Der Kurzzeit-Visa-Assistent wurde entwickelt, um den Visumantragsprozess zu vereinfachen und Ihnen zu helfen, schnell zu ermitteln, ob für eine bevorstehende Reise ein Visum erforderlich ist. So verwenden Sie ihn:
Die Schaltfläche Visum / Einwanderung befindet sich oben auf der Seite Alle Anfragen in Ihrer WorkFlex-Plattform. Klicken Sie darauf und wählen Sie Kurzzeit-Visa-Assistent.
Wenn Sie auf diesen Button klicken, erscheint ein hilfreiches Popup mit zwei Hauptoptionen:
1. Visabestimmungen prüfen
Dieser Ablauf ermöglicht es Ihnen, schnell herauszufinden, ob für eine bevorstehende Reise ein Visum erforderlich ist. Um diese Funktion zu nutzen:
Füllen Sie die erforderlichen Angaben aus: Erste (und ggf. zweite) Staatsangehörigkeit der reisenden Person, Zielland, Wohnsitzland, Reisezweck und Reisedaten.
Ergebnisse erhalten: Nachdem Sie die Angaben abgeschickt haben, senden wir die Ergebnisse zu den Visa-Anforderungen direkt an Ihre E-Mail-Adresse.
Nächste Schritte: Wenn ein Visum erforderlich ist, enthält die E-Mail einen Button mit der Aufschrift „Lassen Sie WorkFlex Ihr Visum bearbeiten“. Wenn Sie auf diesen Button klicken, beginnt automatisch der Visumantragsprozess.
2. Visum anfordern
Wenn Sie den Visumantrag direkt aus dem Pop-up des Kurzzeit-Visa-Assistenten starten möchten, gehen Sie wie folgt vor:
Reise auswählen: Wählen Sie, ob die Reise bereits in WorkFlex vorhanden ist.
Wenn ja: Sie können die Reise aus einer durchsuchbaren Liste der Reisen im System auswählen.
Wenn nein: Wählen Sie die reisende Person aus und geben Sie Staatsangehörigkeit, Zielland, Wohnsitzland, Reisedaten und Reisezweck an.
Antrag einreichen: Sobald alle Informationen eingegeben sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Absenden“, um mit der Visumantragsbearbeitung zu beginnen.
Hinweis: Reisepässe, die während eines Visa-Fragebogens hochgeladen werden, werden automatisch im Dokumentenzentrum der reisenden Person gespeichert. So können sie für künftige Visa-Fälle wiederverwendet werden, ohne sie erneut hochzuladen.
Sichtbarkeit
Der Visa-Assistent ist immer für HR-Admins sichtbar.
Er ist auch für Assistenten sichtbar, wenn das Business Travel Visa Feature von ihrem Unternehmen erworben wurde.
Visa-Assistent für Mitarbeitende
Der direkte Zugriff auf den Visa-Assistenten im Dashboard der Mitarbeitenden kann pro Unternehmen aktiviert werden.
Mitarbeitende können Visa-Prüfungen eigenständig durchführen und Anfragen einreichen, ohne den Umweg über die Personalabteilung zu nehmen.
Mitarbeitende sehen dabei ausschließlich ihre eigenen Reisen.
👉 Wenn Sie dies für Ihre Mitarbeitenden aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.