Die Seite Entitätenverwaltung bietet HR-Admins einen zentralen Self-Service-Bereich: Hier sehen Sie alle Entitäten (Gesellschaften bzw. Unternehmenseinheiten) Ihres Unternehmens, vervollständigen und aktualisieren deren Angaben, weisen HR-Admins zu und sehen, welche Workation-Richtlinie und welche Versicherungs-Hotline jeweils gelten.
Wer hat Zugriff: HR-Admins.
Bevor Sie beginnen
Berechtigungen: Sie benötigen HR-Admin-Zugriff (oder eine vergleichbare Rolle, die die Einstellungen verwalten darf).
Entitäten werden von WorkFlex angelegt: Ihr Customer Success Manager (CSM) legt Entitäten auf der Plattform an. Wenden Sie sich an Ihren CSM, wenn Sie eine neue Entität benötigen oder die Entität selbst geändert werden soll (zum Beispiel ihr Name).
Rollenkonzepte (virtuelle Mandanten): Wenn Ihr Unternehmen Rollenkonzepte nutzt, sehen Sie nur die Entitäten, die Ihnen zugewiesen sind.
Entitätenverwaltung öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen.
Wählen Sie Entitätenverwaltung.
Die Seite listet alle Entitäten mit folgenden Spalten:
Entitätsname und Land
Mitarbeiter: Anzahl der Mitarbeitenden der Entität
Status: Ausstehend (Angaben fehlen noch) oder Abgeschlossen
Autorisierungsstatus: der Stand der Autorisierung der Entität im Sozialversicherungsportal (siehe Autorisierungsstatus für die Sozialversicherung unten)
Zugewiesene HR: die HR-Admins, die für die Entität zuständig sind
Zugewiesene Richtlinie: die Workation-Richtlinie, die für die Entität gilt
Versicherungs-Hotline: die Nummer der SOS-Versicherungs-Hotline, falls hinterlegt
Angaben einer Entität vervollständigen
WorkFlex benötigt einige Angaben zu jeder Entität, um Reisen rechtskonform zu prüfen. Welche Fragen angezeigt werden, hängt vom Land der Entität und von der Einrichtung der Reiseabwicklung ab. Die Reiseabwicklung kann sich je Entität unterscheiden, zum Beispiel PWN und A1 / CoC für eine Entität und nur A1 / CoC für eine andere. Dies ist für Geschäftsreisen und Assignments verfügbar. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, wenn Sie die Einrichtung einer Entität ändern möchten.
Suchen Sie eine Entität mit dem Status Ausstehend und klicken Sie auf die drei Punkte am Ende der Zeile.
Wählen Sie Vervollständigen.
Füllen Sie im Pop-up die Pflichtfelder aus (mit * markiert). Über die Info-Symbole erhalten Sie weitere Hinweise.
Klicken Sie auf Entitätsdetails speichern.
Länderspezifische Hinweise: Für einige Länder erscheint oben im Formular ein Hinweis, welche weiteren Angaben WorkFlex benötigt, mit einem Link zu einer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Bei Entitäten in Deutschland kann WorkFlex A1-/CoC-/PWN-Anträge beispielsweise erst dann in Ihrem Namen bearbeiten, wenn diese Angaben und das Online-Mandat vorliegen.
Sobald alle Pflichtfelder gespeichert sind, wechselt der Status von Ausstehend zu Abgeschlossen, und die Entität ist bereit für die rechtskonforme Reiseabwicklung.
Offene Reisen werden automatisch freigegeben: Hat eine Reise die Aktion POA oder Angaben zur Beschäftigungseinheit hinzufügen, damit WorkFlex die A1 beantragen kann (oder das CoC), schließt WorkFlex sie automatisch ab, sobald die Entitätsdetails vollständig sind. Das gilt für jede offene Reise dieser Entität, auch wenn Sie die Angaben hier in der Entitätenverwaltung vervollständigen. Sie können das Formular auch direkt über die Schaltfläche in der Aktion auf der Reise öffnen.
Eine Reise gilt als offen, wenn sie nicht storniert oder abgelehnt wurde und in der Zukunft endet oder vor weniger als 6 Monaten geendet hat.
Tipp: Gilt dieselbe unternehmensvertretende Person oder dieselbe Schweizer Gehalts-E-Mail für mehrere Entitäten, setzen Sie einen Haken bei Diesen Unternehmensvertretenden auf alle von Ihnen verwalteten Entitäten anwenden bzw. Schweizer Gehalts-E-Mail(s) auf alle Entitäten anwenden.
Angaben einer Entität bearbeiten
Die Angaben bleiben auch nach dem Vervollständigen bearbeitbar. Ändert sich zum Beispiel die unternehmensvertretende Person, passen Sie die Angaben selbst an:
Klicken Sie auf die drei Punkte am Ende der Zeile einer Entität mit dem Status Abgeschlossen.
Wählen Sie Bearbeiten.
Ändern Sie die gewünschten Felder im Pop-up Entitätsdetails … bearbeiten.
Klicken Sie auf Entitätsdetails speichern.
Ihre Änderungen gelten sofort und werden für alle künftigen Reiseprüfungen dieser Entität verwendet.
Autorisierungsstatus für die Sozialversicherung
Die Spalte Autorisierungsstatus zeigt, wie weit die Autorisierung jeder Entität im Sozialversicherungsportal ist. Eine Entität kann einen von vier Status haben:
Nicht erforderlich
Erforderlich
In Bearbeitung
Erteilt
WorkFlex hält diesen Status aktuell. So können Sie ihn hier jederzeit einsehen, statt per E-Mail nach dem Stand zu fragen.
HR-Admins einer Entität zuweisen
HR-Admins, die einer Entität zugewiesen sind, sehen die Mitarbeitenden und Reisen dieser Entität.
Hinweis: Die Zuweisung von HR-Admins zu Entitäten ist nur verfügbar, wenn für Ihr Unternehmen Rollenkonzepte (virtuelle Mandanten) aktiviert sind. Ohne Rollenkonzepte hat jeder HR-Admin Zugriff auf alle Entitäten. Wenden Sie sich zur Aktivierung an Ihren Customer Success Manager.
Klicken Sie in der Spalte Zugewiesene HR auf das + neben der Entität.
Suchen Sie im Pop-up HR zuweisen nach Name oder E-Mail und setzen Sie einen Haken bei den HR-Admins, die für diese Entität zuständig sein sollen. Mit Alle auswählen bzw. Auswahl aufheben ändern Sie alle auf einmal.
Klicken Sie auf Änderungen speichern.
Hinweis: Global HR-Admins haben bereits Zugriff auf alle Entitäten und werden daher im Pop-up nicht aufgeführt. Die Entitäten, denen ein HR-Admin zugewiesen ist, erscheinen auf der Seite HR-Admins in der Spalte Gruppen. Mehr dazu erfahren Sie in HR-Admin-Kontrollen: Verwalten von Profilen und Benachrichtigungen.
Weitere Aktionen
Das Drei-Punkte-Menü jeder Entität bietet außerdem:
SOS-Versicherung verwalten: die SOS-Versicherungsangaben der Entität verwalten.
Workation-Richtlinie ändern: der Entität eine andere Workation-Richtlinie zuweisen. Siehe So erstellen und weisen Sie individuelle Workation-Richtlinien pro Entität zu.
Suchen, filtern und exportieren
Bei vielen Entitäten suchen Sie nach dem Entitätsnamen oder filtern nach Land, Status oder Richtlinie. Über Export laden Sie die Liste der Entitäten herunter.
