Das Anfragedetails-Pop-up für Geschäftsreisen bietet eine strukturierte Übersicht über eine Geschäftsreise-Anfrage. Dieser Artikel erklärt die einzelnen Bereiche des Pop-ups und wie Sie damit die Reise prüfen, die erforderlichen Aktionen erledigen, den Compliance-Status ansehen, den Fortschritt verfolgen und Dokumente aufrufen.
Anfragedetails-Pop-up öffnen
Gehen Sie zu Alle Anfragen > Geschäftsreisen und klicken Sie auf eine Geschäftsreise. Das Pop-up zeigt:
die Reisedetails (oben links)
drei Tabs: Erforderliche Aktionen, Compliance-Zusammenfassung und Kommentare
Fortschritt, Dokumente und das SOS-Briefing (rechte Seite)
Reisedetails
Der obere Bereich zeigt die wichtigsten Reisedaten:
den Namen der reisenden Person und die Geschäftsreise-ID (geben Sie diese ID immer an, wenn Sie den WorkFlex-Support kontaktieren)
wer die Anfrage erstellt hat
den Compliance-Status (z. B. Achtung)
Land der Lohnabrechnung und Zielland
die Daten Von und Bis sowie die Anzahl der Kalendertage
Erforderliche Aktionen
Der Tab Erforderliche Aktionen ist standardmäßig geöffnet. Er enthält:
Ihre Aufgaben: die für diese Reise nötigen Schritte, z. B. Eine A1-Sozialversicherungsbescheinigung beantragen oder Ärztliches Attest für Frankreich einholen, jeweils mit einer Erläuterung und, falls vorhanden, einem Download wie Vorlage für das ärztliche Attest herunterladen. Ein Hinweis zeigt, wer handeln muss, z. B. Ihre Aktion oder Sie oder eine andere berechtigte Person können dies tun.
Warten auf andere: Schritte, die andere Personen erledigen müssen.
Enthält die Compliance-Zusammenfassung Informationen, die nur zu Ihrer Kenntnisnahme bestimmt sind, verlinkt ein Hinweis oben darauf (Compliance-Zusammenfassung ansehen).
Compliance-Zusammenfassung
Der Tab Compliance-Zusammenfassung zeigt den Compliance-Status der Reise:
eine Erläuterung des Ergebnisses mit dem Link Mehr erfahren
die Compliance-Bereiche, gruppiert nach Status, z. B. Achtung (etwa Sozialversicherung) und Abgeschlossen. Klicken Sie auf den Pfeil, um eine Gruppe aufzuklappen und die Details zu sehen.
Um die vollständige Compliance-Zusammenfassung herunterzuladen, klicken Sie auf Detaillierte Bewertung.
Kommentare
Im Tab Kommentare können Sie Kommentare zur Anfrage hinzufügen. Dieser Bereich ist für die Kommunikation innerhalb Ihres Unternehmens gedacht: WorkFlex prüft oder bearbeitet keine Informationen, die hier eingegeben werden.
Wenn Sie WorkFlex kontaktieren möchten, nutzen Sie den Chat in der Plattform oder senden Sie eine E-Mail an [email protected].
Reise bearbeiten, duplizieren oder stornieren
Klicken Sie oben rechts im Pop-up auf das Symbol … (weitere Optionen), um Anfrage bearbeiten, Duplizieren oder Anfrage stornieren zu wählen. Mit dem Link-Symbol daneben kopieren Sie einen Link zur Anfrage. Mehr dazu im Artikel Verwaltung von Geschäftsreisen (Leitfaden für HR-Admins und Assistent:innen).
Fortschritt, Dokumente und SOS-Briefing
Auf der rechten Seite des Pop-ups finden Sie:
Fortschritt der Geschäftsreise: die Schritte der Anfrage (z. B. Reise eingereicht, Compliance-Dokumente) und ihren Status.
WorkFlex-Dokumente: die Dokumente zu dieser Reise, z. B. Reiseantrag, Bestätigungsschreiben, WorkFlex Social Security Statement, Dokument zur Gesundheits- und Sicherheitsschulung, Reiseversicherungszertifikat, Dokument über die Folgen der PWN oder Vorlage für ärztliches Attest. Sie können jedes Dokument herunterladen oder ansehen oder auf Alle herunterladen klicken.
SOS Gesundheits- und Sicherheitsbriefing: die 24/7-Nummer für medizinische, sicherheits-, versicherungs- oder meldepflichtige Angelegenheiten. Mit Klicken zum Anzeigen öffnen Sie das Briefing.
