Das Aktion-erforderlich-Tab zeigt, welche compliance-relevanten Aufgaben noch offen sind, wer für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist, und hilft dabei, den Fortschritt direkt in der Reiseansicht nachzuverfolgen.
Wann sollten Sie diese Funktion verwenden?
Sie sollten das Aktion-erforderlich-Tab verwenden, wenn:
Sie prüfen möchten, was für eine Workation oder Geschäftsreise noch erledigt werden muss
Sie verstehen möchten, ob der Assistant, HR oder die reisende Person eine Aufgabe erledigen muss
Sie eine Reise genehmigen oder ablehnen oder eine ausstehende Anfrage vervollständigen möchten
Sie den Fortschritt erforderlicher Compliance-Aufgaben nachverfolgen möchten
Wie Aktionen organisiert sind
Aktionen sind in zwei Bereiche unterteilt, damit klar ersichtlich ist, welche Aufgaben Sie selbst erledigen müssen und bei welchen Aufgaben Sie auf andere warten:
Ihre Aktionen: Aufgaben, die von Ihnen abgeschlossen werden müssen, oder Entscheidungen, die Sie treffen müssen.
Warten auf andere: Aufgaben, die aktuell bei einer anderen Person liegen, zum Beispiel bei HR oder dem Manager.
Jede Aktion hat ein Status-Tag, das zeigt, wer für die Aktion verantwortlich ist und warum:
Ihre Entscheidung: Die Aktion liegt bei Ihnen, zum Beispiel die Genehmigung oder Ablehnung einer Reise oder das Vervollständigen einer ausstehenden Anfrage.
Warten auf [Rolle]: Die Aktion liegt bei einer anderen Rolle, zum Beispiel bei HR oder dem Assistant.
Gesperrt: Die Aktion kann noch nicht gestartet werden, weil sie von einem vorherigen Schritt abhängt.
Reisegenehmigungen und das Vervollständigen ausstehender Anfragen erfolgen direkt im Aktion-erforderlich-Tab, zusammen mit allen anderen Aktionen für die Reise.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie die entsprechende Workation oder Geschäftsreise in WorkFlex.
Öffnen Sie das Anfrage-Details-Pop-up.
Gehen Sie zum Bereich Aktion erforderlich.
Prüfen Sie die Aktionen unter Ihre Aktionen und Warten auf andere.
Prüfen Sie das Status-Tag jeder Aktion, um zu sehen, wer verantwortlich ist und warum: „Ihre Entscheidung“, „Warten auf [Rolle]“ oder „Gesperrt“.
Führen Sie die erforderliche Aktion aus, sofern dies möglich ist. Zum Beispiel müssen Sie eventuell ein fehlendes Visumdokument hochladen, eine ausstehende Anfrage vervollständigen, eine Reise genehmigen oder ablehnen oder eine compliance-relevante Anforderung prüfen.
Sobald eine Aktion erledigt ist, bleibt sie in der Liste und wird als erledigt markiert (zum Beispiel Genehmigt); der Zähler neben Ihre Aktionen bzw. Warten auf andere steigt (zum Beispiel 1 von 2 erledigt).
Welche Aktionen können angezeigt werden?
Die erforderlichen Aktionen werden individuell auf die jeweilige Reise und deren Compliance-Anforderungen abgestimmt. Beispiele sind:
eine Reisegenehmigung oder eine ausstehende Anfrage, die vervollständigt werden muss
ein Hinweis, dass die Reisedauer oder die kumulierte Anwesenheit eines Mitarbeitenden im Zielland darauf hindeuten kann, dass die Reise eher als Assignment statt als Geschäftsreise klassifiziert werden sollte. HR kann dies prüfen und frühzeitig den Customer Success Manager (CSM) einbeziehen
ein Hinweis auf das nach polnischem Arbeitsrecht erforderliche ärztliche Attest vor der Arbeitsaufnahme in Polen, inklusive angehängter WorkFlex-Vorlage
eine Posted Worker Notification (PWD) ist erforderlich, aber die PWD-Reisebearbeitung ist für das Unternehmen oder die Entität nicht aktiviert
eine A1-Bescheinigung oder ein Certificate of Coverage (CoC) kann nicht beantragt werden, weil Angaben zur Entität oder die Vollmacht (PoA) fehlen („POA oder Angaben zur Beschäftigungseinheit hinzufügen, damit WorkFlex die A1 beantragen kann“). HR-Admins öffnen über die Schaltfläche in der Aktion das Formular mit den Entitätsdetails in einem neuen Tab. Sobald die Angaben vollständig sind, schließt WorkFlex diese Aktion automatisch auf jeder offenen Reise dieser Entität ab
die reisende Person benötigt ein Visum für das Zielland, und WorkFlex übernimmt die Visumabwicklung für diesen Kunden nicht
die Reise wurde nach der PWN-Frist des Ziellandes eingereicht und WorkFlex konnte die PWN für keinen der Reisetage einreichen. Über die Schaltfläche zum Verschieben öffnen Sie die Reise und ändern die Reisedaten
eine A1-Bescheinigung wird benötigt, bevor WorkFlex die PWN beantragen kann, zum Beispiel bei Drittstaatsangehörigen mit Reisen nach Österreich. Die Reise kann zuerst eingereicht und die A1 später hochgeladen werden
eine arbeitsmedizinische Vorsorge nach deutschem Recht (E-AIA / G35) kann nötig sein. Die Bescheinigung lässt sich direkt in der Aktion hochladen, wird mit ihren Gültigkeitsdaten im Dokumentenzentrum gespeichert und bei späteren Reisen nicht erneut abgefragt, solange sie gültig ist
die Organisationsnummer der Einheit fehlt für eine Entsendemeldung nach Norwegen. WorkFlex übernimmt sie aus den Einstellungen der Einheit und fragt nur über eine Reiseaktion danach, wenn sie fehlt
Ihr Unternehmen kann für Geschäftsreisen auch eigene Aktionen hinzufügen. Eine eigene Aktion kann eine Schaltfläche auf der Karte haben:
Link öffnen öffnet eine Seite in einem neuen Tab, zum Beispiel um eine Sicherheitsunterweisung zu buchen. Sie haken die Aktion weiterhin selbst ab.
