Beim Einreichen einer Workation-Anfrage folgt in der Regel ein Genehmigungszyklus, der vom direkten Vorgesetzten zum HR-Admin geht. Hier erfahren Sie, wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Workation-Anfrage die richtige Person erreicht und reibungslos bearbeitet wird.
Einrichtung der E-Mail-Adresse des Managers
Die E-Mail-Adresse Ihres direkten Vorgesetzten sollte bereits in Ihren Profileinstellungen gespeichert sein. Falls Sie sich unsicher sind, wo Sie diese Information finden oder bearbeiten können, klicken Sie hier für weitere Details.
Überprüfung und Bearbeitung der E-Mail-Adresse des Managers in Ihrer Anfrage
Wenn Sie eine Workation-Anfrage einreichen, wird die im Profil gespeicherte E-Mail-Adresse des Managers automatisch angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, diese bei Bedarf zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass Ihre Anfrage rechtzeitig die richtige Person für die Genehmigung erreicht.
Temporäre oder permanente Änderungen an der E-Mail-Adresse des Managers
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Managers bearbeiten, werden Sie gefragt, ob die Änderung:
Nur für diese Reise gilt: Zum Beispiel, wenn Ihr direkter Vorgesetzter im Urlaub ist und die Genehmigung an eine andere Person delegiert wurde.
Im Profil aktualisiert wird: Verwenden Sie diese Option, wenn Ihr Manager dauerhaft gewechselt wurde.
Die E-Mail-Adresse des Managers wird auch auf der Reisezusammenfassungsseite sowie in der Reiseeinreichungsdatei angezeigt.
Reisezusammenfassung:
Reiseeinreichungsdatei:
Was kann ich tun, wenn mein Manager im Urlaub ist und ich bereits eine Anfrage eingereicht habe?
Option 1: Bearbeiten Sie Ihre ausstehende Anfrage und ändern Sie die E-Mail-Adresse des Managers. Solange Ihr Manager die Anfrage noch nicht genehmigt oder abgelehnt hat, öffnen Sie sie, klicken Sie im Pop-up mit den Anfragedetails rechts auf Aktionen und wählen Sie Anfrage bearbeiten. Ersetzen Sie die E-Mail-Adresse des Managers durch die Adresse der Vertretung und reichen Sie die Anfrage erneut ein. Wenn Sie gefragt werden, ob die Änderung nur für diese Reise gilt oder auch Ihr Profil aktualisieren soll, wählen Sie Nur für diese Reise. Ihr HR-Admin kann diese Änderung auch für Sie vornehmen.
Was danach passiert, hängt davon ab, wie der Genehmigungsprozess in Ihrem Unternehmen eingerichtet ist:
Genehmigungsprozess im Workflow Builder eingerichtet: Ihre Reise behält ihre Anfrage-ID und die bereits erteilten Genehmigungen. Ist die Manager-Genehmigung gerade an der Reihe, erhält Ihre Vertretung die Genehmigungs-E-Mail sofort, und der Link in der ursprünglichen E-Mail funktioniert nicht mehr.
Andere Genehmigungsprozesse: Die aktuelle Reise wird gelöscht und eine neue Reise mit einer neuen Anfrage-ID erstellt, der Genehmigungsprozess startet neu und die Genehmigungs-E-Mail geht an die neue Adresse. Für ausstehende Reisen entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Wenn Sie nicht sicher sind, was für Ihr Unternehmen gilt, fragen Sie Ihren HR-Admin. Hinweis: Anfrage bearbeiten ist in der mobilen App nicht verfügbar. Weitere Details finden Sie unter Verwaltung von Workation Anfragen.
Option 2: Sie warten, bis Ihr Manager aus dem Urlaub zurückkehrt, und bitten ihn um die Genehmigung. Wenn die Genehmigungs-E-Mail verloren gegangen ist, können Sie sich an unser Support-Team wenden, um eine neue Genehmigungs-E-Mail auszulösen.
Option 3: Falls Sie nicht auf die Rückkehr Ihres Managers warten können, kann Ihr HR-Admin die Reise im Namen Ihres Managers genehmigen. Bitte wenden Sie sich an Ihren HR-Admin, um die Genehmigung zu veranlassen.
Option 4: Sie können Ihre bestehende Anfrage stornieren, eine neue Reise einreichen und die E-Mail-Adresse des Managers während des Einreichungsprozesses wie oben beschrieben aktualisieren. Dabei wird immer eine neue Reise mit einer neuen Anfrage-ID erstellt, und der Genehmigungsprozess startet neu.