Die Integration Ihres Human Resources Information System (HRIS) mit WorkFlex ist der beste Weg, um Mitarbeiterdaten nahtlos auf unsere Plattform zu übertragen. Durch die Verbindung Ihres HRIS stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiterinformationen in allen Systemen auf dem neuesten Stand und konsistent sind, was die Effizienz steigert und das Risiko von Fehlern reduziert. Dieser Leitfaden führt Sie durch jeden Schritt des Integrationsprozesses.
Unterstützte HRIS-Plattformen
Auf der Seite Integrationen sind derzeit die folgenden HRIS-Tools als aktive Integrationen aufgeführt:
Personio
HiBob
SAP SuccessFactors
Workday (Standard und benutzerdefinierte Berichte)
BambooHR
rexx systems (mit dem Hinweis „Zusatzkosten“)
Factorial
ADP Workforce Now (mit dem Hinweis „Zusatzkosten“)
Entra ID
Deel
Okta
HRworks
SD Worx
Ihr HRIS ist nicht dabei? Lesen Sie unten, wie Sie eine neue HRIS-Integration anfordern können.
Um mit der Integration zu beginnen, öffnen Sie als HR-Admin Admin-Verwaltung > Einstellungen > Integrationen, wählen HRIS-Tools und klicken bei Ihrer HRIS-Plattform auf Verbinden. Über Leitfaden öffnen Sie den passenden Hilfeartikel.
Hinweis: Sie können jeweils nur eine Integration aktivieren und verwenden. Um eine andere zu nutzen, trennen Sie zuerst die derzeit verbundene Integration.
Schritt 1:
Folgen Sie den Schritten in den untenstehenden Anleitungen für Ihr HRIS-System.
Workday: Folgen Sie der Standard-Anleitung oder der Anleitung für benutzerdefinierte Berichte.
Personio: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
HiBob: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
SAP SuccessFactors: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
BambooHR: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
Factorial: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
ADP Workforce Now: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
Entra ID: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
Deel: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
Okta: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
HRworks: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
SD Worx: Folgen Sie den Schritten in dieser Anleitung.
Schritt 2:
Gehen Sie in WorkFlex zu Einstellungen > Integrationen, klicken Sie bei Ihrem HRIS auf Verbinden und wählen Sie Ihre Einstellungen. Die folgende Animation zeigt diese Schritte:
Jede HRIS-Plattform hat spezifische Integrationsschritte. Wir haben detaillierte Video-Tutorials bereitgestellt, um Sie dabei zu unterstützen:
Personio-Integration:
SAP SuccessFactors-Integration:
HiBob-Integration:
BambooHR-Integration:
Einstellungen zur Mitarbeiterdatenverwaltung
Bei der Integration Ihres HRIS mit WorkFlex haben Sie zwei Möglichkeiten, Mitarbeiterdaten zu verwalten:
Option 1: Übertragung aller Mitarbeiterdaten auf einmal
Wenn Sie sich dafür entscheiden, alle Mitarbeiterdaten auf einmal zu übertragen, stellen Sie sicher, dass die folgenden Einstellungen aktiviert sind:
Mitarbeiter einladen: Mitarbeiter automatisch zu WorkFlex einladen, wenn sie im HRIS hinzugefügt werden. Wenn diese Option deaktiviert ist, müssen Sie Mitarbeiter nach der Integration manuell importieren.
Mitarbeiterprofil-Daten synchronisieren: Mitarbeiterprofil-Daten automatisch ausfüllen und aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie stets auf dem neuesten Stand sind.
Mitarbeiter deaktivieren: Mitarbeiterprofile in WorkFlex automatisch deaktivieren, wenn sie im HRIS deaktiviert werden.
Bedingungen für Mitarbeitereinladungen festlegen: Kriterien für die Einladung neuer Mitarbeiter definieren. Geben Sie die Kriterien ein, die Sie zur Filterung des Einladungsprozesses verwenden möchten, und WorkFlex sendet nur Einladungs-E-Mails an Mitarbeiter, die diese Kriterien erfüllen.
