Das Einreichen einer Geschäftsreise für Mitarbeitende ist in WorkFlex einfach und schnell. Befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung, um sicherzustellen, dass die Reise korrekt eingereicht wird:
Schritt 1: Anmelden
Melden Sie sich in Ihrem HR-Admin-Profil innerhalb von WorkFlex an.
Schritt 2: Zu „Alle Anfragen“ navigieren
Klicken Sie im linken Menü auf Alle Anfragen.
Schritt 3: Geschäftsreisen auswählen
Öffnen Sie den Tab Geschäftsreisen.
Schritt 4: Reise beantragen
Klicken Sie oben rechts auf dem Bildschirm auf Reise beantragen.
Schritt 5: Den Reisetyp auswählen
Wählen Sie unter Geschäftsreise die Option Für einen Mitarbeiter.
Um Ihre eigene Geschäftsreise einzureichen, wählen Sie stattdessen Für mich.
Schritt 6: Ein Mitarbeiterprofil auswählen oder erstellen
Wählen Sie im Fenster Anfrage im Namen eines Mitarbeiters die Option Aus bestehenden auswählen und dann die Person aus der Liste, oder wählen Sie Mitarbeitende hinzufügen, um ein neues Teammitglied zu WorkFlex einzuladen.
Klicken Sie auf Reise anfragen.
Ist das Profil der Person unvollständig, werden Sie gebeten, es in ihrem Namen zu vervollständigen, bevor Sie mit der Reise fortfahren.
Hinweis: Mitarbeitende, deren Profil keine Entität zugewiesen ist, erscheinen nicht in der Liste. Weisen Sie zuerst in ihrem Profil eine Entität zu.
Wenn Ihr Unternehmen Smart Flow nutzt
Wenn Ihr Unternehmen Smart Flow nutzt, geht es mit dem neuen, KI-gestützten Ablauf weiter. Folgen Sie den Schritten 2 bis 8 im Artikel Wie Sie einen Geschäftsreise-Antrag stellen: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden. Die Bildschirme und Fragen sind dieselben, und Sie beantworten sie im Namen Ihrer Mitarbeitenden.
Wenn Ihr Unternehmen das klassische Formular nutzt, fahren Sie mit Schritt 7 fort.
Schritt 7: Reisedaten ausfüllen
Geben Sie auf dem Bildschirm Beginnen wir mit Ihrer Reise Folgendes ein:
Zielort
Reisedaten – HR-Admins und Assistent*innen können ein bereits vergangenes Startdatum auswählen. Reisende und alle anderen Rollen können nur ein Startdatum ab dem heutigen Tag auswählen.
Zweck der Reise
Klicken Sie dann auf Weiter.
Hinweis: Liegt die Reise vollständig in der Vergangenheit, nimmt WorkFlex keine Entsendemeldung (PWD) vor. Sie erhalten eine Compliance-Zusammenfassung und, sofern zutreffend, eine A1-Bescheinigung.
Schritt 8: Erforderliche Fragen beantworten
Beantworten Sie die Fragen im Namen Ihrer Mitarbeitenden Bildschirm für Bildschirm und klicken Sie jeweils auf Weiter: das Unternehmen, für das die Person arbeitet, Angaben zur Arbeit vor Ort, persönliche Angaben und die Fragen Ihres Unternehmens. Je nach Vertrag und den von Ihrem Unternehmen genutzten Leistungen gehören dazu die Fragen, die WorkFlex für A1, CoC, PWD und Visa benötigt. Der Bereich Fortschritt auf der rechten Seite zeigt, wie weit Sie sind.
Schritt 9: Die Einreichung überprüfen
Prüfen Sie auf dem Bildschirm Ihre Reise prüfen alle Angaben und klicken Sie neben einer Angabe auf Bearbeiten, um sie zu ändern. Unter Vor dem Absenden bestätigen Sie im Namen der Person die folgenden Punkte:
Wohnsitz im Lohnland: Der Mitarbeiter wird seinen Wohnsitz im Lohnland nicht aufgeben.
Lohnland: Das Lohnland ist der gewöhnliche Arbeitsort des Mitarbeiters.
Rückkehr ins Lohnland: Nach seinem temporären Aufenthalt im Ausland wird der Mitarbeiter ins Lohnland zurückkehren.
Einhaltung der Richtlinien: Sie haben die relevanten Unternehmensrichtlinien und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen und werden diese einhalten.
Zustimmung zur Versicherung: Sie stimmen den Bedingungen der Versicherung der Hallesche ALH Gruppe zu.
Sie können die Reise auch zu jedem Zeitpunkt während des Einreichungsprozesses als Entwurf speichern. Weitere Informationen finden Sie hier.
Schritt 10: Die Reiseanfrage einreichen
Sobald Sie die Einreichungsdetails überprüft haben, klicken Sie auf Reise einreichen, um die Anfrage abzuschließen.
Schritt 11: Entspannen und WorkFlex den Rest erledigen lassen
Nach der Einreichung wird WorkFlex die Anfrage bearbeiten, mögliche Risiken bewerten und die erforderlichen Dokumente für die Geschäftsreise ausstellen. Sie können sich nun entspannen, da die Compliance- und Dokumentenverwaltung erledigt sind.