Das Konzept des wirtschaftlichen Arbeitgebers
Das Konzept des wirtschaftlichen Arbeitgebers definiert einen Arbeitgeber nicht nur danach, wer den Arbeitsvertrag unterzeichnet, sondern auch danach, wer tatsächlich:
die Arbeit der Mitarbeitenden leitet und kontrolliert,
von der geleisteten Arbeit profitiert und
die Kosten des Gehalts oder der Entsendung trägt.
In Ländern, die dieses Konzept anwenden, kann das aufnehmende Unternehmen als „tatsächlicher“ Arbeitgeber behandelt werden. Für Geschäftsreisende oder kurzzeitig Entsandte kann dies Pflichten zur Anmeldung in der Lohnabrechnung und zum Lohnsteuereinbehalt auslösen, teilweise ab dem ersten Tag.
Länderspezifische Überlegungen
Jedes Land geht bei Geschäftsreisen im Zusammenhang mit einem wirtschaftlichen Arbeitgeber anders vor. Einige Länder haben eine Schwelle für die Anzahl der Tage festgelegt, die Mitarbeitende im Zielland für einen inländischen Auftraggeber arbeiten können, bevor die Voraussetzungen eines wirtschaftlichen Arbeitgebers erfüllt sind.
Länder ohne Schwelle (z. B. Österreich, Dänemark, Deutschland, Norwegen, Polen, Slowakei und Tschechien).
Länder mit Tagesschwellen (z. B. Schweden, die Niederlande, China, Schweiz und Großbritannien).
Schritte, die Arbeitgeber nach einem „Achtung“-Ergebnis in der Compliance-Zusammenfassung unternehmen sollten:
Prüfen, ob ein wirtschaftlicher Arbeitgeber vorliegt
Prüfen Sie, wer von der Arbeit der Mitarbeitenden profitiert und wer sie kontrolliert.
Stellen Sie fest, ob die lokale Entität, der Kunde oder die Tochtergesellschaft tatsächlich als wirtschaftlicher Arbeitgeber handelt. Dazu kann gehören:
Das Unternehmen weist den Mitarbeitenden Aufgaben zu, legt Prioritäten fest und genehmigt Urlaub oder Überstunden.
Das Unternehmen bestimmt, wo und wie die Mitarbeitenden arbeiten, stellt Arbeitsmittel oder Ausweise zur Verfügung, und die Arbeitsstunden werden der Entität im Zielland belastet (z. B. über eine konzerninterne Weiterbelastung).
Dokumentieren Sie diese Analyse, da sie von den Steuerbehörden angefordert werden kann.
Mögliche Lohnsteuerpflichten bewerten
Gilt das aufnehmende Unternehmen als wirtschaftlicher Arbeitgeber, muss es möglicherweise Lohnsteuer einbehalten und abführen.
Lohnsteuer einbehalten
Wenn die lokalen Vorschriften dies vorsehen, muss die Lohnsteuer ab dem ersten Tag einbehalten werden.
Eine Befreiung vom Einbehalt kann möglich sein, wenn geeignete Lohnabrechnungsverfahren bestehen und die Voraussetzungen des Doppelbesteuerungsabkommens erfüllt sind.
Compliance-Dokumentation aufbewahren
Bewahren Sie Nachweise darüber auf, welche Entität von der geleisteten Arbeit profitiert und wie die Kosten weiterbelastet werden.
Stellen Sie sicher, dass Lohnsteuermeldungen oder -erklärungen fristgerecht eingereicht werden, wenn dies lokal erforderlich ist.
Struktur der Geschäftsreisen überprüfen
Vermeiden Sie lange Geschäftsreisen, die die Grenze zwischen den Verantwortlichkeiten im Heimat- und im Gastland verwischen.
Sorgen Sie für vertragliche Klarheit: Legen Sie Geschäftsreisen schriftlich fest, um nicht unbeabsichtigt ein lokales Arbeitsverhältnis zu begründen.
Weitere fachliche Beratung einholen
Da die Länder den OECD-Rahmen unterschiedlich anwenden, prüfen Sie die länderspezifischen Anforderungen, die für Ihre Reise gelten können.
Holen Sie bei Bedarf eine lokale Bestätigung zu Punkten wie Meldepflichten oder lohnsteuerlicher Behandlung ein, um spätere Korrekturen zu vermeiden.
Mit diesen Schritten können Arbeitgeber die Risiken im Zusammenhang mit einem wirtschaftlichen Arbeitgeber verringern und die steuer- und lohnsteuerrechtlichen Pflichten im Zielland einhalten.