Diese Anleitung führt Sie durch die Einrichtung Ihrer Workation-Richtlinie in WorkFlex. Sie können Folgendes festlegen:
Work-from-anywhere-Arbeitstage: Definieren Sie die Anzahl der Arbeitstage (keine Kalendertage), die Mitarbeitenden erlaubt sind. Das Guthaben an Work-from-anywhere-Tagen ist bei jeder Reiseanfrage und im Profil der Mitarbeitenden sichtbar.
Frist für Reiseanträge: Legen Sie die erforderliche Anzahl an Kalendertagen vor Reisebeginn fest, die für die Einreichung eines Antrags benötigt wird, um genügend Zeit für die Genehmigung und Vorbereitung zu lassen.
Liste der erlaubten Länder: Bestimmen Sie, welche Länder Mitarbeitende für Reiseanfragen auswählen können.
Inland-Workations aktivieren/deaktivieren: Legen Sie fest, ob Sie die Reisen der Mitarbeitenden innerhalb ihres Landes der Lohnabrechnung über WorkFlex erfassen möchten.
Einrichten der Workation-Richtlinie
Zu den Einstellungen der Workation-Richtlinie navigieren
Gehen Sie zu Einstellungen > Workation-Richtlinie, um die entsprechenden Einstellungen aufzurufen.
Workation-Guthaben und Einreichungsfrist festlegen
Alle Einstellungen befinden sich auf einer Seite: Ändern Sie die Werte direkt in den Feldern.
Geben Sie unter Guthaben für Vollzeitbeschäftigte in Tagen die Anzahl der erlaubten Arbeitstage für das Arbeiten aus dem Ausland ein und unter Weitere Richtlinien > Workation-Ankündigungsfrist in Tagen (rechts) die Anzahl der Kalendertage für die Einreichungsfrist.
Hinweis: Das Feld Workation-Ankündigungsfrist in Tagen bezieht sich auf Kalendertage, das Feld Guthaben für Vollzeitbeschäftigte in Tagen dagegen ausschließlich auf Arbeitstage. Die Ankündigungsfrist kann nicht auf 0 Tage gesetzt werden.
Zeitraum für das Guthaben wählen
In der Workation-Richtlinie können Sie außerdem festlegen, wie das Workation-Guthaben berechnet wird:
Kalenderjahr (Standard): Das Guthaben wird am 1. Januar zurückgesetzt.
Rollierende 12 Monate: Jede Anfrage wird mit den Tagen abgeglichen, die in den 12 Monaten bis zum letzten Tag der Reise genutzt wurden. Ausstehende Reisen zählen genauso wie genehmigte.
Bei einem rollierenden Zeitraum darf kein 12-Monats-Zeitraum das Guthaben überschreiten. Das gilt auch, wenn eine Reise vor einer späteren Reise gebucht wird: Würde eine neue Reise eine spätere Reise über das Limit bringen, sehen Mitarbeitende, mit welcher Reise sie kollidiert. Mitarbeitende und HR sehen dieselben Zahlen, und beim Guthaben steht, welcher Zeitraum gilt. Wenn Sie diese Einstellung nicht ändern, bleibt Ihr Unternehmen beim Kalenderjahr.
Klicken Sie oben im Formular auf Richtlinie speichern, um die Änderungen zu übernehmen.
Zusätzliche Einstellungen: Limits und Reisehäufigkeit durchsetzen
Einreichung von Reisen verhindern, die die Einreichungsfrist unterschreiten
Aktivieren Sie unter Weitere Richtlinien > Workation-Ankündigungsfrist in Tagen die Option Trip-Anfragen, die das Limit überschreiten, nicht zulassen.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeitende keine Reiseanfrage einreichen, wenn die erforderliche Vorlaufzeit nicht eingehalten wird. Ist die Option deaktiviert, dient die Vorlaufzeit lediglich als Empfehlung bzw. Warnhinweis.
Einreichung von Reisen verhindern, die das Workation-Guthaben überschreiten
Dieselbe Option steht auch unter Guthaben für Vollzeitbeschäftigte in Tagen zur Verfügung.
Wenn diese Option aktiviert ist, können Mitarbeitende keine neuen Reiseanfragen mehr einreichen, sobald ihr verfügbares Workation-Guthaben vollständig ausgeschöpft ist.
Anzahl der Workation-Reisen pro Jahr
Unter Weitere Richtlinien > Anzahl der Workation-Reisen pro Jahr können HR-Administratoren die maximale Anzahl an Workation-Reisen festlegen, die eine mitarbeitende Person pro Kalenderjahr einreichen darf.
Funktionsweise der Begrenzung:
Berechnung: Das Limit basiert auf der Gesamtzahl der ausstehenden und genehmigten Reisen.
Automatische Anpassungen: Stornierte oder abgelehnte Anfragen werden nicht auf das Limit angerechnet, wodurch sofort ein Platz für neue Anfragen frei wird.
Einreichungssperre: Sobald die maximale Schwelle erreicht ist, werden Mitarbeitende automatisch daran gehindert, weitere Reiseanfragen einzureichen.
