In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie als HR-Admin oder Assistenz Geschäftsreisen verwalten – einschließlich wann Sie Änderungen an einer Reise vornehmen können und wie Sie eine Reise bearbeiten, duplizieren oder stornieren.
Übersicht
Grundsätzlich können Sie eine Geschäftsreise jederzeit vor ihrem Start bearbeiten, neu planen oder stornieren – ohne Einschränkungen.
Sobald die Reise jedoch begonnen hat, sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich.
HR-Admins und Assistent*innen können eine Geschäftsreise außerdem mit einem bereits vergangenen Startdatum einreichen oder verschieben. Reisende und alle anderen Rollen können weiterhin nur ein Startdatum ab dem heutigen Tag auswählen.
Hinweis!
Das Bearbeiten einer Geschäftsreise wird eine neue Anfrage-ID generieren, was bedeutet, dass ein neuer Credit/eine neue Reise entsprechend berechnet wird.
Die folgende Tabelle zeigt, wie HR-Admins und Assistent*innen Änderungen an Geschäftsreisen auf der WorkFlex-Plattform verwalten können – insbesondere beim Verlängern oder Verkürzen von Reisen – und wann der WorkFlex-Support eingebunden werden muss.
📅 Reise mit einem vergangenen Startdatum einreichen oder verschieben
Als HR-Admin oder Assistent*in können Sie beim Einreichen einer neuen Geschäftsreise oder beim Verschieben einer bestehenden Reise ein bereits vergangenes Startdatum auswählen. Sie müssen sich dafür nicht an den WorkFlex-Support wenden.
Reisende und alle anderen Rollen können weiterhin nur ein Startdatum ab dem heutigen Tag auswählen und wenden sich bei Bedarf an eine*n HR-Admin oder Assistent*in.
Hinweis: Für Reisen, die vollständig in der Vergangenheit liegen, nimmt WorkFlex keine Entsendemeldung (PWD) vor. Sie erhalten eine Compliance-Zusammenfassung und, sofern zutreffend, eine A1-Bescheinigung. In der PWD-Bewertung der Reise wird ausgewiesen, dass keine Meldung erfolgen konnte.
🕓 Reise verlängern
Szenario | Beispiel | Wer kann bearbeiten | Aktion |
Reise hat noch nicht begonnen | 01.11.25 – 15.11.25 (heute: 01.10.25) | HR-Admins, Assistenten, Reisende | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden |
Reise hat bereits begonnen (Enddatum liegt in der Zukunft oder ist heute) | 25.09.25 – 05.10.25 (heute: 01.10.25) | HR-Admins, Assistent*innen | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden. Reisende: Bitte wenden Sie sich an Ihre*n HR-Admin |
Reise ist bereits beendet (Enddatum liegt in der Vergangenheit) | 25.09.25 – 29.09.25 | HR-Admins, Assistent*innen | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden. Reisende: Bitte wenden Sie sich an Ihre*n HR-Admin |
Hinweis: Wenn eine Änderung die Reise vollständig in die Vergangenheit verschiebt, nimmt WorkFlex dafür keine Entsendemeldung (PWD) vor. Siehe Abschnitt „Reise mit einem vergangenen Startdatum einreichen oder verschieben“ oben.
✂️ Reise verkürzen
Szenario | Beispiel | Wer kann bearbeiten | Aktion |
Reise hat noch nicht begonnen | 01.11.25 – 15.11.25 (heute: 01.10.25) | HR-Admins, Assistierende, Reisende | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden |
Reise hat bereits begonnen (neues Enddatum liegt in der Zukunft oder ist heute) | 25.09.25 – 05.10.25 | HR-Admins, Assistent*innen | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden. Reisende: Bitte wenden Sie sich an Ihre*n HR-Admin |
Reise hat bereits begonnen und ist abgeschlossen | 25.09.25 – 29.09.25 | HR-Admins, Assistent*innen | Kann direkt auf WorkFlex bearbeitet werden. Reisende: Bitte wenden Sie sich an Ihre*n HR-Admin |
Hinweis: Wenn eine Änderung die Reise vollständig in die Vergangenheit verschiebt, nimmt WorkFlex dafür keine Entsendemeldung (PWD) vor. Siehe Abschnitt „Reise mit einem vergangenen Startdatum einreichen oder verschieben“ oben.
Wie man eine Geschäftsreise bearbeitet
Um Änderungen an einer Geschäftsreise vorzunehmen:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Weitere Aktionen (…).
Wählen Sie Anfrage bearbeiten aus dem Menü.
Eine Mitteilung weist Sie darauf hin, dass sich die Anfrage-ID ändert, wenn Sie die Reisedaten ändern. Klicken Sie auf Anfrage bearbeiten, um fortzufahren. Die Reise öffnet sich dann vorausgefüllt im Anfrageformular, wo Sie Ihre Änderungen vornehmen können.
Speichern Sie Ihre Änderungen, um die Bearbeitung abzuschließen.
Hinweis:
Wenn Sie eine Reise bearbeiten, werden alle vorherigen Informationen zu Ihrer Bequemlichkeit bereits vorausgefüllt.
Reise duplizieren (erneut einreichen)
Für Mitarbeiter:innen, die häufig dieselben Geschäftsreisen oder Workations unternehmen, bietet WorkFlex eine einfache Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen, indem bestehende Reisen erneut eingereicht werden. Diese Funktion erstellt eine neue Reise auf Basis einer bestehenden, ohne dabei Änderungen an der ursprünglichen Reiseanfrage vorzunehmen.
Klicken Sie auf die Reiseanfrage, die Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie im Menü Weitere Aktionen (…) auf Duplizieren.
Sie werden zur Seite für die Reiseeinreichung weitergeleitet, auf der alle Reiseinformationen bereits vorab ausgefüllt sind.
Sie können das Datum oder andere Details nach Bedarf ändern.
Diese Option ermöglicht es, eine Reise schneller und einfacher einzureichen. Sie ist sowohl in der Assistenz- als auch in der Mitarbeitendenansicht verfügbar – unabhängig vom aktuellen Reisestatus.
Wie man eine Geschäftsreise storniert
Als HR-Admin oder Assistenz können Sie eine Geschäftsreise jederzeit und ohne Einschränkungen stornieren.
Um eine Geschäftsreise zu stornieren:
Klicken Sie auf die Anfrage, um die Reisedetails zu öffnen.
Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Weitere Aktionen (…).
Wählen Sie Anfrage stornieren aus dem Menü.
Bestätigen Sie Ihre Wahl, um die Stornierung abzuschließen.
Bitte beachten: Das Stornieren einer vollständig verarbeiteten Geschäftsreise führt nicht zu einer Rückerstattung, da WorkFlex die erforderliche Dokumentenbearbeitung für die Reise bereits abgeschlossen hat.