Hochladen fordert eine Datei an. Die Aktion ist erledigt, sobald die Datei hochgeladen ist. Die Datei wird bei der Reise und im Dokumentencenter gespeichert.
Nur der Verantwortliche erhält die Schaltfläche. Alle anderen sehen, auf wen gewartet wird.
HR-Admins sehen alle Geschäftsreise-Aktionen unter Einstellungen > Reiseaktionen > Geschäftsreisen. Dort legen Sie auch fest, wer eine Aktion sieht und wer sie erledigen kann.
So laden Sie ein Visum direkt aus einer Reiseanfrage hoch
Diese Anleitung erklärt, wie Sie ein Visumsdokument direkt aus einer Geschäftsreise/Workation anfrage in WorkFlex hochladen können. Auf diese Weise können Sie die Reiseaktion „Reisevisum oder Genehmigung einholen" abschließen, ohne die Anfrage verlassen zu müssen.
Wann sollten Sie diese Funktion nutzen?
Nutzen Sie diesen Prozess, wenn:
eine Geschäftsreise/Workation ein Visum erfordert und der WorkFlex-Visumservice für Ihr Unternehmen nicht aktiviert ist
eine Reise die Aktion „Reisevisum oder Genehmigung einholen“ anzeigt, die noch offen ist
ein Reisender bereits über ein gültiges Visum verfügt und dieses der Reise zugeordnet werden soll
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Öffnen Sie die Reiseanfrage in WorkFlex
Suchen Sie im Pop-up der Reisedetails die Reiseaktion Reisevisum oder Genehmigung einholen
Klicken Sie auf Hochladen
Geben Sie in dem angezeigten Formular den Visumtyp und die Gültigkeitsdaten ein und fügen Sie die Visumsdatei bei
Bestätigen Sie den Upload
Was nach dem Hochladen passiert
Das Visum wird im Dokumentencenter des Mitarbeiters gespeichert
Die Reiseaktion wird als erledigt markiert, und der Zähler neben dem Bereich steigt (zum Beispiel 1 von 2 erledigt). Der Screenshot zeigt, wie erledigte Aktionen aussehen, hier zwei Genehmigungen.
Die Compliance-Zusammenfassung/Risk Assessment wird automatisch neu erstellt
Ein Kommentar wird zur Reise hinzugefügt, der bestätigt, dass das Visum vorliegt
Wichtige Hinweise
Das System prüft, ob die Gültigkeitsdaten des Visums den gesamten Reisezeitraum abdecken. Ist dies nicht der Fall, wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Diese Aktion kann von Mitarbeitern, Assistenten und HR-Administratoren durchgeführt werden.
To-Do-Tracker: Fokus auf Reisen mit Handlungsbedarf
Der To-Do-Tracker bietet Ihnen eine fokussierte Übersicht über Reisen, die aktuell Aufmerksamkeit erfordern. Anstatt alle laufenden Reisen anzuzeigen, werden nur Reisen mit mindestens einer ausstehenden Aktion dargestellt. So bleibt Ihre Übersicht schlank und der nächste erforderliche Schritt jederzeit sichtbar.
So funktioniert der To-Do-Tracker
Diese Schnellfilter-Ansicht wurde primär für HR-Admins entwickelt. Der Tracker basiert auf ausstehenden Aktionen und nicht auf dem allgemeinen Reisestatus. Eine Reise erscheint nur dann in der Übersicht, wenn noch eine Aktion von Ihnen oder der reisenden Person erforderlich ist.
Sobald alle erforderlichen Aktionen für eine Reise abgeschlossen wurden, wird die Reise automatisch aus dem Tracker entfernt.
Jede Aktion wird in einer eigenen Spalte angezeigt, sodass Sie auf einen Blick erkennen können, was noch aussteht, ohne die Reisedetails öffnen zu müssen.
So greifen Sie auf den Tracker zu:
Navigieren Sie zum Business-Travel- oder Workation-Dashboard
Wählen Sie den Schnellfilter „Aktionen erforderlich“ aus
Anschließend werden Ihnen alle Reisen mit offenen Aktionen angezeigt.
Die erforderlichen Aktionen werden nun direkt in den Compliance-Zusammenfassungs-E-Mails an HR-Administratoren angezeigt. Dadurch müssen sich HR-Administratoren nicht mehr in die Plattform einloggen, um zu sehen, welche Aufgaben noch offen sind und bearbeitet werden müssen.
Wichtige Hinweise
Das Aktion-erforderlich-Tab ist im Anfrage-Details-Pop-up sowohl für Workations als auch für Geschäftsreisen verfügbar.
Aktionen sind standardmäßig für HR, Manager, Assistenten und Mitarbeitende sichtbar. Dies kann jedoch von HR angepasst werden.
Aktionen sind in Ihre Aktionen und Warten auf andere unterteilt. Jede Aktion hat ein Status-Tag: „Ihre Entscheidung“, „Warten auf [Rolle]“ oder „Gesperrt“.
Reisegenehmigungen und das Vervollständigen ausstehender Anfragen erfolgen direkt im Aktion-erforderlich-Tab.
Abgeschlossene Aktionen werden automatisch in derselben Ansicht nachverfolgt.
Die angezeigten Aktionen hängen von den Compliance-Anforderungen der jeweiligen Reise ab.