1. Übersicht
Der Reisekalender ist ein Compliance- und Erfassungstool, mit dem Mitarbeitende folgende Informationen eintragen können:
Aufenthaltsort pro Tag
Ob gearbeitet wurde oder nicht
Ob es ein Reisetag war
Ob der Tag auf mehrere Standorte aufgeteilt war
Weitere unternehmensspezifische Angaben (über benutzerdefinierte Felder)
Die erfassten Daten fließen außerdem in die Risikoauswertung ein und geben HR- und Compliance-Teams einen vollständigen Überblick über die Mobilität der Mitarbeitenden und die damit verbundenen Risiken.
⚠️ Der Reisekalender ist aktuell nur für Unternehmen mit aktivierter Assignment Solution verfügbar.
2. Was HR-Admins sehen (HR-Ansicht)
Nach der Aktivierung des Reisekalenders sehen HR-Admins zwei neue Menüpunkte im linken Menü:
Reisekalenderübersicht (unter Admin-Verwaltung)
Mein Kalender (unter Mein Bereich)
2.1 Reisekalenderübersicht
Wenn Sie auf Reisekalenderübersicht klicken, sehen Sie die Liste der Mitarbeitenden (basierend auf Zugriffsrechten, Virtual-Tenant-Setup und Rollenberechtigungen).
Angezeigte Informationen
Mitarbeitende: vollständiger Name
Abteilung
Kalenderstatus: wie viele Tage des Monats bereits eingetragen wurden (z. B. 15 von 30 Tagen = 50 %)
Zuletzt erfasst: Datum des letzten Eintrags im Reisekalender
Details: öffnet den Kalender der Person
Über der Liste können Sie nach Mitarbeitenden suchen, die Liste exportieren (Download-Symbol oben rechts) und Erinnerungen senden (Sammelerinnerung senden).
Mit einem Klick auf Details neben einer Person öffnen Sie die detaillierte Kalenderansicht. Dort können Sie Einträge einsehen, hinzufügen, bearbeiten und löschen – mit folgenden Details:
Deklarierter Aufenthaltsort pro Tag
Arbeitstag oder arbeitsfreier Tag
Grund für Nichtarbeit
Arbeitsort
Reisedetails: Abgangsland, Zielland und ob vor und nach der Reise gearbeitet wurde
2.1.1 Verfügbare Aktionen in der Reisekalenderübersicht
Kalenderstatus prüfen
Der Monatliche Kalenderstatus auf der rechten Seite zeigt den Abschlussstand des Monats in Prozent und gibt Ihnen einen schnellen Überblick über den Fortschritt. Sind Tage nicht ausgefüllt, wird darüber der Hinweis Fehlende Tage angezeigt.
Daten exportieren
Um die Übersicht zu exportieren, klicken Sie oben rechts in der Reisekalenderübersicht auf das Download-Symbol. Wählen Sie den Datumsbereich aus und klicken Sie dann auf Liste exportieren.
Die exportierte Datei erhalten Sie anschließend per E-Mail:
Mitarbeitende über das Dropdown-Menü wechseln
Im Kalender einer Person können Sie über das Dropdown-Menü oben rechts schnell zu einer anderen Person wechseln.
