Wenn Ihr Unternehmen Geschäftsreisen über Perk bucht, kann WorkFlex die in WorkFlex angelegten Arbeitsorte mit einem Einfachauswahl-Feld (Single-select) in Perk synchronisieren. Sobald die Synchronisierung aktiv ist, ist WorkFlex die maßgebliche Quelle: Jeder Arbeitsort, den Sie in WorkFlex anlegen, umbenennen oder löschen, wird an Perk übertragen. In Perk gebuchte Reisen enthalten dann den richtigen Arbeitsort für die Prüfungen zu Betriebsstätten (PE), Lohnsteuer und Entsendemeldungen (PWN).
Was sich für Ihre Reisen ändert: Reisende wählen den Arbeitsort bei der Buchung in Perk aus, und WorkFlex übernimmt ihn automatisch in die Reise. Reisen bleiben nicht mehr im Status „Ausstehend“ hängen, weil der Arbeitsort fehlt – niemand muss ihn mehr manuell ergänzen.
Die Einrichtung besteht aus zwei Schritten:
Verbinden Sie Ihren Perk-API-Schlüssel, damit WorkFlex Daten in Perk schreiben kann.
Verknüpfen Sie das benutzerdefinierte Feld Work location in Perk, indem Sie dessen URL in WorkFlex einfügen.
Bevor Sie beginnen
Die Perk-Integration ist verbunden. Falls nicht, folgen Sie zuerst der Anleitung Integration von Business Travel mit Perk.
Sie sind HR-Admin in WorkFlex.
Sie sind Admin in Perk und dürfen API-Schlüssel erstellen.
In Perk gibt es ein benutzerdefiniertes Einfachauswahl-Feld mit dem Namen Work location (Settings → Cost management → Custom fields). Falls es noch nicht existiert, legen Sie es zuerst an.
Schritt 1: Perk-API-Schlüssel verbinden
1. Arbeitsorte in WorkFlex öffnen
Gehen Sie zu Einstellungen und klicken Sie auf Arbeitsorte. Oben auf der Seite sehen Sie die Karte Sync work locations with Perk mit dem Status Setup 0/2. Klicken Sie auf Add API key.
2. Den Dialog „Manage Perk“ öffnen
Sie werden zu Einstellungen → Integrationen → Reisetools weitergeleitet, und der Dialog Manage Perk öffnet sich mit dem Status Not stored. Klicken Sie auf + Add API key, um das Feld für den API-Schlüssel anzuzeigen. Lassen Sie diesen Tab geöffnet und wechseln Sie zu Perk.
3. API-Schlüssel in Perk erstellen
Gehen Sie in Perk zu Settings → Developer tools → API tools.
Klicken Sie auf New API key, geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein (zum Beispiel WorkFlex work locations sync) und klicken Sie auf Create key.
Perk zeigt den neuen Schlüssel nur einmal an. Klicken Sie auf das Kopiersymbol neben dem Schlüssel und anschließend auf Save.
Wichtig: Perk zeigt den Schlüssel nur einmal an. Kopieren Sie ihn, bevor Sie den Dialog schließen, und geben Sie ihn niemals per Chat, E-Mail oder in Dokumenten weiter.
4. Schlüssel in WorkFlex einfügen
Fügen Sie den Schlüssel in WorkFlex in das Feld API key im Dialog „Manage Perk“ ein und klicken Sie auf Save. Sie sehen die Meldung API key saved. und der Status wechselt zu Stored.
Klicken Sie im Dialog auf den Link Work locations, um zurückzukehren. Schritt 1 ist jetzt abgehakt und der Status lautet Setup 1/2.
Schritt 2: Das Feld „Work location“ verknüpfen
1. Das Feld in Perk öffnen
Gehen Sie in Perk zu Settings → Cost management → Custom fields und klicken Sie in der Liste Active auf Work location (Single-select).
2. Die URL des Feldes kopieren
Die Einstellungsseite des Feldes öffnet sich. Kopieren Sie die vollständige URL aus der Adresszeile Ihres Browsers. Sie sieht so aus: https://app.perk.com/account/custom-fields/<field-id>
3. Die URL in WorkFlex einfügen
Fügen Sie die URL auf der Seite Arbeitsorte in WorkFlex in das Feld unter Link the “Work location” custom field ein und klicken Sie auf Save.
