Im Workflow-Ersteller gestalten Sie als HR, wie ein Workation-Antrag genehmigt wird und welche individuellen E-Mails dabei versendet werden. Er hat zwei Tabs: Genehmigungsablauf, in dem Sie festlegen, wer eine Reise genehmigt, und die Änderung bei WorkFlex anfordern, und Automatisierungen, in dem Sie Regeln festlegen, wann eine individuelle E-Mail versendet wird.
So finden Sie den Workflow-Ersteller
1. Öffnen Sie im linken Menü Admin-Verwaltung.
2. Klicken Sie auf Einstellungen.
3. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Ablaufplaner. Die Seite selbst heißt Workflow-Ersteller.
4. Wählen Sie Workation-Ablauf und klicken Sie auf Workation konfigurieren.
Damit öffnet sich der Workation-Workflow mit den Tabs Genehmigungsablauf und Automatisierungen oben auf der Seite. Das Kennzeichen neben dem Titel zeigt den Status Ihres Ablaufs: Live oder Live · Nicht gespeicherte Änderungen, solange Sie Änderungen noch nicht angefordert haben.
Teil 1: Der Tab Genehmigungsablauf
Dieser Tab zeigt den aktuellen Workation-Genehmigungsablauf Ihres Unternehmens auf einer Arbeitsfläche und ermöglicht es Ihnen, Änderungen anzufordern. Im Namen von Mitarbeitenden gebuchte Reisen folgen einem separaten Genehmigungsablauf, wie der Hinweis unter dem Titel zeigt.
So funktioniert der Genehmigungsablauf
Jeder Trip beginnt bei Reiseantrag eingereicht.
Von dort aus werden Zweige von oben nach unten geprüft. Der erste Zweig, dessen Bedingungen zutreffen, wird ausgeführt. Ein Trip durchläuft immer nur einen Zweig.
Der Standardablauf fängt alle Trips auf, auf die kein Zweig darüber zutrifft. Sobald Sie Zweige hinzugefügt haben, heißt er Alles andere. Er ist immer vorhanden und kann weder gelöscht noch verschoben werden.
Innerhalb eines Ablaufs laufen die Schritte von links nach rechts. Ein Trip geht erst zum nächsten Schritt über, wenn der aktuelle abgeschlossen ist.
Der Schritt Risikobewertung teilt einen Ablauf in drei Bahnen: niedriges, mittleres und hohes Risiko. Jede Bahn hat eigene Schritte. So legen Sie fest, wer je nach Risikostufe der Reise zustimmen muss.
Jeder Ablauf endet bei Trip abgeschlossen: Der Trip ist vollständig bearbeitet und die Compliance-Dokumente werden erstellt.
Mit den Schaltflächen unten links auf der Arbeitsfläche zoomen Sie hinein und heraus. Mit dem Symbol zum Einpassen sehen Sie den gesamten Ablauf. Das ?-Symbol oben rechts öffnet eine kurze Zusammenfassung.
Schritt 1: Mit einer Vorlage beginnen (optional)
Klicken Sie neben dem Titel auf Mit einer Vorlage beginnen, um die Arbeitsfläche mit einem fertigen Ablauf zu füllen. Jede Vorlage lässt sich anschließend anpassen.
Ihr Flow: der Ablauf, der aktuell live ist.
Leere Vorlage: Beginnen Sie mit der Trip-Anfrage und erstellen Sie den Ablauf selbst.
Standard: Risikobewertung mit Genehmigung durch Manager und HR. Zuerst genehmigt die Managerin bzw. der Manager, danach läuft die Risikobewertung, und HR genehmigt in jeder der drei Risikobahnen.
Risiko-zuerst: Zuerst erfolgt die Risikobewertung. Niedriges Risiko kann automatisch genehmigt werden. Reisen mit mittlerem und hohem Risiko durchlaufen die Genehmigung durch Manager und HR sowie einen Dokumentenschritt.
