Reiseaktionen sind die Compliance- und Admin-Schritte, die unter „Erforderliche Aktionen“ auf einer Reise angezeigt werden, zum Beispiel das Beantragen einer A1-Bescheinigung, eines Visums oder einer Arbeitserlaubnis. In den Einstellungen können Sie diese Aktionen für Ihr gesamtes Unternehmen anpassen: eine Aktion aktivieren oder deaktivieren, festlegen, wer sie sieht, wer sie abschließen darf, und ob die verantwortliche Person per E-Mail benachrichtigt wird. Für Geschäftsreisen können Sie außerdem eigene Aktionen für Schritte anlegen, die spezifisch für Ihr Unternehmen sind. So bleibt WorkFlex auf die Schritte fokussiert, die Sie über WorkFlex verwalten möchten, und blendet die Schritte aus, die Sie an anderer Stelle bearbeiten.
Wo Sie Reiseaktionen finden
Öffnen Sie im linken Menü Admin-Verwaltung.
Klicken Sie auf Einstellungen.
Wählen Sie Reiseaktionen aus.
Öffnen Sie den Tab Workation oder Geschäftsreisen, um die Aktionen für diesen Reisetyp zu sehen. Sie sehen eine Liste aller Aktionen, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Jede Aktion enthält eine kurze Erklärung – klicken Sie auf das Info-Symbol neben dem Namen, um genau zu sehen, was sie bewirkt. Im Tab Geschäftsreisen sind die Aktionen in Kategorien wie Visum und Einreise und Sozialversicherung gruppiert. Nutzen Sie das Suchfeld oder die Filter Kategorie und Status, um eine Aktion zu finden.
Was Sie anpassen können
Für jede Aktion stehen Ihnen vier Einstellungen zur Verfügung:
Schalter Ein/Aus – legt fest, ob die Aktion überhaupt ausgelöst wird. Aktivieren Sie sie für Schritte, die WorkFlex nachverfolgen soll, oder deaktivieren Sie sie für Schritte, die Ihr Unternehmen bereits außerhalb von WorkFlex bearbeitet. Wenn sie deaktiviert ist, wird die Aktion auf keiner Reise ausgelöst.
Sichtbar für – wer die Aktion auf der Reise sieht. Wählen Sie alle Rollen aus, die sie einsehen können sollen.
Verantwortlich · Kann handeln – wer die Aktion tatsächlich abschließen kann, zum Beispiel indem sie als erledigt markiert oder ein Dokument hochgeladen wird. Alle anderen, die die Aktion sehen können, sehen sie im schreibgeschützten Modus.
E-Mail an den Verantwortlichen – ob die verantwortliche Person eine E-Mail erhält, sobald die Aktion auf ihrer Reise erscheint. Dies ist standardmäßig für jede Aktion aktiviert; deaktivieren Sie es, wenn diese Aktion keine E-Mail auslösen soll.
Hinweis: „Sichtbar für“ legt fest, wer die Aktion auf der Reise sieht. „Verantwortlicher“ legt fest, wer sie als erledigt markieren kann; alle anderen sehen sie im schreibgeschützten Modus. „E-Mail an den Verantwortlichen“ ist standardmäßig aktiviert und sendet eine E-Mail, sobald die Aktion auf der Reise des Verantwortlichen erscheint – deaktivieren Sie es pro Aktion, wenn diese E-Mail nicht gesendet werden soll. Deaktivieren Sie eine Aktion, wenn Ihr Unternehmen sie an anderer Stelle bearbeitet.
So passen Sie eine Aktion an
Gehen Sie zu Einstellungen → Reiseaktionen.
Suchen Sie die Aktion, die Sie anpassen möchten.
Verwenden Sie den Schalter, um sie zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Wählen Sie unter Sichtbar für die Rollen aus, die die Aktion sehen sollen.
Wählen Sie unter Verantwortlich · Kann handeln die Rolle oder Rollen aus, die sie abschließen dürfen.