Prüfen, ob die Synchronisierung aktiv ist
Die Karte zeigt jetzt Up to date, der Schalter Auto-sync ist aktiviert und der Hinweis lautet WorkFlex is the source of truth. Mit Resync now können Sie jederzeit alle Arbeitsorte erneut an Perk übertragen.
Klappen Sie Setup details auf, um die Verbindung zu sehen: Der API-Schlüssel ist Connected (über Manage können Sie ihn ändern), und das verknüpfte Feld ist Work location (mit Open in Perk und Change).
Öffnen Sie in Perk das Feld Work location und scrollen Sie zu Field values. Ihre WorkFlex-Arbeitsorte erscheinen dort als Werte.
Automatische und manuelle Synchronisierung
Der Schalter Auto-sync auf der Karte legt fest, wann Ihre Änderungen in Perk ankommen.
Einstellung | Die Karte zeigt | Was ist zu tun? |
Auto-sync an | Up to date und „WorkFlex is the source of truth“ | Nichts. Änderungen werden automatisch an Perk übertragen. |
Auto-sync aus, nichts ausstehend | Up to date, „Auto-sync is off“ und Resync now | Vorerst nichts. Künftige Änderungen warten, bis Sie sie synchronisieren. |
Auto-sync aus, Änderungen ausstehend | Out of sync, „N changes haven't reached Perk yet“ und Sync N changes | Klicken Sie auf Sync N changes oder aktivieren Sie Auto-sync wieder. |
Mit aktiviertem Auto-sync
Legen Sie Arbeitsorte wie gewohnt an, bearbeiten oder löschen Sie sie (siehe Steuerpflichtige Geschäftsreisen). Sobald Sie auf Speichern klicken, sehen Sie eine Erfolgsmeldung, und die Änderung ist bereits in Perk. Die Karte bleibt auf Up to date.
Mit deaktiviertem Auto-sync
Klicken Sie auf den Schalter Auto-sync, um ihn zu deaktivieren. Sie sehen die Meldung Perk sync setting saved. und der Hinweis wechselt zu Auto-sync is off.
Wenn Sie jetzt einen Arbeitsort anlegen, bearbeiten oder löschen, wechselt die Karte zu Out of sync und zeigt, wie viele Änderungen noch nicht in Perk angekommen sind.
Klicken Sie auf Sync N changes. Eine Meldung fasst zusammen, was in Perk passiert ist, zum Beispiel Perk work locations synced: 1 added, 0 archived, 6 unchanged. Gelöschte Arbeitsorte werden als archived gemeldet. Die Karte zeigt wieder Up to date.
Um wieder automatisch zu synchronisieren, klicken Sie erneut auf den Schalter.
Gut zu wissen
Verwalten Sie Arbeitsorte nur in WorkFlex. Änderungen, die Sie direkt an den Feldwerten in Perk vornehmen, können bei der nächsten Synchronisierung überschrieben werden.
Um den API-Schlüssel zu ersetzen, gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Reisetools → Perk → Manage und klicken Sie auf Update key. Wenn Sie den Schlüssel entfernen oder Perk trennen, wird die Synchronisierung beendet.
Um ein anderes Feld zu verknüpfen, öffnen Sie auf der Seite Arbeitsorte die Setup details und klicken Sie auf Change.
Löschen Sie nicht mehr benötigte API-Schlüssel in Perk unter Settings → Developer tools → API tools.
Häufig gestellte Fragen
Muss ich Arbeitsorte synchronisieren, um die Perk-Integration zu nutzen?
Nein. Reisen aus Perk werden auch ohne Synchronisierung an WorkFlex übertragen. Die Synchronisierung sorgt dafür, dass der in Perk gewählte Arbeitsort mit den Arbeitsorten in WorkFlex übereinstimmt, damit die Compliance-Prüfungen den richtigen Ort verwenden.
Was passiert mit einem Arbeitsort, den ich in WorkFlex lösche?
Er wird in Perk archiviert, nicht gelöscht.
Ich sehe die Synchronisierungskarte auf der Seite „Arbeitsorte“ nicht.
Prüfen Sie, ob Perk unter Einstellungen → Integrationen → Reisetools verbunden ist. Wenn ja und Sie die Karte trotzdem nicht sehen, wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager oder den WorkFlex-Support.