Automatische Genehmigung: Nach der Manager-Genehmigung wird Reisen mit niedrigem Risiko automatisch genehmigt und Reisen mit hohem Risiko automatisch abgelehnt. Reisen mit mittlerem Risiko gehen zur HR-Genehmigung.
Wenn Sie eine Vorlage wählen, ersetzt sie den Ablauf auf Ihrer Arbeitsfläche. Haben Sie bereits ungespeicherte Änderungen, bittet WorkFlex Sie zuvor um Bestätigung: Ihre aktuellen Änderungen werden ersetzt, Ihr Live-Ablauf bleibt jedoch aktiv, bis Sie die Änderung anfordern.
Schritt 2: Den Standardablauf prüfen
Klicken Sie auf den Trigger des Standardablaufs, um das zugehörige Fenster zu öffnen. Der Trigger lautet Alle Trips diesen Flow durchlaufen und ist gesperrt. Alles, was Sie in diesem Ablauf aufbauen, gilt für jeden Trip, den kein Zweig darüber erfasst hat. Wenn Sie einen einzigen Ablauf für alle Trips möchten, bauen Sie ihn hier auf.
Schritt 3: Einen Genehmigungszweig hinzufügen (optional)
Nutzen Sie einen Zweig, wenn bestimmte Reisen andere Genehmigungsschritte benötigen, zum Beispiel Reisen in bestimmte Länder oder Reisen, die länger als eine bestimmte Anzahl von Tagen dauern.
1. Klicken Sie links in den Genehmigung-Blocks auf Neuer Genehmigungszweig oder auf das +-Symbol auf der Linie unter Reiseantrag eingereicht. Ein neuer Zweig mit einem Trigger erscheint und das Fenster des Zweigs öffnet sich rechts.
2. Geben Sie dem Zweig einen Namen. Das Feld ist in der deutschen Oberfläche mit Name der Niederlassung beschriftet.
3. Klicken Sie unter den Bedingungen auf + Bedingung und wählen Sie, worauf der Zweig zutreffen soll: Zielort, Trip-Dauer, Nationalität, Gehaltsabrechnungsland, Probezeit, Zielregion, Kontingent überschritten oder Unternehmen.
Probezeit: trifft zu, wenn die Reise vor dem Ende der Probezeit der mitarbeitenden Person beginnt. Die Dauer legen Sie in Tagen, Wochen oder Monaten fest (Standard: 6 Monate). Fehlt das Eintrittsdatum, gilt die zusätzliche Genehmigung, und der Grund wird angezeigt.
Zielregion: zum Beispiel „nicht in der EU“. Sie können einzelne Länder hinzufügen oder ausschließen, zum Beispiel um die Schweiz als innerhalb zu zählen.
Kontingent überschritten: trifft zu, wenn die Reise das Workation-Kontingent der mitarbeitenden Person überschreitet. Diese Bedingung wird nur angeboten, wenn ein Kontingent eingerichtet ist.
4. Legen Sie Operator und Werte fest, zum Beispiel Zielort · ist eines von · Albanien. Bei der Trip-Dauer geben Sie eine Anzahl von Tagen an, zum Beispiel mehr als 3 Tage.
5. Fügen Sie weitere Bedingungen mit + Bedingung hinzu. Über UND bzw. ODER neben den Bedingungen legen Sie fest, ob alle oder nur eine davon zutreffen müssen. Mit + Gruppe verschachteln Sie Bedingungen, und mit + ODER WENN fügen Sie demselben Zweig eine alternative Bedingungsgruppe hinzu.
6. Prüfen Sie die Zusammenfassung unten im Fenster. Sie listet alle Bedingungen auf, auf die der Zweig zutrifft, zum Beispiel Trifft auf Trips zu, bei denen EINE der folgenden Bedingungen erfüllt ist.
Ein Zweig ohne Bedingungen zeigt Nicht eingerichtet, und in der oberen Leiste sehen Sie, wie viele Punkte noch einzurichten sind. Mit Duplizieren unten im Fenster kopieren Sie einen Zweig, mit Zweig löschen entfernen Sie ihn. Beides steht auch als Symbol zur Verfügung, wenn Sie mit der Maus über den Zweig fahren.