E-Mail an den Verantwortlichen ist standardmäßig aktiviert. Lassen Sie es aktiviert, wenn die verantwortliche Person bei Erscheinen der Aktion per E-Mail benachrichtigt werden soll, oder deaktivieren Sie es andernfalls.
Ihre Änderungen gelten für das gesamte Unternehmen und werden für aktuelle und zukünftige Reisen dieses Typs übernommen.
Warum hat jemand die E-Mail „New action required“ erhalten?
Wenn eine Aktion auf einer Geschäftsreise erscheint und E-Mail an den Verantwortlichen angehakt ist, sendet WorkFlex allen Rollen, die bei dieser Aktion unter Verantwortlich · Kann handeln ausgewählt sind, eine E-Mail. Der Betreff lautet New action required for [Name der reisenden Person]'s trip to [Land] ([Anfrage-ID]).
Das gilt auch für Führungskräfte: Ist Manager als Verantwortlicher ausgewählt, zum Beispiel bei Ankunftskarte ausfüllen, ETA beantragen oder Visum beantragen, erhält die Führungskraft der reisenden Person diese E-Mail, sobald die Aktion auf der Reise erscheint.
Die Empfänger dieser E-Mail finden Sie nicht unter E-Mails anpassen. Unter Einstellungen → E-Mails anpassen → Geschäftsreisen können Sie beim E-Mail-Typ Reiseaktion erforderlich (an Verantwortlichen gesendet) zwar den Text anpassen, der Tab Empfänger ist jedoch gesperrt: Die Empfänger werden unter Reiseaktionen verwaltet.
So verhindern Sie, dass eine Rolle diese E-Mail erhält:
Entfernen Sie die Rolle bei der betreffenden Aktion unter Verantwortlich · Kann handeln. Bleibt sie unter Sichtbar für ausgewählt, sieht sie die Aktion weiterhin.
Oder entfernen Sie das Häkchen bei E-Mail an den Verantwortlichen. Dann wird die E-Mail für diese Aktion an keinen Verantwortlichen mehr gesendet, nicht nur an eine Rolle.
Beispiele
Eine Aktion deaktivieren, die Ihr Unternehmen selbst bearbeitet
Wenn Ihr Unternehmen die A1-Bescheinigung bereits außerhalb von WorkFlex beantragt, muss WorkFlex nicht zusätzlich daran erinnern. Anstatt dass die Aktion „A1 beantragen“ auf jeder relevanten Reise angezeigt wird, deaktivieren Sie diese Aktion einfach – danach wird sie nicht mehr ausgelöst.
Eine Aktion für alle sichtbar machen, aber nur bestimmte Personen können sie abschließen
Sie möchten vielleicht, dass Visum beantragen für alle Personen sichtbar ist, die Zugriff auf die Reise haben, während nur Mitarbeitende und Assistant das Visumsdokument hochladen können. Wählen Sie unter Sichtbar für zum Beispiel HR und Manager aus und setzen Sie Verantwortlich · Kann handeln auf Mitarbeitende und Assistant. HR und Manager sehen die Aktion und ihren Status, können sie aber nicht bearbeiten oder abschließen.
Gut zu wissen
Die Einstellungen gelten für Ihr gesamtes Unternehmen und nicht für eine einzelne Reise.
Es werden nur die Aktionen angezeigt, die für die Einrichtung Ihres Unternehmens relevant sind.
Wenn eine Aktion deaktiviert wird, wird sie aus „Erforderliche Aktionen“ auf jeder Reise dieses Typs entfernt.
Eigene Reiseaktionen können nur für Geschäftsreisen erstellt werden.
Eine eigene Aktion benötigt einen Auslöser. Eine Regel ohne Bedingungen zeigt die Aktion auf jeder Geschäftsreise an.
Nur Unternehmensadministratoren können die Einstellungen für Reiseaktionen ansehen und bearbeiten.
