WorkFlex setzt KI in mehreren Funktionen ein, um Ihnen Zeit zu sparen – vom Ausfüllen von Reisedetails bis zur Vorbereitung von Assignment-Dokumenten. Jede KI-Funktion wird vor der Einführung anhand des EU AI Act (Verordnung (EU) 2024/1689) bewertet. Dieser Artikel fasst zusammen, wie jede Funktion eingestuft ist und wie Ihre Daten geschützt werden.
Überblick über unsere KI-Funktionen
Keine unserer KI-Funktionen ist nach dem EU AI Act verboten oder als Hochrisiko eingestuft. Die meisten sind als begrenztes Risiko eingestuft. Das bedeutet, dass Sie stets klar darüber informiert werden, wenn Sie mit KI interagieren.
Business Travel Smart Intake: begrenztes Risiko
Assignment Explore und KI-Dokumentenerstellung: begrenztes Risiko
Automatische Erstellung von Geschäftsreisen: minimales Risiko
Assistent zur Dashboard-Erstellung: begrenztes Risiko
WorkFlex SOS: begrenztes Risiko
Grundsätze für alle KI-Funktionen
Kein Training mit Ihren Daten: Kundendaten werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.
Verarbeitung in Europa: Die KI-Verarbeitung findet innerhalb der EU/des EWR statt.
Der Mensch behält die Kontrolle: Die KI schlägt vor und bereitet vor; Sie prüfen, korrigieren und entscheiden.
Transparenz: Sie werden informiert, wenn Sie mit KI interagieren, und darauf hingewiesen, die Ergebnisse zu prüfen.
Keine Entscheidungen über Personen: Unsere KI-Funktionen bewerten keine Mitarbeitenden, erstellen keine Profile und treffen keine Beschäftigungsentscheidungen.
Die DSGVO gilt weiterhin: Datenschutzpflichten gelten unabhängig vom AI Act. Mehr dazu unter Datenschutzstufen.
Die Funktionen im Einzelnen
Business Travel Smart Intake
Unterstützt Mitarbeitende beim Einreichen einer Geschäftsreise, indem die Reisebeschreibung in die benötigten Formularangaben umgewandelt wird: Reiseziel, Daten, Reisezweck, Angaben zum Zielunternehmen und – bei Reisen in die Schweiz – Branchen- und Berufscodes aus den offiziellen Schweizer Listen.
Mitarbeitende können jede vorgeschlagene Angabe vor dem Einreichen prüfen und ändern.
Die Funktion entscheidet nicht über die Reiseberechtigung oder das Compliance-Risiko.
Modell: Google Gemini auf Google Cloud, Verarbeitung im EWR. Funktionsdaten werden 90 Tage aufbewahrt.
Assignment Explore und KI-Dokumentenerstellung
Unterstützt HR- und Mobility-Teams bei der Planung eines Assignments: Die Angaben werden im Dialog erfasst, quellenbasierte Gehalts- und Benefit-Optionen angezeigt und die Dokumente Balance Sheet und Kostenprognose vorbereitet. Mehr dazu unter Ein Assignment mit KI einrichten („Mit KI erkunden“).
Sie entscheiden, welche Gehalts- und Benefit-Optionen verwendet werden. Die KI wählt kein Vergütungspaket aus, bewertet es nicht und empfiehlt keines.
Alle Berechnungen erfolgen in Excel, nicht durch das KI-Modell.
Namen und E-Mail-Adressen werden nicht an das Modell übermittelt; sie werden erst anschließend in die Dokumente eingefügt.
Modelle: Google Gemini und Anthropic Claude über Google Cloud Vertex AI, Verarbeitung im EWR. Funktionsdaten werden 90 Tage aufbewahrt.
Automatische Erstellung von Geschäftsreisen
Erstellt Geschäftsreisen aus E-Mails, die an ein dafür vorgesehenes Unternehmenspostfach gesendet werden, sodass Reisedetails nicht manuell eingegeben werden müssen.
Die KI extrahiert lediglich Reiseinformationen aus der E-Mail; sie erstellt keine neuen Inhalte und trifft keine Entscheidungen.
Modell: Google Gemini in der privaten Google-Cloud-Umgebung von WorkFlex, Caching deaktiviert.
Assistent zur Dashboard-Erstellung
Ermöglicht HR-Admins, Diagramme und Dashboards durch Fragen in natürlicher Sprache zu erstellen. Mehr zu Auswertungen unter Analytics-Tab in der Admin-Ansicht.
Der Assistent arbeitet ausschließlich mit anonymisierten, aggregierten Reisedaten wie Anzahl der Reisen, Reisezielen und Genehmigungsquoten. Er greift nicht auf personenbezogene Daten einzelner Mitarbeitender zu.
Modell: bereitgestellt von OpenAI über unseren Analytics-Partner Luzmo, Verarbeitung in der EU (Irland).
WorkFlex SOS
Erstellt Gesundheits- und Sicherheitsbriefings für anstehende Reisen und übersetzt ausgewählte Sicherheitswarnungen. Mehr dazu unter Erste Schritte mit der WorkFlex SOS Mobile App.
Die Briefings basieren auf professionellen Reiserisiko-Informationen, was das Risiko ungenauer Inhalte verringert.
Namen werden vor der Verarbeitung aus den Reisendendaten entfernt.
Modell: Google Gemini, privat gehostet auf Google Cloud.
Wie wir diese Bewertungen aktuell halten
Für jede Bewertung gibt es eine verantwortliche Person in unserem Technologieteam. Wir überprüfen sie bei jeder Änderung einer Funktion, etwa bei einem neuen Modell, neuen Datenquellen oder einer anderen Verarbeitungsregion, und bewerten sie neu, wenn sich der Zweck einer Funktion erweitert.
Fragen zu unseren KI-Funktionen? Die vollständige Risikobewertung jeder Funktion ist im jeweiligen Abschnitt oben verlinkt. Wenn Ihr Sicherheits-, Rechts- oder Einkaufsteam weitere Fragen hat, wenden Sie sich an das WorkFlex Support-Team.