Schritt 4: Schritte zu einem Ablauf hinzufügen
Jeder Zweig und der Standardablauf kann eigene Schritte haben. Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Schritt hinzuzufügen:
Wählen Sie den Zweig oder die Bahn auf der Arbeitsfläche aus und klicken Sie links in den Genehmigung-Blocks auf einen Block. Er wird dem ausgewählten Ablauf hinzugefügt.
Klicken Sie auf das +-Symbol auf der Verbindungslinie, an der der Schritt stehen soll. Es öffnet sich das durchsuchbare Menü Hier einen Schritt einfügen mit allen Schritttypen.
Fahren Sie mit der Maus über einen Schritt, um ihn zu verschieben (Ziehgriff), zu duplizieren oder zu löschen. Mit dem Pfeil oben in den Genehmigung-Blocks klappen Sie die Liste ein und gewinnen mehr Platz. Ein Schritt, der noch Angaben benötigt, ist rot markiert, und die obere Leiste zählt, was noch einzurichten ist.
Die verfügbaren Schritte
Risikobewertung (Routing): teilt den Ablauf in die Bahnen für niedriges, mittleres und hohes Risiko. Sie kann einmal pro Ablauf verwendet werden und ist ausgegraut mit dem Hinweis In Verwendung, sobald sie auf der Arbeitsfläche liegt.
Genehmigung des Managers: Der direkte Vorgesetzte der Mitarbeitenden genehmigt. Hier gibt es nichts zu konfigurieren.
HR-Genehmigung: Das HR-Team genehmigt.
Automatisch genehmigen und Automatisch ablehnen: Der Antrag wird ohne manuelle Prüfung automatisch genehmigt bzw. abgelehnt. Nutzen Sie diese Schritte am Ende einer Bahn, deren Bedingungen die Entscheidung bereits eindeutig machen.
Andere Genehmigung: eine individuelle genehmigende Person, zum Beispiel Finance, Legal oder ein Project Owner. Öffnen Sie den Schritt und wählen Sie unter Wer genehmigt diesen Schritt?:
Bestimmte Personen: Dieselben Personen genehmigen jede Reise, die diesen Schritt erreicht. Füllen Sie die Rolle aus (ein Name für diesen Genehmigungsschritt, zum Beispiel Finanzabteilung, Rechtsabteilung oder direkte Führungskraft) und geben Sie die Genehmiger-E-Mail ein. Drücken Sie nach jeder Adresse die Eingabetaste oder klicken Sie auf Hinzufügen. Alle, die Sie hinzufügen, erhalten die Anfrage. Wer zuerst genehmigt oder ablehnt, entscheidet.
Wenn Mitarbeitende die genehmigende Person für jede Reise selbst angeben sollen, wählen Sie Eine Person, die die Mitarbeitenden angeben. Das eignet sich, wenn die genehmigende Person von Reise zu Reise wechselt, zum Beispiel ein Project Owner. Mitarbeitende geben die E-Mail-Adresse dieser Person im Anfrageformular ein, aber nur, wenn der Ablauf für ihre Reise diesen Schritt enthält. Die eigene E-Mail-Adresse können sie nicht eingeben. Bei der E-Mail-Adresse des Managers oder eines HR-Admins erscheint ein Warnhinweis, sie kann aber trotzdem verwendet werden. Die Genehmigungs-E-Mail geht an diese Adresse, und auf der Genehmigungsseite wird die Rolle angezeigt, in der die Person genehmigt. WorkFlex aktiviert diese Option, sobald Sie die Änderung angefordert haben (siehe Schritt 5).
E-Mail senden: sendet eine individuelle E-Mail, sobald der Ablauf diesen Schritt erreicht. Unter Sendebedingungen können Sie optional Bedingungen mit + Bedingung oder + Gruppe hinzufügen. Ohne Bedingungen wird die E-Mail immer gesendet. Wählen Sie die E-Mail unter E-Mail-Vorlage aus. Das ist ein Pflichtfeld. Die E-Mails selbst erstellen Sie unter Einstellungen → E-Mails anpassen.
