr HR-Team an seinen Customer Success Manager oder an das WorkFlex-Supportteam wenden.
So beantragen Sie eine Geschäftsreise mit Smart Flow
Schritt 1: Neuen Antrag starten
Gehen Sie zu Meine Anfragen, klicken Sie auf Reise beantragen und wählen Sie Geschäftsreise.
Schritt 2: Reise beschreiben
Beschreiben Sie Ihre Reise in eigenen Worten. Nennen Sie, wohin, wann und warum Sie reisen, zum Beispiel: Geschäftsreise nach Amsterdam vom 12.–27. Mai für ein Kundentreffen mit Acme.
Klicken Sie auf Daten hinzufügen, wenn Sie die Reisedaten lieber im Kalender auswählen möchten.
Sie reisen erneut an denselben Ort? Klicken Sie unter Eine frühere Reise wiederholen neben einer früheren Reise auf Wiederholen, um deren Angaben zu übernehmen.
Smart Flow zeigt das erkannte Reiseziel und die Reisedaten unter Ihrem Text an. Prüfen Sie sie und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 3: Reisezweck bestätigen
Smart Flow schlägt den Reisezweck vor, der am besten zu Ihrer Beschreibung passt. Sie können ihn auch in eigenen Worten beschreiben, einen der in Ihrem Unternehmen für dieses Reiseziel am häufigsten gewählten Zwecke auswählen oder auf Alle Reisezwecke durchsuchen klicken. Klicken Sie dann auf Bestätigen.
Schritt 4: Unternehmen auswählen, für das Sie arbeiten
Geben Sie den Namen des Unternehmens oder Kunden ein, für das Sie während der Reise arbeiten, oder wählen Sie einen Eintrag unter Aus der Historie Ihrer Abteilung. Smart Flow ergänzt die Angaben zum Unternehmen, wo möglich.
Schritt 5: Angaben zu Ihrer Arbeit vor Ort prüfen
Prüfen Sie die von Smart Flow ausgefüllten Angaben: wo Sie tatsächlich arbeiten (klicken Sie auf Weitere Arbeitsadresse hinzufügen, wenn Sie an mehreren Orten arbeiten), die Adresse des Unternehmens oder Kunden, vom Zielland geforderte Ortsangaben (zum Beispiel den Kanton für die Schweiz) und die Tage, an denen Sie arbeiten. Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol, um etwas zu ändern, und dann auf Weiter.
Schritt 6: Persönliche Angaben bestätigen
Je nach Reiseziel stellt Smart Flow noch einige Fragen zu Ihrer Person, zum Beispiel zum Startdatum Ihrer Aufenthaltserlaubnis oder zu Gehalt, Branche, Berufsgruppe, Bildungsabschluss, beruflicher Position und Arbeitszeit.Je nach Reiseziel stellt Smart Flow noch einige Fragen zu Ihrer Person, zum Beispiel zum Startdatum Ihrer Aufenthaltserlaubnis oder zu Gehalt, Branche, Berufsgruppe, Bildungsabschluss, beruflicher Position und Arbeitszeit.
Mit Zuvor beantwortet gekennzeichnete Antworten stammen aus Ihren früheren Reisen.
Mit KI-ermittelt gekennzeichnete Antworten hat Smart Flow selbst ermittelt, zum Beispiel Ihre Berufsgruppe anhand Ihrer Berufsbezeichnung.
Prüfen Sie jede Antwort, ändern Sie, was nicht stimmt, und klicken Sie auf Weiter.
Hinweis: Die Fragen in Schritt 5 und 6 hängen von Ihrem Reiseziel und der Einrichtung Ihres Unternehmens ab. Daher können bei jeder Reise andere Fragen erscheinen.
Schritt 7: Fragen Ihres Unternehmens beantworten
Wenn Ihr Unternehmen eigene Fragen hinzugefügt hat, erscheinen diese unter Fragen Ihres Unternehmens. Beantworten Sie sie und klicken Sie auf Weiter.
Schritt 8: Prüfen und einreichen
Prüfen Sie auf dem Bildschirm Ihre Reise prüfen Ihre Antworten und klicken Sie neben einer Angabe auf Bearbeiten, um sie zu ändern.
