Bei WorkFlex möchten wir die Verwaltung von Mitarbeitervisa und die Sicherstellung der Compliance so einfach und effizient wie möglich gestalten. Mit unseren Visa-Services haben Mitarbeitende und HR-Admins die Kontrolle und Transparenz über Visadokumente sowie die zugehörigen Risikobewertungen und Compliance-Zusammenfassungen.
1. Upload von Visadokumenten
Visadokumente können auf die Plattform hochgeladen werden. Wenn ein neues Visadokument hochgeladen wird, erhalten sowohl die Mitarbeitenden als auch HR eine E-Mail-Benachrichtigung, sodass alle in Echtzeit informiert sind. Bitte beachten Sie: Ein von Mitarbeitenden hochgeladenes Visadokument gilt als persönliches Dokument. Nur die Mitarbeitenden selbst können die Datei einsehen oder herunterladen; HR-Admins haben keinen Zugriff darauf.
2. Aktualisierung des Risikostatus von Anfragen
Sobald ein Visadokument hochgeladen wurde, aktualisiert WorkFlex automatisch die Risikobewertung und die Compliance-Zusammenfassung der Anfrage. Wenn visabezogene Probleme zuvor der alleinige Grund dafür waren, dass eine Anfrage als „Achtung/Attention“ oder „High Risk“ markiert wurde, passt das System den Anfragestatus automatisch auf „Abgeschlossen“ oder „Low Risk“ an. Zusätzlich erscheint ein Kommentar in der Anfrage, der darauf hinweist, dass die Risikobewertung auf Basis der neuen Visadokumente aktualisiert wurde. So spiegelt der Risikostatus stets die aktuellsten Informationen wider, und der Prozess wird für Mitarbeitende und HR-Admins vereinfacht.
Darüber hinaus erstellt das System für jedes hochgeladene Visadokument die Risikobewertung automatisch neu, damit sie die aktuellsten Informationen widerspiegelt. Das sorgt für Genauigkeit bei der Compliance- und Risikobewertung.
3. Speichern von Visainformationen in Mitarbeiterprofilen
Visainformationen können direkt in den Mitarbeiterprofilen gespeichert werden, um die Nachverfolgung und Compliance zu erleichtern. Sie können wichtige Visadetails wie Visatyp, Ausstellungsland und Ablaufdatum hinzufügen. So verfügt das System über genaue Informationen für laufende Risikobewertungen und Compliance-Zusammenfassungen. Dieses Feld ist optional, sodass Sie es je nach Bedarf Ihres Unternehmens nutzen können.
Für Visatypen, die von der Plattform nicht unterstützt werden, müssen Mitarbeitende das WorkFlex-Visa-Team kontaktieren, um ihre Visadaten manuell einzureichen. Das Team prüft das Visum, ordnet es den entsprechenden Reiseanfragen zu und aktualisiert die Risikobewertung entsprechend.
4. So fügen Sie Ihre Visainformationen hinzu oder aktualisieren sie
Um Ihre Visainformationen hinzuzufügen oder zu aktualisieren, gehen Sie wie folgt vor:
Klicken Sie auf der WorkFlex-Startseite unten links auf Ihren Namen.
Wählen Sie im Menü Profil aus.
Klicken Sie oben auf der Profilseite auf Dokumentenzentrum.
Klicken Sie auf Dokumente hochladen.
Wählen Sie Visum aus.
Wählen Sie das Land und den Visatyp aus.
Geben Sie die Gültigkeit ein.
Laden Sie Ihr Visumdokument hoch (PDF, JPG, JPEG oder PNG).
Klicken Sie auf Hochladen.
Dieser Prozess gilt für Visatypen, die von der WorkFlex-Plattform unterstützt werden. Für nicht unterstützte Visatypen nutzen Sie bitte den manuellen Weg über das WorkFlex-Visa-Team.
Hinweis: Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Visum, das Sie für verschiedene Länder besitzen.
Sobald Sie die Informationen eingegeben haben, werden sie im Profil gespeichert und stehen für Risikobewertungen und Compliance-Prüfungen zur Verfügung.
Hinweis: Das Feld für Visainformationen steht allen Kunden zur Verfügung, unabhängig davon, ob Sie unseren Visa-Service nutzen.
Mitarbeitende: Können alle ihre eigenen Visa einsehen und verwalten.
HR / Assistent:innen: Können Visa nur für Mitarbeitende mit verwalteten Profilen hochladen.
Bei nicht unterstützten Visatypen wenden sich Mitarbeitende bitte per E-Mail oder auf anderem Weg an das WorkFlex-Visa-Team, damit ihre Visainformationen manuell hinzugefügt werden. So werden alle Visadaten korrekt im System erfasst.
Wenn WorkFlex ein Visum für Sie beantragen soll, lesen Sie WorkFlex Visa Service.