Über Mit KI erkunden richten Sie ein Assignment ein, indem Sie es in eigenen Worten beschreiben. Die KI übernimmt die Angaben aus Ihrer Beschreibung, fragt nur noch nach, was fehlt, und erstellt anschließend Ihr Balance Sheet, Ihre Kostenkalkulation und eine Compliance-Zusammenfassung für Ihr Assignment – in der Regel innerhalb weniger Minuten.
So starten Sie
Klicken Sie oben rechts auf Reise beantragen und wählen Sie die Option für ein neues Assignment.
Auf der Seite Assignment einrichten stehen der KI-Weg und der manuelle Weg nebeneinander. Wählen Sie unter Mit KI erkunden aus, was die KI erstellen soll: Compliance-Zusammenfassung, Balance Sheet und/oder Kostenprognose.
Klicken Sie auf Mit KI starten.
Wenn Sie lieber alle Felder selbst ausfüllen möchten, wählen Sie Ihre Dokumente unter Manuell einrichten aus und klicken Sie stattdessen auf Manuell starten. Weitere Informationen finden Sie unter So reichen Sie eine neue Entsendungsanfrage in WorkFlex ein.
Die Abrechnung erfolgt erst bei der Einreichung. Solange Mit KI erkunden eine Beta-Funktion ist, wird pro Anfrage jeweils ein Balance Sheet, eine Kostenkalkulation und/oder eine Compliance-Analyse berechnet – unabhängig davon, wie viele davon Sie innerhalb dieser Anfrage erstellen.
Schritt 1: Beschreiben Sie Ihr Assignment
Auf der Seite Assignment beschreiben sehen Sie einen Beispielsatz mit hervorgehobenen Stellen: wer, wohin, wann, wie lange, Vergütung und Familie. Klicken Sie auf eine hervorgehobene Stelle, um sie durch Ihre eigenen Angaben zu ersetzen, oder schreiben Sie eine eigene Beschreibung. Klicken Sie dann auf Lesen & ausfüllen.
Je mehr Angaben Sie machen, desto weniger Rückfragen erhalten Sie. Sie können auf Deutsch, Englisch, Französisch und in vielen weiteren Sprachen schreiben.
Schritt 2: Beantworten Sie die offenen Fragen
Die KI zeigt Ihnen, wie viele Angaben sie aus Ihrer Beschreibung übernommen hat, und fragt dann den Rest ab – jeweils mit einer kurzen Frage.
Entsandte Person: Die KI sucht die genannte Person in Ihrer Liste der Mitarbeitenden. Wird sie nicht gefunden, suchen Sie die richtige Person in Ihrem Team oder überspringen Sie die Frage vorerst. Die übrigen Angaben aus Ihrer Beschreibung bleiben erhalten. Wenn Sie niemanden auswählen, bleibt das Assignment nicht zugewiesen, und in den Dokumenten sowie den E-Mail-Benachrichtigungen erscheint keine entsandte Person.
Antworten: Je nach Frage füllen Sie die angezeigten Felder aus (zum Beispiel die Arbeitsadresse), klicken auf eine der vorgeschlagenen Antworten oder geben Ihre eigene Antwort in das Nachrichtenfeld ein.
Zulagen und Leistungen: Die Optionen, die für Ihr Assignment am wahrscheinlichsten zutreffen, werden zuerst angezeigt. Klicken Sie darauf, um sie hinzuzufügen, oder durchsuchen Sie die vollständige Liste. Aktivieren Sie die zutreffenden Optionen und legen Sie die Beträge fest – oder geben Sie sie direkt ins Nachrichtenfeld ein, zum Beispiel „Wohnen 1.500 €/Monat“.
Wenn Sie Compliance-Zusammenfassung oder Alle gewählt haben, stellt die KI zusätzlich die Fragen, die für die Compliance-Prüfung nötig sind – zum Beispiel zum Zweck der Entsendung, ob Sie eine Niederlassung oder Betriebsstätte im Gastland haben, ob die entsandte Person Verträge abschließt, zur Staatsangehörigkeit der entsandten Person und der begleitenden Familie und ob die entsandte Person ihren ständigen Wohnsitz beibehält.
Das Panel auf der rechten Seite hält Sie dabei auf dem Laufenden:
Fortschritt zeigt, wie viele Fragen beantwortet sind und wie viele noch offen sind.
Dokumente zeigt den Status jedes ausgewählten Dokuments.
Compliance-Zusammenfassung für den Auslandseinsatz zeigt die geprüften Compliance-Bereiche und den Status der Zusammenfassung (Wird geprüft …, solange die KI noch arbeitet).
Zusammenfassung füllt sich mit Heimat- und Gastland, Dauer, entsandter Person, begleitender Familie, Grundgehalt im Heimatland und Leistungen, während Sie antworten. Fehlende Angaben werden dort markiert.