Bestätigen Sie unter Vor dem Absenden, dass die Angaben korrekt sind, und stimmen Sie – falls angezeigt – den Versicherungsbedingungen zu. Klicken Sie dann auf Reise einreichen. WorkFlex beginnt sofort mit der Analyse der Compliance-Risiken, und Sie finden Ihre Reise unter Meine Anfragen.Bestätigen Sie unter Vor dem Absenden, dass die Angaben korrekt sind, und stimmen Sie – falls angezeigt – den Versicherungsbedingungen zu. Klicken Sie dann auf Reise einreichen. WorkFlex beginnt sofort mit der Analyse der Compliance-Risiken, und Sie finden Ihre Reise unter Meine Anfragen.
Tipp: Der Bereich Fortschritt auf der rechten Seite zeigt, wie weit Sie sind, und fasst Ihre Antworten zusammen. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um Ihren Antrag später abzuschließen.Tipp: Der Bereich Fortschritt auf der rechten Seite zeigt, wie weit Sie sind, und fasst Ihre Antworten zusammen. Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, um Ihren Antrag später abzuschließen.
Zwischen Smart Flow und dem klassischen Formular wechseln
Wenn Ihr Unternehmen beide Abläufe anbietet, klicken Sie auf dem ersten Smart-Flow-Bildschirm auf Lieber ein Formular? Zum Formular wechseln, um das klassische Formular zu nutzen. Um zurückzuwechseln, klicken Sie auf Intelligentes Formular.
So beantragen Sie eine Geschäftsreise mit dem klassischen Formular
ⓘ Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihr Profil vollständig und auf dem neuesten Stand ist, bevor Sie eine Anfrage einreichen.
Schritt 1: Neuer Antrag starten
Gehen Sie zum Bereich „Meine Anfragen“ und wählen Sie „Reise beantragen“ > „Geschäftsreisen“, um einen neuen Geschäftsreise-Antrag zu erstellen.
Schritt 2: Reisedetails eingeben
Wählen Sie das Zielland aus und geben Sie die Start- und Enddaten Ihrer Reise an. Klicken Sie dann auf „Weiter“, um fortzufahren.
Hinweis: Für bestimmte Reiseziele können zusätzliche Fragen erscheinen (z.B. Belgien). Achte darauf, alle erforderlichen Fragen zu beantworten.
Schritt 3: Überprüfen und Einreichen
Überprüfen Sie die Details Ihrer Geschäftsreise in der Zusammenfassung. Setzen Sie die erforderlichen Häkchen (Sie sehen zwei Kästchen, falls eine Krankenversicherung in Ihrem Paket enthalten ist). Sobald alles korrekt ist, klicken Sie auf „Einreichen“, um Ihren Antrag abzuschließen.
Sie können alle Ihre Geschäftsreiseanträge und zugehörigen Dokumente im Bereich „Meine Anfragen“ unter „Geschäftsreise“ einsehen.
Schritt 4: Nach der Einreichung
Nach dem Einreichen Ihres Antrags beginnt WorkFlex sofort mit der Analyse der Compliance-Risiken. Eine Compliance-Zusammenfassung wird hochgeladen und notwendige Compliance-Maßnahmen werden umgesetzt.
Überprüfen Sie die Details Ihrer Geschäftsreise in der Zusammenfassung. Setzen Sie die erforderlichen Häkchen (Sie sehen zwei Kästchen, falls eine Krankenversicherung in Ihrem Paket enthalten ist). Sobald alles korrekt ist, klicken Sie auf „Einreichen“, um Ihren Antrag abzuschließen.Wenn Sie einen bestimmten Antrag auswählen, haben Sie Zugriff auf alle reisebezogenen Informationen, einschließlich der Compliance-Zusammenfassung und aller notwendigen Dokumente.
ⓘ Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie offline auf Ihre reisebezogenen Dokumente zugreifen können, indem Sie sie vor Ihrer Reise über die Download-Funktion herunterladen.ⓘ Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie offline auf Ihre reisebezogenen Dokumente zugreifen können, indem Sie sie vor Ihrer Reise über die Download-Funktion herunterladen.
In dem folgenden Video wird man durch die oben genannten Schritte geführt: