In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Workation-Anfragen Ihrer Mitarbeitenden in WorkFlex verwalten, einschließlich des Umplanens, Reduzierens der Arbeitstage, Bearbeitens, Stornierens oder Duplizierens von Anfragen.
Verwaltung ausstehender Reiseanfragen
Mitarbeitende können ihre Reise selbstständig bearbeiten, umplanen, duplizieren oder stornieren, solange sie sich im Status „Ausstehend“ befindet. Als HR-Admin können Sie dieselben Aktionen im Namen der Mitarbeitenden ausführen. Folgen Sie dazu dem Leitfaden für Mitarbeitende.
Verwaltung genehmigter Reiseanfragen
Sobald eine Reise vollständig genehmigt wurde, stehen die folgenden Aktionen ausschließlich HR-Admins zur Verfügung:
1. Reise umplanen
Um das Start- oder Enddatum einer Reise zu ändern:
Öffnen Sie die Reise unter Alle Anfragen → Workations, um das Detailfenster der Anfrage zu öffnen.
Klicken Sie auf das Menü Aktionen.
Wählen Sie „Umplanen oder Arbeitstage ändern“.
Wählen Sie die neuen Reisedaten aus (das Startdatum muss heute oder in der Zukunft liegen).
Sie sehen eine Vergleichsansicht der alten und neuen Daten.
Klicken Sie auf „Anfrage aktualisieren“, um zu bestätigen.
Hinweis: Bereits begonnene Reisen können nicht umgeplant werden. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, wenn Sie in solchen Fällen Hilfe benötigen.
Ein Umplanen storniert die aktuelle Reise und erstellt eine neue Reiseanfrage mit einer neuen Anfrage-ID. Der Genehmigungsstatus bleibt erhalten, und neue Credits werden abgerechnet. Ein Hinweis auf die ursprüngliche Reise wird angezeigt. Um diese zusätzlichen Kosten zu vermeiden, empfehlen wir, alle Reisedetails vor dem Einreichen zu prüfen. Eine sorgfältige Planung hilft, spätere Anpassungen und damit neue Credits zu vermeiden.
2. Reduzieren der Anzahl der Arbeitstage
Wenn Mitarbeitende früher zurückkehren oder weniger Tage arbeiten:
Öffnen Sie die Reise unter Alle Anfragen → Workations, um das Detailfenster der Anfrage zu öffnen.
Klicken Sie auf das Menü Aktionen.
Wählen Sie „Umplanen oder Arbeitstage ändern“.
Geben Sie eine reduzierte Anzahl an Arbeitstagen ein (sie muss geringer sein als ursprünglich genehmigt).
Klicken Sie auf „Anfrage aktualisieren“.
Für die Reduzierung der Arbeitstage fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Tipp: Nutzen Sie diese Option, wenn Mitarbeitende eine Workation früher beenden. Die gesamte Reise muss dann nicht umgeplant werden.
Best Practice: Nehmen Sie Anpassungen an Workations am besten nach Abschluss der Reise vor, um genaue Daten sicherzustellen und unnötige Änderungen während der Reise zu vermeiden.
3. Anfrage bearbeiten
Falls andere Reisedaten angepasst werden müssen:
Öffnen Sie die Reise unter Alle Anfragen → Workations, um das Detailfenster der Anfrage zu öffnen.
Klicken Sie auf Aktionen und dann auf „Anfrage bearbeiten“.
Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und folgen Sie dem Prozess bis zum Ende.
Klicken Sie auf „Einreichen“.
Dies storniert die aktuelle Reise und erstellt eine neue Anfrage mit neuer Anfrage-ID. Der Genehmigungsstatus bleibt erhalten, jedoch werden neue Credits abgerechnet. Ein Verweis auf die ursprüngliche Anfrage wird hinzugefügt. Prüfen Sie Reisedaten und Details daher vor dem Einreichen der ursprünglichen Anfrage, um zusätzliche Kosten und spätere Änderungen zu vermeiden.
4. Anfrage stornieren
Um eine genehmigte Reise zu stornieren:
Öffnen Sie die Reise unter Alle Anfragen → Workations, um das Detailfenster der Anfrage zu öffnen.
Klicken Sie auf das Menü Aktionen.
Wählen Sie „Stornieren“.
Bestätigen Sie die Stornierung.
Bitte beachten: Die Stornierung einer genehmigten Reise führt nicht zur Rückerstattung von Credits, da WorkFlex bereits die erforderlichen Compliance-Dokumente ausgestellt hat.
5. Reise duplizieren
Für Mitarbeitende, die regelmäßig vom selben Ort aus arbeiten:
Öffnen Sie die vorherige Reise auf der WorkFlex-Plattform.
Öffnen Sie das Menü Aktionen und wählen Sie „Duplizieren“.
Sie werden auf eine neue Seite zur Reiseeinreichung weitergeleitet.
Die Datumsfelder sind leer, alle anderen Felder sind zur Wiederverwendung vorausgefüllt.
Sie können die Details vor dem Einreichen anpassen.
Die neue Anfrage wird unabhängig von der ursprünglichen erstellt. Wenn beide Reisen genehmigt werden, werden beide abgerechnet.