Die Assistenten-Funktion in WorkFlex ermöglicht es bestimmten Personen, Geschäftsreiseanfragen im Auftrag anderer Mitarbeitender zu verwalten. Das vereinfacht den Prozess für HR-Abteilungen, und die Mitarbeitenden können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren. Als Assistent können Sie, nachdem Ihnen diese Rolle von Ihrem HR-Admin zugewiesen wurde, Reisen für Mitarbeitende beantragen und deren Reiseinformationen verwalten.
Übersicht über das linke Menü
Das Menü auf der linken Seite in WorkFlex ist in zwei Hauptabschnitte unterteilt:
Assistenten-Verwaltung: In diesem Abschnitt können Sie die Reiseanfragen der Mitarbeitenden, für die Sie verantwortlich sind, einsehen und verwalten. Sie sehen eine Übersicht ihrer bevorstehenden Reisen, deren Status und mehr. Hier arbeiten Sie mit den Reisenden, die Sie betreuen.
Mein Bereich: Der zweite Abschnitt ist Ihrem eigenen Profil gewidmet. Hier können Sie Ihre eigenen Reiseanfragen einsehen und verwalten sowie auf die Reiserichtlinie des Unternehmens zugreifen.
Mitarbeiter als Assistent hinzufügen
Sobald Ihnen Ihr HR-Administrator die Assistentenrolle zugewiesen hat, können Sie beginnen, Mitarbeiter zu Ihrer Reisenden-Liste hinzuzufügen. Bevor Sie jedoch die Reisen eines Mitarbeiters verwalten können, muss dieser seine Zustimmung geben.
Um einen Mitarbeiter hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
Gehen Sie zu „Meine Reisenden“: Klicken Sie im linken Menü auf „Meine Reisenden“. Hier finden Sie die Möglichkeit, Mitarbeitende hinzuzufügen.
Wählen Sie eine Hinzufügemethode: Sie haben drei Optionen, um einen Mitarbeiter hinzuzufügen:
Vorhandenen Mitarbeiter hinzufügen: Verwenden Sie diese Option, wenn der Mitarbeiter bereits ein aktives Profil auf der Plattform hat. Geben Sie einfach seine E-Mail-Adresse ein, wählen Sie ihn aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf „Speichern“.
Neuen Mitarbeiter einladen: Wenn der Mitarbeiter kein Profil auf WorkFlex hat, können Sie seine Details (z. B. Name, E-Mail, Position) ausfüllen und dann entweder:
Einladung senden: Dies sendet eine E-Mail mit einer Zustimmungsanfrage sowie einer Einladung, sich auf der Plattform anzumelden.
Nur Profil erstellen: Diese Option erstellt nur das Profil des Mitarbeiters, ohne eine Einladung zur Anmeldung auf der Plattform zu senden.
Hinweis: Bei dieser Option wird keine Zustimmung eingeholt. Stellen Sie sicher, dass Sie die Zustimmung außerhalb der Plattform einholen.
Bulk-Einladung: Wenn Sie mehrere Mitarbeiter gleichzeitig hinzufügen müssen, können Sie eine Excel-Vorlage herunterladen, die Details der Mitarbeiter ausfüllen und hochladen, um eine Massen-Einladung zu senden.
Mitarbeiterzustimmung
Sobald der Mitarbeiter hinzugefügt wurde, erhält er eine E-Mail-Benachrichtigung, in der er um seine Zustimmung gebeten wird, damit Sie sein WorkFlex-Konto und die Geschäftsreiseanfragen verwalten können. Es ist entscheidend, dass jeder Mitarbeiter seine Zustimmung gibt, damit Sie seine Reisen verwalten können.
Um die Zustimmung zu erteilen, klicken die Mitarbeiter einfach auf den Link in der E-Mail, überprüfen das Zustimmungsformular und genehmigen es. Sobald die Zustimmung erteilt wurde, können Sie die Reiseanfragen im Namen des Mitarbeiters verwalten.
Zustimmungsstatus
Sobald Sie einem Mitarbeiter eine Zustimmungsanfrage gesendet haben, wird dieser zur Liste der Reisenden hinzugefügt, jedoch bleibt der Status ihrer Zustimmung vorerst ausstehend.
Sobald der Mitarbeiter seine Zustimmung gegeben hat, wird der Zustimmungsstatus auf Ja aktualisiert, und dann können Sie seine Profile und Anfragen verwalten.
Verwalten von Anfragen für Mitarbeiter
Nach Erhalt der Zustimmung haben Sie einen umfassenden Überblick über alle Mitarbeiter, die Sie verwalten. Sie können deren Profile einsehen und bearbeiten und Reisen im Namen des Mitarbeiters anfordern.
Reise beantragen: Um eine Geschäftsreise zu beantragen, klicken Sie auf Reise beantragen und wählen Sie aus, eine Geschäftsreise für eine mitarbeitende Person einzureichen:
Wählen Sie den Mitarbeiter aus, für den Sie eine Reise anfordern möchten (nur Mitarbeiter, die ihre Zustimmung gegeben haben, erscheinen in der Liste).
Sie müssen Details wie Reiseziel, Reisedaten und Reisezweck ausfüllen. Sie können auch relevante Dokumente oder Notizen zur Reise hochladen.
Sobald die Anfrage abgeschickt wurde, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, und Sie können den Status der Anfrage im Abschnitt „Meine Anfragen“ verfolgen.
Anfragen-Übersicht: Die Assistenten-Funktion ermöglicht es Ihnen, jede Reise im Detail zu überprüfen, die Risikoanalyse einzusehen, die Reisedetails zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle notwendigen Dokumente vorhanden sind. Sie können einfach auf jede Anfrage in den Mitarbeiteranfragen klicken, um die Detailseite der Anfrage zu öffnen.
Reisen in der Vergangenheit: Sie können eine Reise auch dann einreichen oder ihre Daten ändern, wenn das Startdatum bereits vorbei ist, zum Beispiel wenn eine Reise nachträglich erfasst wird.
Hinweis: Sie können die Profile der Mitarbeiter und Reiseanfragen nur nach erteilter Zustimmung verwalten, um die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Ein Mitarbeiter kann von mehr als einem Assistenten verwaltet werden.
Indem Sie die Assistenten-Funktion nutzen, ermöglicht WorkFlex es Ihnen, den Geschäftsreiseprozess zu optimieren und es Ihnen zu erleichtern, Ihre Mitarbeiter zu unterstützen und Reiseanfragen effizient zu verwalten.
Schritt für Schritt
