Schritt 1A: Bereiten Sie Ihr Intranet vor – Geschäftsreisen, Workations & rechtliche Compliance mit WorkFlex
Stellen Sie sicher, dass alle Informationen, die Ihre Mitarbeitenden benötigen, an einem zentralen Ort gesammelt und für alle leicht zugänglich sind. Dazu gehören:
Definitionen
Was ist eine Workation?
Erklären Sie unbedingt, was WorkFlex bzw. eine Workation ist. Hier ist eine kurze Beschreibung:
WorkFlexing bedeutet, dass Sie für Ihren Arbeitgeber aus dem Ausland arbeiten – oft wird das auch als Workation bezeichnet. Wichtig: Das gilt nicht für Geschäftsreisen oder dauerhafte Umzüge ins Ausland. Während einer Workation ist Ihre Reise rein privat und nicht geschäftlich motiviert.
Während Sie im Ausland sind, arbeiten Sie weiterhin für Ihren Arbeitgeber in Ihrem Heimatland – also in Ihrem Beschäftigungsland. Sie sollten dort steuer- und sozialversicherungspflichtig bleiben, und auch das Arbeitsrecht Ihres Heimatlandes gilt weiterhin für Ihren Arbeitsvertrag.
Was ist eine Geschäftsreise?
Erklären Sie auch, wann eine Reise als Geschäftsreise gilt. Hier ist eine kurze Beschreibung:
Eine Geschäftsreise liegt vor, wenn Sie von Ihrem Arbeitgeber entsandt werden, um:
einen Kunden zu besuchen
Arbeiten an einem anderen Unternehmensstandort durchzuführen
Arbeiten für einen Kunden vor Ort zu erledigen
an einer Konferenz, Messe, einem Workshop, einer Schulung o. Ä. teilzunehmen
an einem Offsite-Event Ihres Unternehmens teilzunehmen
Wenn Sie aus einem dieser Gründe außerhalb Ihres Beschäftigungslandes reisen, können Compliance-Risiken entstehen, die beachtet werden müssen. Genau hier unterstützt uns WorkFlex.
Warum WorkFlex?
WorkFlex vereinfacht die Verwaltung von vorübergehender Arbeit im Ausland und von Geschäftsreisen. Unsere Plattform stellt die Einhaltung der folgenden zentralen Bereiche sicher:
Risiken einer Betriebsstätte
Lohnsteuerpflichten
Sozialversicherungsschutz
Anforderungen des Arbeitsrechts
Arbeitserlaubnis im Zielland
Mit WorkFlex können Mitarbeitende Workations oder Geschäftsreisen sicher antreten, während Arbeitgeber Compliance-Risiken minimieren.
Warum sollte WorkFlex ein fester Bestandteil Ihres Prozesses sein?
Um Mitarbeitende und das Unternehmen zu schützen, sollte WorkFlex verpflichtend genutzt werden, um:
Verstöße gegen arbeitsrechtliche und unternehmensinterne Richtlinien zu vermeiden, die zu Abmahnungen oder Kündigung führen könnten.
finanzielle Haftungsrisiken aus Unternehmens- oder Lohnsteuerfragen zu verhindern.
Strafen oder Bußgelder wegen Verstößen gegen Sozialversicherungsvorschriften zu vermeiden, die langwierige Verfahren und Ressourcenverluste verursachen könnten.
zu verhindern, dass ein Land wegen illegaler Arbeit eine Einreisesperre verhängt, die zu mehrjährigen Sperren oder sogar Haft führen könnte.
PWD: No-Risk-Abdeckung und Vorlaufzeiten
Das gilt für alle EU-Geschäftsreisen und Workations nach Belgien.
Schritt 1B: Bereiten Sie Ihr Intranet vor – die WorkFlex-Plattform verstehen
Workation-Genehmigungsablauf und Risikobewertung
Um mehr Transparenz beim Genehmigungsprozess von Workation-Anfragen zu schaffen, können Sie das folgende Workflow-Diagramm verwenden.
