Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Admins und Assistenten und zeigt, wie Sie Mitarbeiterprofile in WorkFlex verwalten und aktualisieren. Ob Sie das Profil einer mitarbeitenden Person vervollständigen oder bestehende Informationen bearbeiten: Folgen Sie diesen Schritten, damit das Profil aktuell und vollständig ist.
Hinweis: Wenn Sie Ihr HRIS-System mit WorkFlex integriert haben, bearbeiten Sie bitte die Informationen direkt im HRIS-System, und sie werden automatisch in WorkFlex aktualisiert.
Bitte beachten Sie, dass die Synchronisierung nur in eine Richtung funktioniert. Änderungen, die in WorkFlex vorgenommen werden, werden nicht im HRIS-System widergespiegelt. Wenn Sie Informationen in WorkFlex ändern, wird dies während der nächsten Synchronisierung automatisch wieder auf die Informationen im HRIS-System zurückgesetzt.
1. Navigieren Sie zur Mitarbeiterverwaltung
Um das Profil einer mitarbeitenden Person zu verwalten, gehen Sie im linken Menü zu Mitarbeiterverwaltung. Wenn Sie Assistent sind, finden Sie dies unter Meine Reisenden. Suchen Sie dort über das Suchfeld (Name suchen) nach der Person, deren Profil Sie aktualisieren möchten.
Sie können auch nur Mitarbeitende mit unvollständigem Profil anzeigen: Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche neben dem Suchfeld, öffnen Sie Status der Profilvollständigkeit, wählen Sie Unvollständig und klicken Sie auf Anwenden.
2. Profil öffnen
Sobald Sie die Person gefunden haben, klicken Sie auf die drei Punkte (⋮) ganz rechts in ihrer Zeile. Wählen Sie im Menü Profil verwalten.
Hinweis: Assistenten können nur die Profile von Mitarbeitern verwalten, die bereits ihre Zustimmung gegeben haben. Weitere Informationen zur Zustimmung finden Sie hier.
3. Fehlende Informationen prüfen
Wenn im Profil Informationen fehlen, sehen Sie oben auf der Profilseite den Hinweis Bitte alle fehlenden Informationen in diesem Profil ausfüllen, und jedes Feld, das noch ausgefüllt werden muss, zeigt ein rotes Warnsymbol. So erkennen Sie auf einen Blick, was aktualisiert werden muss.
4. Profilabschnitte vervollständigen
Die Profilseite ist in 4 Abschnitte unterteilt: Persönliche Daten, Wohnadresse, Offizielle Informationen und Jobinformationen. Um einen Abschnitt zu vervollständigen, klicken Sie neben dem Abschnittsnamen auf Vervollständigen.
Füllen Sie die fehlenden Informationen im Pop-up aus und klicken Sie auf Änderungen speichern. Mit * markierte Felder sind Pflichtfelder.
Wenn ein Abschnitt bereits ausgefüllt wurde, ändert sich die Schaltfläche von Vervollständigen zu Bearbeiten, sodass Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen können.
5. Profilinformationen bearbeiten
Um bestehende Informationen im Profil zu bearbeiten, gehen Sie zum entsprechenden Abschnitt und klicken Sie auf Bearbeiten. Passen Sie die Felder nach Bedarf an und klicken Sie auf Änderungen speichern, um die Änderungen zu bestätigen.
Hinweis: Als HR-Admin oder Assistent können Sie die E-Mail-Adresse der mitarbeitenden Person auf der Profilseite nicht bearbeiten. Die mitarbeitende Person muss ihre E-Mail-Adresse selbst ändern. Wenn sie keinen Zugriff auf ihr Profil hat und die E-Mail-Adresse geändert werden muss, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Nur für C-Level-Führungskräfte in Deutschland:
Wenn Sie die Informationen für eine C-Level-Führungskraft mit Gehaltsabrechnung in Deutschland ausfüllen, die keine Sozialversicherungsnummer hat, geben Sie bitte „00 000000 X 000“ in das Feld für die Sozialversicherungsnummer ein, damit wir die Sozialversicherungszertifikate entsprechend beantragen können.
Wie Sie Dokumente in das Profil hochladen, erfahren Sie in diesem Help-Center-Artikel: Dokumentencenter.