Dieser Leitfaden erklärt, wie HR-Admins andere Admins auf der WorkFlex-Plattform verwalten: einen neuen HR-Admin einladen, die Rolle eines Admins ändern, Admins deaktivieren oder reaktivieren, pro WorkFlex-Lösung festlegen, welche E-Mail-Benachrichtigungen ein Admin erhält, und prüfen, auf welche Entitäten (Gruppen) ein Admin Zugriff hat.
All das erledigen Sie auf der Seite Adminuser bearbeiten.
Hinweis: Global HR-Admins, die Zuweisung von Gruppen (Entitäten) an HR-Admins und die Spalte Gruppen sind nur verfügbar, wenn für Ihr Unternehmen Rollenkonzepte (virtuelle Mandanten) aktiviert sind. Ohne Rollenkonzepte hat jeder HR-Admin Zugriff auf alle Mitarbeitenden und Anfragen. Wenden Sie sich zur Aktivierung an Ihren Customer Success Manager.
Adminuser bearbeiten öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie HR-Admins.
Die Seite Adminuser bearbeiten listet alle Admins Ihres Unternehmens mit E-Mail, Benachrichtigungen, Rolle, Gruppen und Status (Aktiv, Ausstehend oder Inaktiv). Sie können nach Namen suchen, nach Status oder Benachrichtigungen filtern und die Liste über Export herunterladen.
1. Einen HR-Admin einladen
Jeder HR-Admin kann Reiseanfragen verwalten und Mitarbeitendendaten einsehen. Sind Rollenkonzepte aktiviert, sieht ein HR-Admin nur die Entitäten, denen er zugewiesen ist; Global HR-Admins sehen alle Entitäten. Vergeben Sie Zugriffe daher mit Bedacht.
Klicken Sie auf der Seite Adminuser bearbeiten auf + HR-Admin hinzufügen.
Geben Sie Vorname, Nachname und E-Mail ein.
Nur mit Rollenkonzepten: Wählen Sie unter HR-Rolle auswählen entweder HR (Zugriff nur auf die zugewiesenen Gruppen) oder Global HR (Zugriff auf alle Gruppen und Mitarbeitenden).
Nur mit Rollenkonzepten: Wählen Sie unter Gruppen zuweisen die Entitäten aus, für die dieser HR-Admin zuständig ist. Nicht-zugewiesene Mitarbeitende umfasst Mitarbeitende, die keiner Entität zugeordnet sind.
Klicken Sie auf Speichern.
Die eingeladene Person erhält eine Registrierungs-E-Mail und muss den Anweisungen folgen, um ihr Konto zu aktivieren. Bis dahin lautet ihr Status Ausstehend.
Wichtig: Falls die E-Mail nicht ankommt, bitten Sie die Person, ihren Spam-Ordner zu prüfen.
2. Die Rolle eines Admins ändern
Klicken Sie auf der Seite Adminuser bearbeiten auf die drei Punkte am Ende der Zeile des Admins.
Wählen Sie Rolle zu Global HR-Admin ändern, um dem Admin Zugriff auf alle Entitäten zu geben (nur mit Rollenkonzepten), oder Rolle zu Mitarbeitende ändern, um die Admin-Rechte zu entziehen. Das Mitarbeitendenprofil der Person bleibt erhalten.
Bestätigen Sie die Änderung.
Hinweis: Ihre eigene Rolle können Sie nicht ändern. In Ihrer eigenen Zeile ist das Drei-Punkte-Menü ausgegraut.
Um eine bestehende Mitarbeiterin oder einen bestehenden Mitarbeiter zum HR-Admin zu machen, gehen Sie zu Mitarbeiterverwaltung, klicken Sie auf die drei Punkte neben der Person und wählen Sie Rolle zu HR-Admin ändern.
3. Einen Admin deaktivieren oder reaktivieren
Beim Deaktivieren wird die Anmeldung gesperrt, das Profil und alle zugehörigen Daten bleiben jedoch erhalten.
Klicken Sie auf der Seite Adminuser bearbeiten auf die drei Punkte am Ende der Zeile des Admins.
Wählen Sie Deaktivieren und bestätigen Sie.
Der Admin wird anschließend als Inaktiv angezeigt. Zum Reaktivieren gehen Sie genauso vor und wählen die Option zum Aktivieren.
Hinweis: Soll eine Person ihre Admin-Rechte verlieren, aber als Mitarbeitende auf der Plattform bleiben, verwenden Sie stattdessen Rolle zu Mitarbeitende ändern (siehe Abschnitt 2).
4. Benachrichtigungen pro Lösung verwalten
Jeder Admin kann E-Mail-Benachrichtigungen pro WorkFlex-Lösung erhalten und bekommt so nur die Updates, die für seine Rolle relevant sind.
Klicken Sie auf der Seite Adminuser bearbeiten in der Zeile des Admins auf das Dropdown unter Benachrichtigungen.
Setzen Sie unter Pro Lösung aktivieren einen Haken bei den Lösungen, zu denen der Admin benachrichtigt werden soll: Workation, Geschäftsreisen, Assignments, Reisekalender, SOS und Plattform.
Entfernen Sie den Haken bei allen Lösungen, zu denen der Admin keine Benachrichtigungen erhalten soll. Die Änderungen gelten sofort.
Die Spalte Benachrichtigungen zeigt die erste aktivierte Lösung und die Anzahl der weiteren, zum Beispiel SOS +2. Wenn keine Lösung aktiviert ist, erhält der Admin keine Benachrichtigungs-E-Mails.
Plattform umfasst E-Mails auf Plattformebene, die keiner bestimmten Lösung zugeordnet sind, zum Beispiel Erinnerungen an ablaufende Dokumente. Entfernen Sie den Haken bei Plattform, um diese E-Mails für einen Admin abzuschalten, ohne seine lösungsspezifischen Benachrichtigungen zu ändern.
Hinweis: SOS-Benachrichtigungen sind nur für Admins mit der Rolle SOS-Administrator verfügbar. Für alle anderen Admins ist die Option ausgegraut.
Um zu sehen, welche Admins Benachrichtigungen zu einer Lösung erhalten, nutzen Sie den Filter Benachrichtigungen oben auf der Seite. Der Filter Status funktioniert genauso für aktive, ausstehende und inaktive Admins.
5. Sehen, auf welche Entitäten ein Admin Zugriff hat (Gruppen, nur mit Rollenkonzepten)
Dieser Abschnitt gilt nur, wenn für Ihr Unternehmen Rollenkonzepte aktiviert sind. Die Spalte Gruppen zeigt die Entitäten, denen ein HR-Admin zugewiesen ist. Die Gruppen basieren auf den Entitäten Ihres Unternehmens. Fahren Sie mit der Maus über +1 (bzw. +2, +3 …), um die vollständige Liste zu sehen.
Global HR-Admins haben vollen Zugriff auf alle Gruppen und Mitarbeitenden. Um zu ändern, für welche Entitäten ein HR-Admin zuständig ist, weisen Sie ihn auf der Seite Entitätenverwaltung zu (Einstellungen > Entitätenverwaltung > Zugewiesene HR > +). Das Info-Symbol neben Gruppen weist Sie ebenfalls darauf hin.