Schritt 5: Ihre Änderungen anfordern
Änderungen am Genehmigungsablauf bleiben ein Entwurf und verändern Ihren Live-Ablauf nicht.
Änderungen verwerfen: Klicken Sie auf Änderungen verwerfen, um alles rückgängig zu machen, was Sie noch nicht angefordert haben. Eine Rückfrage bittet Sie um Bestätigung, denn dadurch wird alles auf die zuletzt gespeicherte Version zurückgesetzt und dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Änderungen anfordern: Klicken Sie auf Änderungen anfordern, wenn Ihr Ablauf fertig ist. Ihre Anfrage geht an das WorkFlex-Team, das den Ablauf gemeinsam mit Ihnen einrichtet. Ihr Customer Success Manager meldet sich bei Ihnen, falls weitere Angaben nötig sind.
Teil 2: Der Tab Automatisierungen
In diesem Tab verknüpfen Sie Ihre individuellen E-Mails und Reiseaktionen mit Auslösebedingungen. Statt sich auf feste Plattformlogik zu verlassen, legen Sie genau fest, wann für einen Workation-Antrag eine individuelle E-Mail versendet wird. Anders als beim Genehmigungsablauf gelten Änderungen hier, sobald Sie auf Änderungen speichern klicken. Es gibt keinen Anfrage- oder Prüfschritt.
Links zeigt die Liste Regeln alle Ihre Regeln mit einem Suchfeld und den Filtern Benutzerdefinierte E-Mails und Reiseaktionen. Mit Neue Regel legen Sie eine neue Regel an.
Eine E-Mail-Regel einrichten
Die E-Mail selbst mit Betreff, Inhalt und Empfängern erstellen Sie separat unter Einstellungen → E-Mails anpassen. Erstellen Sie die E-Mail zuerst. Solange keine existiert, bleibt die Auswahl in einer Regel leer.
1. Klicken Sie auf Neue Regel und wählen Sie Eine E-Mail senden. Die Regel öffnet sich rechts. Das Menü bietet außerdem Reiseaktionen anzeigen.
2. Klicken Sie unter WENN eine Workation-Anfrage zutrifft auf + Bedingung und wählen Sie ein Merkmal: Reiseziel, Reisedauer, Nationalität, Gehaltsabrechnungsland, Gesellschaft oder Inlandsreise. Ohne Bedingung wird die E-Mail für jeden Workation-Antrag gesendet.
3. Legen Sie Operator und Werte fest, zum Beispiel Inlandsreise · ist. Weitere Bedingungen fügen Sie mit + Bedingung hinzu, verschachteln können Sie sie mit + Gruppe.
4. Wählen Sie unter DANN diese E-Mails senden die E-Mail aus, die für zutreffende Anfragen (Zutreffend) gesendet werden soll.
5. Optional klicken Sie unter Andernfalls auf + E-Mail hinzufügen, um für nicht zutreffende Anfragen eine andere E-Mail zu senden. Lassen Sie das Feld leer, wird in diesem Fall nichts gesendet. Mit dem x entfernen Sie sie wieder.
6. Mit Vorschau sehen Sie, wie die E-Mail aussehen wird.
7. Schalten Sie die Regel mit dem Schalter oben in der Regel ein und klicken Sie auf Änderungen speichern. Neue Regeln stehen zunächst auf Aus.
Jede Regel wird einzeln geprüft. Ein Workation-Antrag kann also mehreren Regeln entsprechen und mehrere E-Mails auslösen.
Eine Regel bearbeiten, pausieren oder löschen
Öffnen Sie die Regel und nutzen Sie den Schalter oben in der Regel, um sie zu pausieren, ohne sie zu löschen, das Kopiersymbol, um sie zu duplizieren, oder Löschen, um sie zu entfernen. Änderungen werden erst wirksam, wenn Sie auf Änderungen speichern klicken. Mit Änderungen verwerfen setzen Sie alles zurück, was Sie noch nicht gespeichert haben.
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