Risikobewertungen sind Teil des Workation-Genehmigungsprozesses und dienen dazu, das Compliance-Risiko einer bestimmten Workation-Anfrage zu bewerten. Das Ergebnis einer Risikobewertung wird durch verschiedene Risikodimensionen beeinflusst, die wir bei der Bewertung berücksichtigen. Mehr über Risikobewertungen, ihre Ergebnisse und deren Auswirkungen erfahren Sie im folgenden Artikel:
Geschäftsreise-Genehmigungsablauf und Compliance-Status
Um mehr Transparenz im Geschäftsreiseprozess zu schaffen, können Sie dieses Workflow-Diagramm verwenden.
Geschäftsreiseanträge werden nach dem Einreichen von der WorkFlex-Engine verarbeitet. Anschließend zeigen sie unterschiedliche Compliance-Status an, die möglicherweise Ihre Aufmerksamkeit oder das Hochladen zusätzlicher Dokumente erfordern.
Es ist wichtig, die Bedeutung der einzelnen Status zu verstehen, damit eine Anfrage rechtzeitig bearbeitet werden kann.
Mehr über die verschiedenen Status einer Geschäftsreiseanfrage erfahren Sie im folgenden Artikel:
Nützliche Klick-Anleitungen und Video-Tutorials
In unserem Help Center finden Sie hilfreiche Artikel sowie Klick- und Video-Anleitungen, die Sie in Ihr Intranet aufnehmen können. Sie werden sehen, dass sich Ihre Mitarbeitenden sicherer im Umgang mit der Plattform fühlen und Sie weniger wiederkehrende Fragen beantworten müssen.
Mit dieser Sammlung finden sich Ihre Mitarbeitenden schnell in WorkFlex zurecht:
Datenschutz und Sicherheit – Checkliste für Arbeitgeber
HR-Admins sollten die Checkliste für Datenschutz und Sicherheit (am Ende dieses Artikels angehängt) prüfen, um beim Umgang mit Mitarbeiterdaten die Compliance sicherzustellen.
Schritt 2: Vorbereitung auf den Start von WorkFlex
Führungskräfte vor dem Start informieren
Wenn Führungskräfte als Genehmigende auf der WorkFlex-Plattform fungieren, informieren Sie sie mindestens 3 Tage vor dem Start. Verwenden Sie unsere E-Mail-Vorlage, um sicherzustellen, dass Führungskräfte ihre Rolle im Prozess verstehen.
Q&A-Meeting für Führungskräfte abhalten (optional)
Für Führungskräfte, die stark in Genehmigungen eingebunden sind, bietet sich ein Q&A-Meeting an. Stellen Sie die Plattform vor, erklären Sie die Richtlinien für das Arbeiten aus dem Ausland und beantworten Sie Fragen. Ihr WorkFlex Customer Success Manager kann Sie bei diesem Meeting unterstützen.
WorkFlex in einem All-Hands-Meeting anteasern
Nutzen Sie ein All-Hands-Meeting, um WorkFlex kurz vorzustellen. Bereiten Sie die Mitarbeitenden auf die kommenden Einladungen zur Plattform und eine Infoveranstaltung vor.
WorkFlex in einem unternehmensweiten Meeting ankündigen
Teilen Sie die großartige Neuigkeit in einem eigenen Meeting mit dem gesamten Unternehmen. Bewährte Vorgehensweisen sind:
Die Einführung des Vorteils und der Richtlinien durch das Top-Management.
Eine Live-Präsentation der Plattform durch einen WorkFlex-Berater.
Die Möglichkeit, dass Mitarbeitende in Echtzeit Fragen stellen.
Profi-Tipp: Nehmen Sie die Sitzung auf und laden Sie sie anschließend in Ihr Intranet hoch. Verwenden Sie unsere Präsentations- und E-Mail-Vorlagen zur Vorbereitung.
WorkFlex optimiert die Einhaltung von Vorschriften, vereinfacht Prozesse und ermöglicht Ihren Mitarbeitenden sicheres und flexibles Arbeiten im Ausland. Für weitere Unterstützung sehen Sie sich unser Help Center an oder kontaktieren Sie unser Team!