Bei WorkFlex verstehen wir, wie wichtig es ist, Zugriffsrechte für HR-Teams individuell anzupassen, insbesondere wenn mehrere Entitäten innerhalb Ihrer Organisation verwaltet werden. Mit dieser Funktion können Sie spezifische Rechte für HR-Admins zuweisen, sodass sie nur auf die Daten zugreifen, die sie benötigen, während sensible Informationen geschützt bleiben.
Rollenmanagement in WorkFlex:
Globale HR-Admin-Rolle
Die Globale HR-Admin-Rolle hat uneingeschränkten Zugriff auf alle Mitarbeiterdaten und Anfragen über alle Entitäten Ihrer Organisation hinweg.
Der erste Globale HR-Admin wird von WorkFlex festgelegt. Ein globaler HR-Admin kann den Zugriff eines anderen HR-Admin so ändern, dass dieser ebenfalls ein globaler HR-Admin wird.
Globale HR-Admins können Mitarbeiterakten und Anfragen für jede Entität einsehen, verwalten und bearbeiten, was eine umfassende Übersicht und Kontrolle über die gesamte Organisation ermöglicht.
HR-Admin-Rolle
HR-Admins werden bestimmten Entitäten zugewiesen und haben nur Zugriff auf die Mitarbeitenden und Anfragen, die ihrer zugewiesenen Entitäten zugeordnet sind.
Dies stellt sicher, dass HR-Admins ausschließlich mit den Teams arbeiten, die sie betreuen, und verhindert den Zugriff auf Daten anderer Entitäten innerhalb der Organisation.
Vorteile entitätsspezifischer Rechte:
Durch die Einschränkung des Zugriffs basierend auf entitätsspezifischen Rollen können Sie die Datensicherheit erhöhen und Ihre HR-Workflows optimieren. Diese Konfiguration hilft Ihnen dabei:
Fokussierung sicherstellen: HR-Admins bearbeiten nur die Mitarbeitenden und Anfragen, die in ihren Verantwortungsbereich fallen.
Datensicherheit stärken: Kontrollieren Sie, wer Zugriff auf sensible Mitarbeiterdaten hat.
Betriebliche Effizienz verbessern: Reduzieren Sie potenzielle Fehler oder Datenmissbrauch zwischen verschiedenen Entitäten.
So aktivieren Sie entitätsspezifische Rechte:
Wenn diese Funktion den Anforderungen Ihrer Organisation entspricht, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager. Dieser kann Ihnen helfen, diese Funktion in Ihrem WorkFlex-Profil zu aktivieren, und Sie bei der Konfiguration des HR-Admin-Zugriffs für verschiedene Entitäten unterstützen.
So funktioniert es
Der Zugriff eines HR-Admins wird über die Gruppen (Entitäten) festgelegt, denen er zugewiesen ist. Nicht-zugewiesene Mitarbeitende ist eine eigene Gruppe für Mitarbeitende, die keiner Entität zugeordnet sind.
HR-Admins einer Entität zuweisen
Gehen Sie zu Einstellungen > Entitätenverwaltung.
Klicken Sie in der Spalte Zugewiesene HR auf das + neben der Entität.
Setzen Sie einen Haken bei den HR-Admins, die die Mitarbeitenden und Reisen dieser Entität sehen sollen, und klicken Sie auf Änderungen speichern.
Gruppen beim Einladen eines neuen HR-Admins zuweisen
Wenn Sie über Einstellungen > HR-Admins > + HR-Admin hinzufügen einen neuen HR-Admin anlegen, wählen Sie die Rolle HR und unter Gruppen zuweisen die gewünschten Entitäten.
Gruppen eines HR-Admins prüfen
Unter Einstellungen > HR-Admins zeigt die Spalte Gruppen die Entitäten jedes HR-Admins. Fahren Sie mit der Maus über +1 (bzw. +2, +3 …), um die vollständige Liste zu sehen. Globale HR-Admins haben Zugriff auf alle Gruppen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in Verwaltung von Unternehmensstandorten (Entitäten) in WorkFlex und HR-Admin-Kontrollen: Verwalten von Profilen und Benachrichtigungen.
Verschiedene Entitäten – Unterschiedliche Lösungen
Als globaler HR-Admin können Sie Lösungen für verschiedene Entitäten in Ihrer Organisation anpassen.
Beispielsweise:
Entität X und Entität Y können Zugriff auf Geschäftsreisen haben.
Workations können nur auf Entität X beschränkt werden.
Diese Anpassung wirkt sich sowohl auf die Mitarbeitenden als auch auf die HR-Admins aus, die diesen Entitäten zugeordnet sind.
Nach dem vorherigen Beispiel, für Entität X:
Mitarbeitende können sowohl Geschäftsreisen als auch Workations einreichen.
HR-Admins, die für Entität X zugewiesen sind, haben Zugriff auf sowohl Geschäftsreisen als auch Workations.
Für Entität Y:
Mitarbeitende können nur Geschäftsreisen einreichen.
HR-Admins, die für Entität Y zugewiesen sind, haben nur Zugriff auf Geschäftsreisen.
Wenn Sie dieses Setup für Ihre Organisation implementieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren dedizierten WorkFlex Customer Success Manager.