Eigene Reiseaktion erstellen
Für Geschäftsreisen können Sie neben den Standardaktionen eigene Aktionen erstellen, zum Beispiel „Kosten einreichen“ oder „Über das Firmenreisebüro buchen“. Eine eigene Aktion funktioniert wie jede andere: Sie erscheint unter „Erforderliche Aktionen“ auf der Reise, sie hat eine Einstellung Sichtbar für und Verantwortlich · Kann handeln, und die verantwortliche Person schließt sie ab.
Eigene Reiseaktionen sind nur für Geschäftsreisen verfügbar. Reiseaktionen für Workations können aktiviert, deaktiviert und angepasst, aber nicht neu erstellt werden.
Die Aktion erstellen
Gehen Sie zu Einstellungen → Reiseaktionen und öffnen Sie den Tab Geschäftsreisen.
Klicken Sie oben rechts in der Liste auf Aktion erstellen.
Füllen Sie die Details aus:
Aktionsname – wie die Aktion auf der Reise heißt, zum Beispiel „Kosten einreichen“.
Beschreibung – eine Zeile, die der verantwortlichen Person sagt, was zu tun ist, zum Beispiel „Kosten beim Finance-Team des Unternehmens einreichen“.
Sichtbar für – die Rollen, die die Aktion auf der Reise sehen können.
Verantwortlich · Kann handeln – die Rolle, die sie als erledigt markieren kann.
Senden Sie auch eine E-Mail an den Verantwortlichen, wenn diese Aktion ausgelöst wird – standardmäßig aktiviert; deaktivieren Sie dies, wenn die verantwortliche Person nicht per E-Mail benachrichtigt werden soll, sobald die Aktion auf ihrer Reise erscheint.
Schaltfläche auf der Karte– optional. Geben Sie der verantwortlichen Person einen Klick, um die Aufgabe zu erledigen. Wählen SieNur als erledigt markieren, Einen Link öffnen oder Einen Datei-Upload anfordern.
Klicken Sie auf Aktion erstellen.
Ein Auslöser ist erforderlich: Ohne ihn würde die Aktion auf jeder Geschäftsreise angezeigt. Nach dem Erstellen bleiben Sie auf der Seite Reiseaktionen, und die Aktion erscheint unter Unternehmensaktionen mit dem Hinweis „Wird vorerst bei jeder Reise angezeigt“. Klicken Sie auf Festlegen, wann sie angezeigt wird, um ihre Regel im Tab Automatisierungen des Ablaufplaners zu öffnen und Bedingungen hinzuzufügen. Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Festlegen des Auslösers, zur Auswahl der Bedingungen und zur späteren Verwaltung der Regel finden Sie unter Workflow Builder für Geschäftsreisen.
Eine Schaltfläche zur Aktion hinzufügen
Wählen Sie unter Schaltfläche auf der Karte aus, was die verantwortliche Person auf der Karte tut. Die Vorschau rechts zeigt die Karte, während Sie das Formular ausfüllen.
Nur als erledigt markieren – keine Schaltfläche. Die verantwortliche Person hakt die Aktion ab.
Einen Link öffnen – öffnet eine Seite in einem neuen Tab, zum Beispiel um eine Sicherheitsunterweisung zu buchen. Geben Sie die Adresse im Feld Link ein. Die verantwortliche Person hakt die Aktion weiterhin selbst ab.
Einen Datei-Upload anfordern – die Aktion ist erledigt, sobald die Datei hochgeladen ist. Die Datei wird bei der Reise und im Dokumentencenter gespeichert.
In der Vorschau zeigt Der Verantwortliche die Karte mit der Schaltfläche. Alle anderen zeigt, was andere Rollen sehen: Nur der Verantwortliche erhält die Schaltfläche, alle anderen sehen, auf wen gewartet wird.
Nach dem Erstellen erscheint die Aktion unter Unternehmensaktionen. Solange kein Auslöser festgelegt ist, steht dort der Hinweis Wird vorerst bei jeder Reise angezeigt. Klicken Sie auf Festlegen, wann sie angezeigt wird, um einen Auslöser festzulegen.
Mehr darüber, wie „Erforderliche Aktionen“ in den Anfrage-Details einer Reise angezeigt werden, erfahren Sie hier.