Herzlichen Glückwunsch! 🎉 Sie haben erfolgreich ein neues Assignment erstellt und die ersten Schritte abgeschlossen. (Falls nicht, lesen Sie bitte zuerst diesen Artikel.)
Der nächste Schritt ist die Bestätigung des Assignments. Dieser Schritt ist entscheidend, da WorkFlex erst nach der Bestätigung beginnt, Ihre Compliance-Dokumente vorzubereiten (z. B. A1/CoC, Assignment Letter, Tax Briefing sowie alle weiteren Dokumente, die in Ihrem Vertrag enthalten sind).
Während der Bestätigung haben Sie außerdem die Möglichkeit, Empfehlungen für zusätzliche Services aus unserem vertrauenswürdigen Partnernetzwerk anzufordern. Falls Sie dafür noch nicht bereit sind – kein Problem, das können Sie auch später jederzeit nachholen.
Wenn Sie Fragen haben, unterstützt Sie Ihr CSM gerne.
Warum die Bestätigung wichtig ist
Assignments, die sich noch in der Phase „Information“ (Exploration) befinden, sind nicht bestätigt. Ohne Bestätigung kann die Erstellung der Dokumente nicht starten. Um Sie bei der Einhaltung der Vorschriften zu unterstützen, senden wir Ihnen zusätzlich Erinnerungen per E-Mail.
So bestätigen Sie ein Assignment
1. Assignment öffnen
Gehen Sie zu dem Assignment, das Sie bestätigen möchten. Das Anfrage-Pop-up öffnet sich.
Klicken Sie in der Karte Assignment-Phase auf Aktionen und wählen Sie Assignment bestätigen.
2. Erforderliche Informationen vervollständigen
Wählen Sie die Person aus dem Drop-down-Menü aus oder klicken Sie auf Zu WorkFlex einladen, um eine neue Person hinzuzufügen.
Geben Sie an, über welche Gehaltsabrechnung das Gehalt während der Entsendung ausgezahlt wird und wer die Entsendungskosten wirtschaftlich trägt. Beide Angaben sind Pflichtfelder.
Ergänzen Sie alle weiteren fehlenden Angaben, zum Beispiel das Sozialversicherungsland, die Wohnadresse während der Entsendung und die vertragliche Konstellation im Heimat- und Gastland.
Geben Sie die Reisepassnummer ein. Dies ist zwar nicht verpflichtend, wir empfehlen jedoch, den Reisepass im Dokumentencenter der Person hochzuladen, um die Bearbeitung zu erleichtern.
Alle eingegebenen Informationen werden im Profil gespeichert und bei der Bestimmung der richtigen Compliance-Dokumente für Geschäftsreisen während des Assignments berücksichtigt, sofern alle relevanten Lösungen innerhalb der WorkFlex-Plattform genutzt werden.
Überprüfen oder ergänzen Sie die korrekten Start- und Enddaten im Bereich „Reisedetails“ – diese Daten werden für die Compliance-Dokumente verwendet, daher ist Genauigkeit entscheidend.
3. (Optional) Zusätzliche Services hinzufügen
Wenn Sie Unterstützung bei Relocation, Steuern oder anderen lokalen Services benötigen, wählen Sie die gewünschten Services aus und klicken Sie auf Dienstleistungen hinzufügen. Unser Vendor-Management-Team verbindet Sie innerhalb von 24 Stunden mit vorab geprüften Anbietern.
Haben Sie bereits eigene Partner? Klicken Sie auf Überspringen.
Sie können Services auch später über Aktionen > Vendor-Services verwalten oder den Assignment-Chat anfragen.
Die Zusammenfassung auf der rechten Seite erklärt, wie es funktioniert und was Sie in Bezug auf die Preisgestaltung erwarten können. In diesem Schritt entstehen keine zusätzlichen Kosten.
4. Überprüfen und bestätigen
Eine Übersichtsseite zeigt Ihnen alle eingegebenen Details an.
Wenn alles korrekt ist, setzen Sie das Häkchen im Bestätigungsfeld und klicken Sie auf „Bestätigen“.
Was passiert danach?
WorkFlex beginnt mit der Erstellung der Compliance-Dokumente (sofern vertraglich vereinbart). Sobald die Dokumente hochgeladen sind, erhalten Sie eine Benachrichtigung per E-Mail.
Wenn Sie zusätzliche Services angefragt haben, meldet sich das WorkFlex-Team direkt bei Ihnen. Bitte behalten Sie daher Ihr E-Mail-Postfach im Blick.