In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Workation-Reiseanfragen in WorkFlex verwalten können, einschließlich der Optionen zum Umplanen, Bearbeiten, Duplizieren und Stornieren Ihrer Anfrage.
Für ausstehende Reisen
Solange sich Ihre Reise im Status „Ausstehend“ befindet (noch nicht vollständig genehmigt), können Sie Änderungen an Ihrer Anfrage vornehmen, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. Sie können folgende Änderungen vornehmen:
Reise umplanen:
Öffnen Sie die Reise unter Meine Anfragen und klicken Sie im Detailfenster der Anfrage oben rechts auf Aktionen.
Wählen Sie Umplanen aus.
Wählen Sie die neuen Reisedaten aus (das Startdatum muss heute oder in der Zukunft liegen, nicht in der Vergangenheit).
Nach der Auswahl der Daten sehen Sie einen Vergleich zwischen den aktuellen und den neuen Reisedaten.
Klicken Sie auf Anfrage aktualisieren, um zu bestätigen.
Die aktuelle Reise wird gelöscht und eine neue Reise mit einer neuen Anfrage-ID wird erstellt. Der Genehmigungsprozess beginnt erneut, aber es fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Anfrage bearbeiten:
Öffnen Sie die Reise unter Meine Anfragen und klicken Sie im Detailfenster der Anfrage oben rechts auf Aktionen.
Wählen Sie Anfrage bearbeiten. Hinweis: Anfrage bearbeiten ist in der mobilen App nicht verfügbar.
Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen an der Anfrage vor. Dazu gehört auch die E-Mail-Adresse des Managers und, falls Ihre Reise diesen Genehmigungsschritt hat, die E-Mail-Adresse einer Person, die Sie als genehmigende Person angegeben haben. Wenn Ihr Manager zum Beispiel abwesend ist, ersetzen Sie seine Adresse durch die Adresse der Vertretung, damit die Genehmigungs-E-Mail die richtige Person erreicht. Siehe Einrichtung der E-Mail-Adresse des Managers für Workations.
Klicken Sie nach den Änderungen auf Absenden.
Wenn Sie nur die E-Mail-Adresse einer genehmigenden Person geändert haben (die E-Mail-Adresse des Managers oder einer Person, die Sie als genehmigende Person angegeben haben) und der Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens im Workflow Builder eingerichtet ist: Ihre Reise behält ihre Anfrage-ID und die bereits erteilten Genehmigungen. Ist dieser Genehmigungsschritt gerade an der Reihe, erhält die neue Person die Genehmigungs-E-Mail sofort, und der Link in der ursprünglichen E-Mail funktioniert nicht mehr. Eine genehmigende Person können Sie nur ändern, solange ihr Schritt noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde.
In allen anderen Fällen wird die aktuelle Reise gelöscht und eine neue Reise mit einer neuen Anfrage-ID erstellt. Der Genehmigungsprozess startet neu, aber es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Anfrage stornieren:
Öffnen Sie die Reise unter Meine Anfragen und klicken Sie im Detailfenster der Anfrage oben rechts auf Aktionen.
Wählen Sie Anfrage stornieren.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Die Reise wird storniert, und es werden keine Kosten für ausstehende Reisen berechnet.
Reise duplizieren (unabhängig vom Status)
Für Mitarbeitende, die häufig dieselbe Workation unternehmen, ermöglicht WorkFlex eine vereinfachte Abwicklung durch Duplizieren von Reisen. So funktioniert’s:
Klicken Sie auf die Reiseanfrage, die Sie duplizieren möchten.
Klicken Sie im Menü „Aktionen“ auf „Duplizieren“.
Sie werden zur Seite zur Reiseeinreichung weitergeleitet.
Geben Sie Ihre neuen Reisedaten ein und folgen Sie dem Prozess, um die Anfrage einzureichen.
Alle Informationen der vorherigen Reise werden vorausgefüllt, Sie können jedoch Änderungen vor dem Absenden vornehmen.
Die neue Anfrage erstellt eine neue Reise, während die alte Reise unverändert bleibt. Wenn beide Reisen genehmigt werden, werden auch beide berechnet.
Für vollständig genehmigte Reisen
Sobald Ihre Reise vollständig genehmigt ist, sind Änderungen nur noch eingeschränkt möglich.
Umplanen oder Bearbeiten: Sie können die Anfrage nicht mehr umplanen oder bearbeiten. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren HR-Admin, um weitere Unterstützung zu erhalten.
Anfrage stornieren:
Wenn die Reise noch in der Zukunft liegt, haben Sie die Möglichkeit, die Anfrage zu stornieren.
Bitte beachten Sie, dass auch bei einer Stornierung Kosten für vollständig genehmigte Reisen anfallen.
Reise liegt in der Vergangenheit oder hat bereits begonnen: Sie können die Anfrage nicht mehr stornieren oder Änderungen vornehmen. In diesen Fällen wenden Sie sich bitte an Ihren HR-Admin, um Unterstützung zu erhalten.