WorkFlex lässt sich mit verschiedenen Buchungstools für Geschäftsreisen verbinden. So können Sie Reisen schneller prüfen und Compliance-Checks erstellen. Die Integration erfasst die nötigen Reisedaten (Name, Reisedaten, Start- und Zielland) aus den Buchungsbestätigungen per E-Mail.
Bei SAP Concur gibt es mehrere Möglichkeiten, Buchungsbestätigungen direkt an die WorkFlex Compliance-Plattform zu übermitteln. Eine Übersicht über alle Integrationen mit Buchungstools finden Sie im OBE-Integrationsanleitung. Die folgenden Integrationsoptionen stehen für SAP Concur zur Verfügung:
1. Buchungsbestätigungen per E-Mail an WorkFlex senden (empfohlen) 📩
Für die automatische Weiterleitung von Buchungsbestätigungen an WorkFlex gibt es zwei Möglichkeiten:
Option 1: Wir erstellen für Sie eine eigene WorkFlex-Mailbox (z. B. [email protected]). Fügen Sie diese Adresse in das CC-Feld der Buchungsbestätigungen ein. Die Reisedaten werden dann automatisch an die Reiseerkennung von WorkFlex weitergeleitet. So erhalten wir die nötigen Informationen, um die Reise zu prüfen und bei Bedarf die erforderlichen Compliance-Checks zu erstellen.
Diese Funktion muss mit Ihrem Customer Success Manager (CSM) bei SAP Concur eingerichtet werden, da sie nicht direkt in den Einstellungen der Plattform verfügbar ist.
Option 2: SAP Concur begrenzt die Anzahl der E-Mail-Adressen im CC-Feld der Buchungsbestätigung, die nach der Buchung an die reisende Person gesendet wird. Es kann daher sein, dass Sie dieses Feld bereits für andere interne Zwecke nutzen.
In diesem Fall können Sie die WorkFlex-Mailbox (z. B. [email protected]) in einer automatischen Weiterleitungsregel der Mailbox hinterlegen, die bereits im CC-Feld steht. Die Bestätigung wird dann zuerst an die Mailbox gesendet, die Sie in SAP Concur angegeben haben. Diese Mailbox leitet automatisch eine Kopie an Ihre WorkFlex-Mailbox weiter.
Alternativ können Sie den Ablauf auch umkehren: Hinterlegen Sie die WorkFlex-Mailbox in SAP Concur und leiten Sie alle E-Mails von SAP Concur an Ihre ursprüngliche Mailbox weiter.
2. SAP Concur Web Services Modul 🔗
Wenn Sie das Web Services Modul von SAP Concur bereits nutzen, kann unser Entwicklungsteam gemeinsam mit Ihrem Team eine kleine Middleware erstellen. Diese extrahiert die nötigen Reisedaten für anstehende Geschäftsreisen und sendet sie über unsere Open API direkt an WorkFlex.
Da diese Option zusätzlichen technischen Aufwand auf Ihrer Seite erfordert, sprechen Sie sie bitte bereits im Onboarding an. So können wir Sie unterstützen und die Plattform so schnell wie möglich einsatzbereit machen.
Weitere Informationen zu unserer Open API finden Sie in unserer Open-API-Dokumentation.
3. Externe Reisebüros
Viele Unternehmen nutzen bei SAP Concur ein externes Reisebüro (z. B. AMEX GBT) für die Buchung von Geschäftsreisen. In diesem Fall wenden Sie sich bitte direkt an Ihr Reisebüro und teilen Sie ihm die oben genannten Details mit, insbesondere Option 1: Das Reisebüro kann Ihre eigene @getworkflex.com-Mailbox in sein Buchungstool aufnehmen. Die Buchungsbestätigungen werden dann für die Compliance-Prüfung an WorkFlex weitergeleitet.
4. Manuelle und automatische Weiterleitung von Buchungsbestätigungen aus dem Posteingang der reisenden Person 📧
Wenn keine der oben genannten Optionen für Sie infrage kommt, können Buchungsbestätigungen auch automatisch oder manuell direkt aus dem Posteingang der reisenden Person an die WorkFlex-Mailbox (z. B. [email protected]) weitergeleitet werden.
Legen Sie mit Ihren Mitarbeitenden fest, dass sie jede Buchungsbestätigung von SAP Concur manuell an die WorkFlex-Mailbox weiterleiten.
Legen Sie fest, dass alle Mitarbeitenden selbst eine Weiterleitungsregel einrichten. Das dauert nur wenige Minuten, bedeutet aber zusätzlichen Einrichtungsaufwand für jede Person. Unten finden Sie eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einrichten von Weiterleitungsregeln in einem E-Mail-Postfach. Bitte beachten Sie, dass die Schritte je nach E-Mail-Programm (Outlook, Gmail usw.) leicht abweichen können.
Bei einigen E-Mail-Anbietern (z. B. Microsoft Exchange) können Sie auch eine zentrale automatische Weiterleitungsregel einrichten, die alle Buchungsbestätigungen aus den Postfächern der Mitarbeitenden automatisch an WorkFlex weiterleitet. So müssen die Mitarbeitenden nichts manuell tun.
So richten Sie eine E-Mail-Weiterleitung manuell ein 📨
Eine E-Mail-Weiterleitung funktioniert wie ein Postbote, der die Adresse auf einem Brief liest und ihn an einen anderen Ort weiterleitet, ohne dass Sie etwas tun müssen. Sie können Ihr E-Mail-Konto anweisen, dasselbe mit bestimmten E-Mails zu tun.
Da sich die Schritte je nach E-Mail-Anbieter (z. B. Gmail, Outlook, Yahoo) leicht unterscheiden, hier der allgemeine Ablauf:
1. E-Mail-Einstellungen öffnen
Öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach (Gmail, Outlook usw.).
Suchen Sie nach „Einstellungen“ (meist ein kleines Zahnrad ⚙️).
2. Den Bereich „Regeln“ oder „Filter“ finden
Suchen Sie nach einer Option wie „Regeln“, „Filter“ oder „Weiterleitung“.
Hier legen Sie fest, was mit bestimmten eingehenden E-Mails passieren soll.
3. Neue Regel erstellen
Klicken Sie auf „Regel erstellen“ oder „Neuer Filter“.
Legen Sie fest, welche E-Mails weitergeleitet werden sollen (z. B. E-Mails von einem bestimmten Absender oder mit einem bestimmten Wort im Betreff).
4. Automatische Weiterleitung einrichten
Wählen Sie „Weiterleiten an“ und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, an die diese Nachrichten gesendet werden sollen.
Speichern Sie Ihre Änderungen.