Diese Funktion wurde speziell entwickelt, um Assistenzen bei der Verwaltung von WorkFlex-Anfragen für Mitarbeitende zu unterstützen. Im Folgenden erklären wir Ihnen jeden Schritt, von der Zuweisung der Rolle bis zur Verwaltung von Reiseanfragen.
Assistentenrolle zuweisen
Bevor eine Assistenz Reisen verwalten kann, muss ein HR-Admin ihr die Assistentenrolle geben und die Mitarbeitenden zuweisen, die sie verwalten soll.
Gehen Sie zu Mitarbeiterverwaltung und suchen Sie das Profil, das Sie zur Assistenz machen möchten.
Klicken Sie am Ende der Zeile auf die drei Punkte (⋮) und wählen Sie Assistentenfunktion aktivieren. Die Rolle ändert sich von Mitarbeitende zu Assistent.
Klicken Sie anschließend auf die drei Punkte neben der Assistenz und wählen Sie Mitarbeitende zuweisen.
Es öffnet sich das Pop-up Assistentenrechte bearbeiten. Suchen und markieren Sie die Mitarbeitenden, die diese Assistenz verwalten soll, und klicken Sie auf Speichern.
Alle ausgewählten Mitarbeitenden erhalten eine E-Mail mit der Bitte um ihre Zustimmung, von der Assistenz verwaltet zu werden.
Die folgende Animation zeigt, wie Sie die Assistentenfunktion aktivieren und Mitarbeitende zuweisen:
Einverständnis der Mitarbeitenden
Sobald die Assistentenrolle zugewiesen wurde, ist der nächste wichtige Schritt, die Zustimmung der Mitarbeitenden einzuholen. Alle Mitarbeitenden müssen ausdrücklich zustimmen, damit die Assistenz ihr WorkFlex-Konto und ihre Anfragen verwalten kann. Diese Zustimmung stellt sicher, dass Unternehmensrichtlinien und Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Wichtig: Die Zustimmung wird in der WorkFlex-Plattform erteilt, nicht durch einen Klick auf die Bestätigungs-E-Mail. Die E-Mail ist nur eine Benachrichtigung. Die Mitarbeitenden müssen sich in WorkFlex abmelden und erneut anmelden; danach erscheint automatisch ein Pop-up, das um ihre Zustimmung bittet. Sobald sie zugestimmt haben, wechselt der Zustimmungsstatus, den die Assistenz unter Meine Reisenden sieht, von Ausstehend auf Ja. Liegen Zustimmungsanfragen mehrerer Assistenzen vor, erhalten die Mitarbeitenden pro Anmeldung eine Anfrage und müssen sich für jede weitere Anfrage erneut ab- und wieder anmelden.
Nach dem Login sehen Mitarbeitende das folgende Pop-up und können die Anfrage genehmigen oder ablehnen:
