In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie über die WorkFlex-Plattform eine Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland stellen.
Wie werden Ihre Anfragen von WorkFlex bearbeitet?
WorkFlex bietet verschiedene Workflows zur Beantragung von Arbeit aus dem Ausland an. Der primäre Workflow, den die meisten unserer Kunden nutzen, sieht folgendermaßen aus:
Sie stellen über WorkFlex eine Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland.
Ihre Führungskraft wird per E-Mail über die Anfrage benachrichtigt und kann sie genehmigen oder ablehnen.
ⓘ Ihre Führungskraft muss sich nicht bei WorkFlex einloggen. Durch Klicken auf einen Link in der E-Mail öffnet sich ein Browserfenster, in dem die Genehmigung oder Ablehnung vorgenommen werden kann.WorkFlex analysiert die Risiken basierend auf Ihren persönlichen Informationen und den Reisedetails und erstellt eine Risikobewertung.
Die HR-Admins werden über die hochgeladene Risikobewertung benachrichtigt und können sowohl Ihre Anfrage als auch die Risikobewertung überprüfen. Basierend darauf können die HR-Admins die endgültige Genehmigung oder Ablehnung Ihrer Anfrage erteilen.
Nach der endgültigen HR-Genehmigung implementiert WorkFlex alle notwendigen Compliance-Maßnahmen. Zusätzlich zu diesen Maßnahmen bietet WorkFlex auch Unterstützung und übernimmt die Haftung für alle genehmigten Reisen.
Wie Sie eine Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland stellen
ⓘ Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihr Profil vollständig und aktuell ist, bevor Sie eine Anfrage einreichen.
Schritt 1: Eine neue Anfrage starten
Gehen Sie zu Meine Anfragen und wählen Sie Reise beantragen > Workation, um eine neue Anfrage zum Arbeiten aus dem Ausland zu erstellen.
Schritt 2: Reisedaten eingeben
Suchen Sie die Zielstadt oder das Zielland und wählen Sie die Start- und Enddaten Ihrer Reise. Länder, die durch die Richtlinie Ihres Unternehmens ausgeschlossen sind, werden ausgegraut angezeigt, zusammen mit dem Hinweis, sich an Ihr HR-Team zu wenden.
ⓘ Hinweis: Wenn Sie das Arbeiten aus dem Ausland mit Urlaub kombinieren, geben Sie in Ihrer Anfrage den gesamten Zeitraum Ihres Aufenthalts an.
Für die Frage „Wie viele Tage werden Sie während Ihres Aufenthalts arbeiten?“ gilt:
Das System füllt dieses Feld automatisch auf Basis des Wohnorts der Mitarbeitenden aus.
Geben Sie die Gesamtzahl der Tage an, die Sie im Zielland in den 12 Monaten vor Reisebeginn verbracht haben. Bitte zählen Sie dabei alle Tage, inklusive Arbeits- und Urlaubstage.
Klicken Sie anschließend auf „Weiter“, um fortzufahren.
Schritt 3: Fragen der Anfrage beantworten
Folgen Sie den Fragen im Anfrageformular und geben Sie die erforderlichen Antworten.
Hinweis: Bei der Frage nach der Anzahl der Tage, die Sie in den letzten 12 Monaten im Zielland verbracht haben, wird eine Zahl vorausgefüllt. Dieser Wert basiert auf Ihren Reisen innerhalb von WorkFlex in den letzten 12 Monaten. Bitte beachten Sie, dass diese Berechnung nur WorkFlex-Reisen berücksichtigt und keine Urlaubszeiten einbezieht. Wenn Sie in diesem Zeitraum Urlaub genommen haben oder noch planen, stellen Sie bitte sicher, dass Sie diese Tage ebenfalls mit einbeziehen.
Tipp: Klicken Sie auf das „ⓘ“-Symbol, um zusätzliche Informationen zu jeder Frage zu erhalten.
E-Mail-Adresse der genehmigenden Person: Wenn der Genehmigungsprozess Ihres Unternehmens einen Genehmigungsschritt durch eine von Ihnen benannte Person enthält (zum Beispiel einen Project Owner), fragt das Anfrageformular nach der E-Mail-Adresse dieser Person. Diese Frage sehen Sie nur, wenn der Ablauf für Ihre Reise diesen Schritt enthält. Ihre eigene E-Mail-Adresse können Sie nicht eingeben. Wenn Sie die E-Mail-Adresse Ihres Managers oder eines HR-Admins eingeben, erscheint ein Warnhinweis, Sie können sie aber trotzdem verwenden. Die Genehmigungs-E-Mail geht an die eingegebene Adresse. Falls Sie eine falsche Adresse eingegeben haben, können Sie sie später über Anfrage bearbeiten korrigieren, solange dieser Schritt noch nicht genehmigt oder abgelehnt wurde. Siehe Verwaltung von Workation Anfragen.
Schritt 4: Überprüfen und einreichen
Überprüfen Sie die Details Ihrer Workation-Anfrage in der Zusammenfassung und setzen Sie die erforderlichen Häkchen. Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf „Einreichen“, um Ihre Anfrage abzuschließen.
Sie können alle Ihre Workation-Anfragen und zugehörigen Dokumente unter Meine Anfragen auf dem Tab Workation einsehen.
Dieser Abschnitt bietet auch einen Überblick über die Risikobewertung und den Genehmigungsstatus für jede Reise.
Schritt 5: Nach der Einreichung
Nach der Einreichung Ihrer Anfrage beginnt WorkFlex sofort mit der Analyse von Compliance-Risiken. Eine Risikobewertung wird hochgeladen, und notwendige Compliance-Maßnahmen werden umgesetzt.
Durch Auswahl einer bestimmten Anfrage können Sie auf alle reisebezogenen Informationen zugreifen, einschließlich:
Compliance-Zusammenfassung mit der Risikobewertung (Screenshot A)
Genehmigungsstatus (Screenshot B)
Ihr Workation-Guthaben (Screenshot C)
Antragsbezogene Dokumente (Screenshot D)
Screenshot A: Compliance-Zusammenfassung
Screenshot B: Genehmigungsstatus
ⓘ Hinweis: Wenn Ihre Anfrage über einen längeren Zeitraum auf Genehmigung oder Ablehnung wartet, wenden Sie sich bitte an Ihre HR-Admins.
Screenshot C: Ihr Workation-Guthaben
Screenshot D: Antragsbezogene Dokumente
ⓘ Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie offline auf Ihre reisebezogenen Dokumente zugreifen können, indem Sie sie vor Ihrer Reise über die Download-Funktion „Alle herunterladen“ herunterladen.
Die Workation-Anfrage im Überblick
Die folgende Animation zeigt alle Schritte einer Workation-Anfrage, von Meine Anfragen bis zur Zusammenfassung:
