Zum Hauptinhalt springen

Workday HRIS Integration (Benutzerdefinierte Berichte)

Wie kann ich meine Workday-Integration anpassen?

Verfasst von David William

Voraussetzungen

Stellen Sie sicher, dass Sie Administrator Ihres Workday-Kontos sind, bevor Sie beginnen.

  1. Melden Sie sich bei Workday an

  2. Suchen Sie nach „View API Clients“

  3. Wenn Sie dieses Menüelement nicht sehen, sind Sie kein Administrator des Workday-Kontos.

  4. Wenn Sie dieses Menüelement nicht sehen, finden Sie heraus, wer Ihr Workday-Administrator ist, und bitten Sie ihn, Ihrem Konto ausreichende Berechtigungen zu erteilen oder den Integrationsprozess zu übernehmen.

Erstellen Sie einen Integrationssystembenutzer (ISU)

  1. Klicken Sie auf das „Such“-Feld oben und geben Sie „Create Integration System User“ ein

  2. Klicken Sie auf die Aufgabe „Create Integration System User“, die gerade erschienen ist

    Workday_create_ISU.png

  3. Geben Sie im Dialog, der sich gerade geöffnet hat, einen Benutzernamen ein und generieren Sie ein sicheres Passwort.
    Die anderen Felder können unverändert bleiben

  4. Klicken Sie am unteren Rand des Dialogs auf „OK“

    Workday_configure_ISU.png

Fügen Sie den ISU Ihrer Liste der Systembenutzer hinzu

Auch wenn der neu erstellte ISU für die Verknüpfung Ihres Workday-Kontos funktioniert, läuft sein Passwort nach einiger Zeit ab, sofern Sie ihn nicht Ihrer Liste der Systembenutzer hinzufügen.

Erstellen Sie eine Sicherheitsgruppe und weisen Sie dem ISU diese zu

  1. Klicken Sie auf das „Such“-Feld oben und geben Sie „Create Security Group“ ein

  2. Klicken Sie auf die Aufgabe „Create Security Group“, die gerade erschienen ist

    Workday_create_security_group.png

  3. Suchen Sie auf der gerade erschienenen Seite das Dropdown-Menü „Type of Tenanted Security Group“ und wählen Sie „Integration System Security Group (Unconstrained)“ aus

  4. Geben Sie für den „Name“ den Wert des „User Name“ ein, den Sie zuvor beim Erstellen des ISU verwendet haben (in diesem Fall wäre es test_isu, Ihrer wird jedoch anders lauten)

  5. Klicken Sie am unteren Rand der Seite auf „OK“

    Workday_configure_security_group.png

  6. Auf der nächsten Seite müssen Sie nur noch zum Feld „Integration System Users“ gehen und den zuvor von Ihnen erstellten Benutzer hinzufügen. Dazu klicken Sie auf das Feld und geben den Namen des ISU ein (in diesem Fall test_isu)

Klicken Sie anschließend auf „OK“

Workday_edit_security_group.png

Fügen Sie die erforderlichen Berechtigungen zur Sicherheitsgruppe hinzu

  1. Klicken Sie auf das „Such“-Feld oben und geben Sie „Maintain Permission for Security Group“ ein

  2. Klicken Sie auf die Aufgabe „Maintain Permission for Security Group“, die gerade erschienen ist

    Workday_maintain_permissions_of_security_gruop.png

  3. Stellen Sie im gerade erschienenen Fenster sicher, dass die Option „Maintain“ ausgewählt ist

  4. Klicken Sie auf das Feld „Source Security Group“, geben Sie den Namen der Gruppe ein (in diesem Fall test_isu) und drücken Sie die Eingabetaste. Klicken Sie anschließend auf die Sicherheitsgruppe, um sie auszuwählen.

  5. Klicken Sie auf „OK“

    Workday_select_security_group_to_maintain.png

  6. Fügen Sie die Domain Security Policy „Worker Data: Current Staffing Information“ mit „Get Only“-Zugriff hinzu:

  7. Klicken Sie unten auf Done

Aktivieren Sie Ihre Änderungen

Nachdem Sie Änderungen an Ihren Workday-Sicherheitsrichtlinien vorgenommen haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese Änderungen übernehmen, indem Sie die Aufgabe „Activate Pending Security Policy Changes“ ausführen. Andernfalls werden Ihre Änderungen nicht wirksam.

  1. Klicken Sie auf das „Such“-Feld oben und geben Sie „Activate Pending Security Policy Changes“ ein

  2. Klicken Sie auf die Aufgabe „Activate Pending Security Policy Changes“, die gerade erschienen ist

    Workday_activate_pending_security_changes_task.png

  3. Fügen Sie im gerade erschienenen Fenster einen Kommentar für die Anwendung der Änderungen hinzu (z. B. „Grant ISU test_isu necessary permissions for integrations“

  4. Klicken Sie auf „OK“

    Workday_activate_pending_security_task_comment.png

  5. Aktivieren Sie im neuen Fenster das Kontrollkästchen „Confirm“

  6. Klicken Sie auf „OK“

    Workday_activate_pending_security_policy_changes_confirm.png

Erstellen Sie einen API-Client

  1. Klicken Sie auf das „Such“-Feld oben und geben Sie „Register API Client for Integrations“ ein

  2. Klicken Sie auf die Aufgabe „Register API Client for Integrations“, die gerade erschienen ist

    Workday_create_API_client_task.png

  3. Geben Sie im gerade erschienenen Fenster einen „Client Name“ ein, z. B. „test_isu API client“

  4. Stellen Sie sicher, dass die Option „Non-Expiring Refresh Tokens“ aktiviert ist

  5. Geben Sie für das Feld „Scope (Functional Areas)“ die Funktionsbereiche ein, auf die der ISU Zugriff hat, sowie Tenant Non-Configurable.

  6. Klicken Sie auf „OK“

    Bitte beachten Sie: Die oben genannten Bereiche sind ein Beispiel. Bitte verwenden Sie die Berechtigungen, die im Verbindungsfluss angefordert werden.

  7. Kopieren Sie im neuen Fenster die Client ID und das Client Secret für die spätere Verwendung und klicken Sie anschließend nicht auf „Done“

    Workday_create_API_client_show_token.png

  8. Klicken Sie, noch auf derselben Seite, oben auf die drei Punkte und dann auf „API Client“ > „Manage Refresh Tokens for Integrations“

    Workday_create_API_client_find_manage_refresh_token.png

  9. Geben Sie im neuen Fenster den Namen des zuvor von Ihnen erstellten ISU ein.

  10. Klicken Sie auf „OK“

    Workday_create_API_client_refresh_token_for_ISU.png

  11. Aktivieren Sie im neuen Fenster das Kontrollkästchen für „Generate New Refresh Token“

  12. Klicken Sie auf „OK“

    Workday_create_API_client_confirm_regenerate_refresh_token.png

  13. Kopieren Sie im neuen Fenster das Refresh-Token und speichern Sie es für die spätere Verwendung

    Workday_create_API_client_show_refresh_token.png

Wie erstellt man einen (Webservice-)benutzerdefinierten Bericht?

  1. Finden Sie die richtige Aufgabe, um einen Custom Report zu erstellen

  2. Geben Sie Ihrem Bericht einen aussagekräftigen Namen

  3. Wählen Sie Advanced als Berichtstyp

  4. Aktivieren Sie ihn als Web Service, damit wir später darauf zugreifen können

  5. Deaktivieren Sie den Optimierungsschalter, damit wir mehr Felder durchsuchen können

  6. Suchen Sie nach „All workers“ und drücken Sie die Eingabetaste

  7. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen

  8. Erstellen Sie Ihren Bericht, indem Sie auf OK klicken

  9. Sie sollten zur Seite Edit Custom Report weitergeleitet werden

Wie richten Sie den benutzerdefinierten Bericht ein?

Optional: Öffnen Sie den benutzerdefinierten Bericht, um ihn zu bearbeiten

  1. Suchen Sie nach Edit Custom Report

  2. Finden Sie im Kontextmenü den benutzerdefinierten Bericht, den Sie bearbeiten möchten

  3. Klicken Sie auf OK, um den benutzerdefinierten Bericht zu öffnen

Die Grundlagen (Tabellen, Suche)

  1. In der Ansicht, die Sie öffnen, finden Sie zwei Tabellen.

  2. In der ersten Tabelle legen Sie die grundlegenden Felder des Berichts fest. Wir bezeichnen sie als Business Object Table

  3. Sie können jedes Business Object und Feld leicht finden, indem Sie danach suchen. Geben Sie dazu zunächst den Wert ein und bestätigen Sie Ihre Suche, indem Sie die Eingabetaste drücken.

  4. Diese Suche funktioniert für jedes Feld und jedes Business Object im Bericht und hilft Ihnen, ihn schnell einzurichten.

  5. Die Tabelle am unteren Rand nennen wir die Overrides Table

Business objects table

  1. Jetzt können Sie den Verbindungsfluss öffnen und überprüfen, welche Felder in Ihrem Bericht erforderlich sind:

  2. Suchen Sie für jedes erforderliche Feld das richtige Business Object, Field und geben Sie gemäß unseren Richtlinien das korrekte Column Heading Override XML Alias ein.

  3. Die vollständige Business Object Table würde, basierend auf den im Verbindungsfluss beschriebenen Feldern, wie im Bild unten aussehen:

Overrides table

  1. Sobald Sie die Business Object Table fertiggestellt haben, müssen Sie einige Felder aus anderen Entitäten zuordnen

  2. Die endgültige Tabelle würde in diesem Fall so aussehen:

Freigabe aktivieren

Damit wir auf den benutzerdefinierten Bericht zugreifen können, müssen Sie den Benutzer dafür einrichten.

  1. Gehen Sie zum Tab Share

  2. Wählen Sie Share with specific authorized groups and users

  3. Suchen Sie Ihren zuvor erstellten Benutzer und die zuvor erstellte Gruppe

  4. Speichern Sie Ihren Bericht

Holen Sie sich den Link zum Bericht

  1. Öffnen Sie Ihren benutzerdefinierten Bericht.
    ​

  2. Klicken Sie auf die drei Punkte, um die Aktionen zu öffnen
    ​

  3. Gehen Sie zu Web Service > View URLs
    ​

  4. Klicken Sie auf JSON und senden Sie uns den geöffneten Link
    ​

Es gibt drei Optionen zur Konfiguration der Integration

1. Mitarbeiter einladen

Mit dieser Option können Sie festlegen, ob Mitarbeiter automatisch zu WorkFlex eingeladen werden, sobald sie im HRIS hinzugefügt werden. Ist diese Option aktiviert, werden bestehende und neue Mitarbeiter automatisch zu WorkFlex eingeladen. Ist sie deaktiviert, müssen Sie Mitarbeiter nach Abschluss der Integration manuell in WorkFlex importieren.

2. Profildaten der Mitarbeiter synchronisieren

Diese Option stellt sicher, dass die Profilinformationen der Mitarbeiter stets aktuell sind, indem die Profilfelder automatisch ausgefüllt und aktualisiert werden.

3. Mitarbeiter deaktivieren

Mit dieser Option können Sie das Profil eines Mitarbeiters auf WorkFlex automatisch deaktivieren, sobald dieser in Ihrem HRIS deaktiviert wird.

Wie Sie Ihre Mitarbeiter manuell aus Workday importieren und zu WorkFlex einladen

So importieren Sie Mitarbeiter:

  • Sie können die Schaltfläche „Mitarbeiter einladen“ in der Mitarbeiterverwaltung verwenden.

  • Es erscheint ein Dropdown-Menü, in dem Sie die Option „Mitarbeiter von Workday einladen“ auswählen können.

  • Wählen Sie anschließend die Mitarbeiter aus, die Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf „Einladen“.

Wichtige Informationen zur Datensynchronisierung zwischen Workday und WorkFlex

Der minimale Datensatz, der aus Workday abgerufen wird, umfasst Vorname, Nachname, Status, Beschäftigungsart und E-Mail-Adresse.

Zusätzlich zu den erforderlichen Feldern können Sie auch weitere Daten zwischen Workday und WorkFlex synchronisieren. Dazu gehören unter anderem folgende Felder:

→ Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters

→ Geschlecht

→ Geburtsdatum

→ Wohnadresse

→ Jobtitel

→ Abteilung

→ Einstellungsdatum

→ E-Mail-Adresse des Vorgesetzten

Wenn Sie zusätzliche Informationen oder Datenfelder über die Standardfelder hinaus benötigen, können Sie Custom Fields verwenden. Mit diesen Feldern können Sie neue, nicht standardmäßige Datenfelder zu Ihrer HRIS-Plattform hinzufügen. Damit diese neuen Custom Fields über den API-Schlüssel verfügbar gemacht werden, folgen Sie der Anleitung in diesem Guide. Falls Sie sich für die Verwendung von Custom Fields entscheiden, informieren Sie bitte vorab das Customer-Success-Team von WorkFlex.

Um Daten für diese Felder zu synchronisieren, müssen Sie die Option „Profildaten der Mitarbeiter synchronisieren“ aktivieren und diese Felder in Ihren Workday-API-Zugangsdaten freischalten. Diese Funktion kann Zeit und Aufwand sparen, um die Mitarbeiterinformationen in beiden Systemen konsistent zu halten.
​

Die Datensynchronisierung zwischen Workday und WorkFlex erfolgt alle vier bis sechs Stunden. Änderungen, die in Workday vorgenommen werden, können daher bis zu drei Stunden benötigen, bis sie in WorkFlex sichtbar sind, und überschreiben dabei stets die entsprechenden Daten in WorkFlex.
​

Nachdem Sie die oben beschriebenen Schritte in Ihrem HRIS abgeschlossen haben, fahren Sie mit Schritt 2 in diesem Guide auf WorkFlex fort.

Verwandte Artikel
Hat dies deine Frage beantwortet?