Hinweis: Für die anfängliche Einrichtung dieser Integration wenden Sie sich bitte an den WorkFlex-Support, damit wir überprüfen können, ob alle manuellen Einstellungen korrekt konfiguriert sind und die Filterung wie beabsichtigt funktioniert.
Option 2: Übertragung ausgewählter Mitarbeiterdaten
Wenn Sie es vorziehen, Mitarbeiter manuell zu importieren und einzuladen, gehen Sie wie folgt vor:
Öffnen Sie im linken Menü die Mitarbeiterverwaltung.
Klicken Sie auf Mitarbeitende einladen.
Wählen Sie "Mitarbeiter von [HRIS-Plattform] einladen" aus dem Dropdown-Menü.
Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die Sie einladen möchten, und klicken Sie auf "Einladen".
Alle ausgewählten Mitarbeiter erhalten eine Einladung per E-Mail, und Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, sobald die Einladungen gesendet wurden.
Wichtige Informationen zur Datensynchronisation
Erforderliche Daten: Die Mindestdaten umfassen Vorname, Nachname, Status, Beschäftigungsart, E-Mail, Abteilung und Kostenstelle. Mitarbeiter müssen im HRIS aktiv sein, um zu WorkFlex eingeladen zu werden.
Synchronisationsfrequenz: Die Datensynchronisation zwischen HRIS und WorkFlex erfolgt alle vier bis sechs Stunden. Änderungen im HRIS werden innerhalb dieses Zeitraums in WorkFlex übernommen.
Datenquelle: Das HRIS wird als Hauptdatenquelle betrachtet, was bedeutet, dass es Mitarbeiterinformationen in WorkFlex immer aktualisiert und überschreibt.
Hinweis: Wenn Sie zusätzliche Felder in Ihrem HRIS haben, die Sie auf das WorkFlex-Profil abbilden möchten, koordinieren Sie dies bitte im Voraus mit uns.
WorkFlex-Dokumente zurück in Ihr HRIS synchronisieren
Sie können Dokumente, die in WorkFlex hinzugefügt werden, automatisch in das HRIS-Profil der jeweiligen Mitarbeitenden hochladen lassen. So müssen Sie diese nicht mehr manuell in Ihrem HRIS hochladen. Das gilt für die folgenden Dokumente:
A1-/CoC-Bescheinigungen
Dokumente zur Entsenderichtlinie
Visa-Dokumente
So aktivieren Sie die Funktion
Legen Sie in Ihrem HRIS einen Dokumentenordner mit dem Namen WorkFlex an. Dort werden alle synchronisierten Dokumente abgelegt.
Öffnen Sie in WorkFlex Admin-Verwaltung > Einstellungen > Integrationen und dort das Konfigurationsfenster Ihres HRIS.
Aktivieren Sie WorkFlex-Dokumente zurück ins HRIS synchronisieren und bestätigen Sie Ihre Auswahl.
Gut zu wissen
Synchronisiert werden nur Dokumente, die nach Abschluss beider Schritte hinzugefügt werden. Dokumente, die bereits vorher in WorkFlex vorhanden waren, werden nicht in Ihr HRIS übertragen.
WorkFlex kann ein bereits in Ihrem HRIS vorhandenes Dokument nicht ersetzen. Wird ein Dokument aktualisiert, wird die neue Version als separate Datei neben der vorherigen Version hinzugefügt.
Neue HRIS-Integration anfordern
Unter Einstellungen > Integrationen listet der Abschnitt Integrationen auf Anfrage verfügbar weitere HRIS-Tools auf, die noch nicht aktiv sind. Um eines davon anzufordern, klicken Sie bei dem Tool auf Integration anfordern. Wir werden Ihre Anfrage in unsere Roadmap aufnehmen.
Benötigen Sie Hilfe?
Für weitere Unterstützung wenden Sie sich bitte an die Video-Tutorials oder kontaktieren Sie unser Support-Team. Wir helfen Ihnen gerne, eine reibungslose und erfolgreiche Integration sicherzustellen.
Hinweis:
Die Integration erfolgt nur von HRIS zu WorkFlex und nicht umgekehrt. Die einzige Ausnahme sind Dokumente: Sie können WorkFlex-Dokumente zurück in Ihr HRIS synchronisieren