2.1.2 Erinnerungen an Mitarbeitende senden
✉️ WorkFlex erinnert Mitarbeitende automatisch per E-Mail, wenn in ihrem Reisekalender Tage fehlen. Sie können eine Erinnerung auch selbst senden: Klicken Sie im Kalender einer Person im Hinweis Fehlende Tage (oben rechts) auf Erinnerung senden. Um mehrere Mitarbeitende gleichzeitig zu erinnern, nutzen Sie in der Reisekalenderübersicht Sammelerinnerung senden. Die Mitarbeitenden erhalten dann eine Erinnerung wie diese:
Was die Erinnerung für Mitarbeitende bedeutet: Sie bezieht sich auf den ganzen Monat, nicht auf eine bestimmte Reise. Jeder Tag des Monats zählt, auch normale Arbeitstage zu Hause oder im Büro. Wochenenden, Feiertage sowie vollständig genehmigte Geschäftsreisen und Workations werden automatisch eingetragen. Für alle anderen Tage braucht es einen Eintrag der mitarbeitenden Person: das Land und ob gearbeitet wurde (oder warum nicht, zum Beispiel Urlaub). Mit Start- und Enddatum lassen sich mehrere Tage in einem Eintrag erfassen, sodass ein normaler Monat im Büro meist mit einem einzigen Eintrag erledigt ist. Ein Monat ist vollständig, wenn der Monatliche Kalenderstatus 100 % anzeigt; Tage ohne Eintrag sind die fehlenden Tage. Halten Sie den Kalender jeden Monat aktuell.
3. Mein Kalender (Ansicht für Mitarbeitende)
Diese Ansicht ist identisch mit der Einzelansicht, die HR für eine Person sieht.
Sowohl Mitarbeitende als auch HR können Einträge hinzufügen, bearbeiten und löschen. Das stellt sicher, dass alle Daten für Steuererklärungen und die internationale Compliance korrekt dokumentiert sind.
3.1 Kalender aufrufen
Öffnen Sie das Menü auf der linken Seite der WorkFlex-Plattform.
Klicken Sie auf Mein Kalender.
3.2 Eintrag hinzufügen
Klicken Sie auf einen Tag im Kalender. Es öffnet sich das Pop-up Neuer Eintrag, in dem Sie Folgendes angeben:
Startdatum und Enddatum
Ob Sie an diesem Tag auf Reisen waren
Die Dauer der Aktivität: Ganzer Tag oder Halber Tag
In welchem Land Sie waren
Ob Sie gearbeitet haben und wo (bzw. den Grund für Nichtarbeit)
Klicken Sie dann auf Eintrag speichern.
3.3 Reisetag erfassen
Aktivieren Sie den Schalter Ich war an diesem Tag auf Reisen.
Wählen Sie bei Von das Land aus, das Sie verlassen haben, und geben Sie an, ob Sie vor der Reise an diesem Tag gearbeitet haben.
Wählen Sie bei Nach das Land aus, in dem Sie angekommen sind, und geben Sie an, ob Sie nach der Reise an diesem Tag gearbeitet haben.
Wenn Sie nicht gearbeitet haben, wählen Sie den Grund für Nichtarbeit (z. B. Urlaub, Feiertag). Wenn Sie gearbeitet haben, geben Sie den Arbeitsort an.
Wählen Sie die Ankunftszeit aus.
3.4 Tag ohne Reise erfassen
War es kein Reisetag, lassen Sie den Schalter deaktiviert und wählen Sie die Dauer der Aktivität:
Ganzer Tag → derselbe Status für den gesamten Tag: das Land, in dem Sie waren, ob Sie gearbeitet haben und wo (bzw. der Grund für Nichtarbeit).
Halber Tag → zwei verschiedene Status an einem Tag, getrennt abgefragt für die erste und die zweite Tageshälfte (z. B. vormittags in Land A gearbeitet, nachmittags in Land B).
4. Kalenderübersicht und Fortschritt
Auf der rechten Seite finden Sie:
Monatlicher Kalenderstatus: der Abschlussstand des Kalenders in Prozent für den Monat. Mit den Pfeilen über dem Kalender wechseln Sie zwischen den Monaten, mit Heute zurück zum aktuellen Monat.
Kalender exportieren: exportiert den Kalender.
Legende: erklärt, was die einzelnen Eintragstypen im Kalender bedeuten (Arbeiten und Nicht arbeiten).
5. Automatische Synchronisierung
Der Reisekalender synchronisiert automatisch vier Arten von Einträgen:
Wochenenden
Feiertage
Geschäftsreisen
Workations
Einträge werden synchronisiert, sobald sie die Voraussetzungen erfüllen – zum Beispiel, wenn eine Geschäftsreise oder Workation vollständig genehmigt ist, bei Feiertagen oder wenn ein Assignment neu berechnet wird. Sie müssen nicht auf eine tägliche Aktualisierung warten.