Beispiel: Wenn das jährliche Limit auf 4 Reisen festgelegt ist und eine mitarbeitende Person 2 ausstehende und 2 genehmigte Anfragen hat, ist das Limit erreicht und es können keine weiteren Reisen angefragt werden. Wird jedoch eine dieser Reisen abgelehnt, wird ein Platz frei und die Person kann eine weitere Reise anfragen.
Ausnahmen:
HR-Flexibilität: HR-Administratoren unterliegen diesen Einschränkungen nicht. Sollte ein Ausnahmefall auftreten, kann HR weiterhin Reisen im Namen von Mitarbeitenden anfragen, auch wenn diese ihr jährliches Limit erreicht haben.
Unbegrenzte Option: Das Festlegen des Limits auf 0 ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl an Workation-Reisen für Mitarbeitende.
Maximale Anzahl an Arbeitstagen pro Reise
Unter Weitere Richtlinien legt Maximale Anzahl an Arbeitstagen pro Reise die maximale Dauer einer einzelnen Workation-Reise in Arbeitstagen fest. Auch hier können Sie Trip-Anfragen, die das Limit überschreiten, nicht zulassen aktivieren. Wenn Sie das Kästchen nicht aktivieren, sehen Mitarbeitende nur eine Warnung und können die Anfrage trotzdem einreichen.
Workation-Guthaben für Teilzeitbeschäftigte anpassen
Wenn Teilzeitbeschäftigte ein anderes Workation-Guthaben als Vollzeitbeschäftigte erhalten sollen, können Sie dies in Ihren Einstellungen wie folgt anpassen:
Gehen Sie auf der Seite Workation-Richtlinie zum Bereich Teilzeitguthaben.
Aktivieren Sie den Schalter neben Legen Sie das Workation-Guthaben für Teilzeitbeschäftigte fest.
Sobald aktiviert, sehen Sie eine Liste der Teilzeitpläne:
4 Tage pro Woche
3 Tage pro Woche
2 Tage pro Woche
1 Tag pro Woche
Standardmäßig berechnet WorkFlex das Workation-Guthaben für Teilzeitbeschäftigte automatisch auf Basis des Vollzeitguthabens und der Anzahl der Arbeitstage pro Woche.
Beispiel:
Vollzeit (5 Tage/Woche) → 20 Workation-Tage pro Jahr
Teilzeit (4 Tage/Woche) → (4/5) × 20 = 16 Workation-Tage pro Jahr
Das Workation-Guthaben für Teilzeitbeschäftigte wird automatisch aus dem oben festgelegten Vollzeitguthaben berechnet. Sie können jedoch jedes Guthaben bei Bedarf manuell anpassen.
Geben Sie dazu die Anzahl der Workation-Tage in das Feld des jeweiligen Teilzeitplans ein (zum Beispiel Guthaben für 4 Arbeitstage/Woche).
Klicken Sie oben auf der Seite auf Richtlinie speichern, um Ihre Änderungen zu sichern.
Sobald die Teilzeiteinstellung aktiviert ist, erscheint im Profil jeder mitarbeitenden Person ein neues Feld, in dem der Arbeitsplan ausgewählt werden kann. Basierend auf dieser Auswahl wird die Anzahl der Workation-Tage pro Jahr automatisch zugewiesen.
Liste der erlaubten Länder einrichten
Unter Liste der erlaubten Länder haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten:
Weltweit
Nur EU-Länder
EU-Länder + Herkunftsland
Klicken Sie auf Auswählen, um Ihre Wahl anzuwenden.
Anpassen der Liste der erlaubten Länder
Nachdem Sie eine der Länderoptionen ausgewählt haben, klicken Sie auf Erlaubte Länder anpassen, um die Liste weiter anzupassen.
Einige Länder sind standardmäßig aufgrund von Risikofaktoren, Sanktionen oder Sicherheitsbedenken ausgeschlossen. Diese Länder sind rot markiert und werden regelmäßig aktualisiert.
Um die Länder der Liste der nicht empfohlenen Länder einzubeziehen, aktivieren Sie unter den beiden Listen den Schalter Nicht empfohlene Länder trotzdem einschließen.
Sie können Länder auch per Drag & Drop zwischen Erlaubte Länder und Ausgeschlossene Länder verschieben.
Klicken Sie auf Speichern, sobald Sie die Liste nach Ihren Anforderungen angepasst haben.
Unterschiedliche Richtlinien für bestimmte Einheiten
Wenn für einige Einheiten andere Regeln gelten sollen, scrollen Sie ans Ende der Seite und klicken Sie auf Neue Richtlinie erstellen (Benötigen Sie andere Regeln für bestimmte Einheiten?). Sie können eine weitere Richtlinie erstellen und sie ausgewählten Einheiten zuweisen.
Inland-Workations aktivieren/deaktivieren:
Scrollen Sie nach unten und aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter Land der Lohnabrechnung.
Wenn deaktiviert: Wenn diese Funktion deaktiviert ist, sehen Mitarbeitende ihr Land der Lohnabrechnung nicht als verfügbares Ziel, wenn sie einen Reiseort auswählen.
Wenn aktiviert: Wenn die Funktion aktiviert ist, können Mitarbeitende ihr Land der Lohnabrechnung als Ziel für Workation-Anfragen auswählen. Das System zeigt einen Hinweis an, dass die Auswahl des Landes der Lohnabrechnung als Inland-Workation zählt.