Um eine frühere Antwort zu ändern, klicken Sie auf das Stiftsymbol daneben – oder schreiben Sie es einfach in den Chat, z. B. „Ändere das Gehalt auf 100.000 €“. Über Zum Formular wechseln können Sie jederzeit im manuellen Formular weitermachen.
Ihre Compliance-Zusammenfassung
Klicken Sie im Panel rechts auf Compliance-Zusammenfassung für den Auslandseinsatz, um sie zu öffnen. Die Zusammenfassung umfasst 10 Compliance-Bereiche:
Visum & Einwanderung
Betriebsstätte
Lohnsteuer & Payroll
Einkommensteuer
Sozialversicherung
Arbeitsrecht
Entsendemeldung
Datenschutz
Arbeitsschutz
Krankenversicherung
Für jeden Bereich sehen Sie ein kurzes Ergebnis (zum Beispiel, ob eine Arbeitserlaubnis nötig ist) und darunter eine Erläuterung. Die Zusammenfassung wird mit jeder Antwort aktualisiert: Bei Bereichen, für die noch Angaben fehlen, steht Das Ergebnis erscheint, sobald weitere Angaben vorliegen.
Schritt 3: Erstellen Sie Ihre Dokumente
Sobald alle Fragen beantwortet sind, steht der Fortschritt bei 100 % und die Compliance-Zusammenfassung ist vollständig. Prüfen Sie die Zusammenfassung und klicken Sie dann auf Alles final – Dokumente erstellen. Sobald die Dokumente fertig sind, können Sie sie im Bereich Dokumente auf der rechten Seite herunterladen.
Änderungen nach dem Erstellen
Sie können auch nach dem Erstellen der Dokumente weiter chatten. Zum Beispiel:
Geben Sie eine Änderung ein, etwa „Gehalt ist 100k“, oder klicken Sie auf das Stiftsymbol neben einer Antwort. Die KI erstellt Ihre Dokumente dann neu.
Fragen Sie, wie eine bestimmte Zahl berechnet wurde – die KI erklärt es Ihnen.
Ihr Fortschritt wird automatisch als Entwurf gespeichert. Wenn Sie auf Beenden klicken, finden Sie die Anfrage mit der Phase Entwurf im Tab Assignments und können später daran weiterarbeiten.
Wenn Sie eine Antwort ändern, wird auch die Compliance-Zusammenfassung aktualisiert.
Die Compliance-Zusammenfassung im Assignment
Nach dem Einreichen öffnen Sie das Assignment im Tab Assignments:
Tab Compliance-Zusammenfassung: die vollständige Zusammenfassung; jeden Bereich können Sie aufklappen.
Tab Dokumente: Ihr Balance Sheet und Ihre Kostenkalkulation, gekennzeichnet mit KI-Automatisierung (Beta). Wenn Sie eine Compliance-Analyse angefordert haben, wird sie als Ausstehend angezeigt, bis unser Compliance-Team sie fertiggestellt hat.
Um später Dokumente hinzuzufügen oder neu zu erstellen, klicken Sie auf Aktionen → Kosten- & Compliance-Dokumente verwalten.
Hinweis: Die Compliance-Zusammenfassung wird von KI auf Grundlage Ihrer Angaben erstellt. Sie gibt Ihnen einen schnellen Überblick, ersetzt aber keine Prüfung durch unsere Compliance-Experten – die endgültige Beurteilung kann abweichen. Bei Fragen zu einem Ergebnis wenden Sie sich über den Tab Chat des Assignments an unser Compliance-Team.
Automatisch erstellte Balance Sheets und Kostenkalkulationen
Balance Sheets und Kostenkalkulationen werden jetzt automatisch erstellt – egal, ob Sie „Mit KI erkunden“ oder das manuelle Formular nutzen. Sie entstehen im Hintergrund, sobald Ihre Anfrage eingereicht ist, in der Regel in weniger als einer Minute und ohne weitere Schritte.
Jedes Dokument erhalten Sie als PDF und als Excel-Datei, sodass Sie die Berechnungen nachvollziehen oder selbst anpassen können.
Sie finden die Dokumente im Tab Dokumente des Assignments, gekennzeichnet mit KI-Automatisierung (Beta).
Außerdem erhalten Sie für jedes Dokument eine E-Mail, sobald es ausgestellt wurde. Über Dokumente anzeigen in der E-Mail öffnen Sie es direkt in WorkFlex.
Hinweis: Die Zahlen werden automatisch auf Basis der Compliance-Logik unserer Compliance-Experten berechnet, sodass Sie direkt damit arbeiten können. Bei Fragen zu einer bestimmten Zahl lassen Sie sie sich von der KI im Chat erklären oder wenden Sie sich über den Tab Chat des Assignments an unser Compliance-Team.