5.1 Wochenend- und Feiertagssynchronisierung
Wenn Mitarbeitende nicht auf Assignment, Geschäftsreise oder Workation sind, 👉 gelten die Wochenenden und Feiertage des Lohnabrechnungslandes.
Wenn Mitarbeitende auf Assignment, Geschäftsreise oder Workation sind, 👉 gelten die Wochenenden und Feiertage des Ziellandes.
So ist eine korrekte Compliance-Behandlung sichergestellt.
Wenn Sie einen automatisch synchronisierten Wochenend- oder Feiertagseintrag löschen, bleibt er gelöscht und wird nicht erneut angelegt.
5.2 Automatische Synchronisierung von Geschäftsreisen
Sobald eine Geschäftsreise beantragt und vollständig genehmigt wurde, wird automatisch ein Reisekalendereintrag mit den Reisedaten und dem Zielland erstellt. Dabei wird angenommen, dass die Person in Vollzeit arbeitet.
Mitarbeitende können den Eintrag danach manuell bearbeiten. Wird die Geschäftsreise storniert, wird der Eintrag gelöscht.
5.3 Automatische Synchronisierung von Workations
Workations sind etwas komplexer, da sie sowohl Arbeits- als auch Nicht-Arbeitstage umfassen können. Wenn Mitarbeitende angeben: „Ich werde X Tage während dieser Workation arbeiten", werden zwei Einträge erstellt:
Eintrag 1 → erste X Tage = Arbeitstage
Eintrag 2 → verbleibende Tage = Nicht-Arbeitstage
Beispiel: Bei einer 15-tägigen Workation mit 5 deklarierten Arbeitstagen sind die Tage 1–5 Arbeitstage und die Tage 6–15 Nicht-Arbeitstage.
All das ist in der Exportdatei klar ersichtlich. Wird die Workation storniert, wird der Eintrag gelöscht.
6. Daten exportieren
Sie können Ihren Kalender mit Kalender exportieren exportieren. Der Export enthält:
Aufschlüsselung nach Arbeits- und Nicht-Arbeitstagen
Reisedetails
Informationen zum Zielort
Benutzerdefinierte Felder
Alle automatisch synchronisierten Einträge
So haben Steuer- und Compliance-Teams immer alle relevanten Informationen zur Hand.
Die Exportfunktion ist für Mitarbeitende und HR identisch – die genauen Schritte sind im Abschnitt „HR-Ansicht" weiter oben beschrieben.
✅ Tipp: Halten Sie den Kalender regelmäßig aktuell – so bleiben Ihre Daten Compliance-konform und stehen für die Steuerberichterstattung bereit.
6.1 Benutzerdefinierte Felder im Reisekalender
HR-Admins können dem Reisekalender eigene Felder hinzufügen:
Gehen Sie zu Einstellungen > Benutzerdefinierte Felder.
Öffnen Sie den Tab Felder des Reisekalenders, fügen Sie Ihre Felder hinzu (Eingabemethode: Freitext, Optionsfeld, Kontrollkästchen oder Dropdown-Menü; optional Dieses Feld ist erforderlich) und klicken Sie auf Speichern.
6.2 Anzeige für Mitarbeitende
Die Felder werden im Pop-up zur Datumseingabe im Reisekalender angezeigt. Beim Ausfüllen des Reisekalenders sehen Mitarbeitende einen Tab für die Standardfelder und einen Tab für die benutzerdefinierten Felder.
Welche Felder ausgefüllt werden müssen, hängt von der HR-Konfiguration ab. Alle Angaben in den benutzerdefinierten Feldern werden im Export mitgeliefert.
👉 Bei Interesse am Reisekalender wenden Sie sich bitte an Ihre Ansprechperson im Customer Success Management.