Mit der Funktion zur E-Mail-Anpassung können HR-Administratoren die über WorkFlex versendeten E-Mails individuell gestalten. Sie können bestehende System-E-Mails anpassen oder vollständig neue E-Mails erstellen. Je nach E-Mail können Sie den Betreff, den Inhalt und die Empfänger entsprechend den Kommunikationsanforderungen Ihres Unternehmens festlegen.
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie bestehende E-Mails anpassen, neue E-Mails erstellen, Empfänger verwalten und weitere verfügbare E-Mail-Einstellungen in WorkFlex konfigurieren.
1. Zugriff auf die Seite zur E-Mail-Anpassung
Gehen Sie zu Einstellungen.
Klicken Sie auf E-Mails anpassen, um die Seite zur E-Mail-Anpassung zu öffnen.
2. E-Mails nach Typ
Die Seite zur E-Mail-Anpassung ist in Abschnitte für verschiedene E-Mail-Typen unterteilt:
Workation-E-Mails
Geschäftsreise-E-Mails
Beide
Unter jedem Abschnitt finden Sie das Feld „E-Mail-Typ“, in dem Sie aus dem Dropdown-Menü die E-Mail auswählen können, die Sie anpassen möchten:
3. Eine eigene E-Mail von Grund auf erstellen
Zusätzlich zur Anpassung bestehender WorkFlex System-E-Mails können HR-Administratoren für Geschäftsreisen vollständig neue E-Mails von Grund auf erstellen.
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie eine E-Mail erstellen möchten, die nicht auf einer bestehenden System-E-Mail basiert.
Beim Erstellen einer eigenen E-Mail können Sie Folgendes festlegen:
Betreff — geben Sie die Betreffzeile ein, die den Empfängern angezeigt wird.
E-Mail-Inhalt — erstellen und formatieren Sie die Nachricht entsprechend Ihren Anforderungen.
Empfänger — legen Sie fest, wer die E-Mail erhalten soll.
Speichern Sie Ihre Änderungen, nachdem Sie die E-Mail konfiguriert haben.
Gehen Sie zum Workflow Builder, um festzulegen, wann die E-Mail ausgelöst werden soll.
Wichtig:
Eigene E-Mails sind von den bestehenden WorkFlex System-E-Mail-Vorlagen getrennt.
Prüfen Sie vor dem Speichern den Betreff, den Inhalt und die Empfänger.
4. Anpassen des E-Mail-Inhalts
Nachdem Sie eine E-Mail ausgewählt haben, die Sie bearbeiten möchten, können Sie Folgendes anpassen:
Betreffzeile: Bearbeiten Sie die Betreffzeile, um Ihre bevorzugte Formulierung zu verwenden. Bei E-Mails zu Geschäftsreisen können Sie der Betreffzeile außerdem dynamische Felder hinzufügen: Klicken Sie unter Feld einfügen auf ein Feld, zum Beispiel Vorname der reisenden Person, Startdatum der Reise, Zielland oder Antrags ID. So lässt sich jede E-Mail im Posteingang leichter zuordnen.
E-Mail-Inhalt: Ändern Sie den Text der E-Mail, passen Sie den Ton an, formulieren Sie Sätze um und ändern Sie andere Inhalte, um den Bedürfnissen Ihres Unternehmens gerecht zu werden.
Sie können den Inhalt auch mithilfe der Leiste oben im Editor formatieren.
Die verfügbaren Tools umfassen:
Rückgängig: Änderungen rückgängig machen.
Wiederholen: Rückgängig gemachte Änderungen erneut anwenden.
Schriftart: Wählen Sie den Schriftstil für die E-Mail.
Schriftgröße: Passen Sie die Textgröße an.
Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen: Textformatierung anwenden.
Link einfügen: Fügen Sie klickbare Hyperlinks hinzu.
Merge-Tag einfügen: Fügen Sie dynamische Datenfelder wie Benutzernamen, Daten usw. ein.
Textausrichtung: Richten Sie den Text links, rechts oder zentriert aus.
Zeilenhöhe: Passen Sie den Abstand zwischen den Zeilen an.
Nummerierte Liste: Erstellen Sie eine geordnete Liste.
Aufzählungsliste: Erstellen Sie eine ungeordnete Liste.
Einzug vergrößern/verkleinern: Passen Sie den Texteinzug an.
Emojis: Fügen Sie Emojis in Ihre E-Mails ein.
Sonderzeichen: Fügen Sie Symbole und Sonderzeichen ein.
Formatierung entfernen: Entfernen Sie alle benutzerdefinierten Formatierungen und setzen Sie den Text zurück.
5. Hinzufügen Ihres Logos und Vorschau anzeigen
Um das Logo Ihres Unternehmens hinzuzufügen:
Klicken Sie auf das Symbol Bild einfügen:
Wählen Sie dann Hochladen, klicken Sie auf Bild … und wählen Sie das gewünschte Bild aus Ihren Dateien aus. Sobald das Bild hochgeladen ist, klicken Sie auf Speichern.
Sie können das Bild anpassen, indem Sie die Ecken des Logos ziehen. Weitere Optionen wie Drehen, Spiegeln oder Zuschneiden stehen zur Verfügung, wenn das Logo ausgewählt ist.
Nach dem Hinzufügen des Logos können Sie auf das Augen-Symbol klicken, um eine Vorschau zu sehen, wie Ihre E-Mail aussehen wird. Wenn alles passt, klicken Sie auf Änderungen speichern.
6. Speichern Ihrer Änderungen
Nachdem Sie die erforderlichen Anpassungen vorgenommen haben, klicken Sie unten rechts auf der Seite auf „Änderungen speichern“.
Die angepasste E-Mail-Vorlage wird nun für alle Fälle verwendet, in denen die Auslösebedingung für die E-Mail erfüllt ist (z. B. eine Geschäftsreisbenachrichtigung oder Workation-Alert).
7. Sprachspezifische Änderungen
Jede E-Mail-Vorlage gibt es in mehreren Sprachen. Über das Dropdown Sprachen neben dem Betreff wechseln Sie zwischen Englisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch, Französisch, Polnisch, Tschechisch und Portugiesisch.
Wählen Sie eine Sprache aus, um diese Version der E-Mail zu bearbeiten. Ihre Änderungen gelten nur für die Sprache, die Sie gerade bearbeiten. Passen Sie deshalb auch die anderen Sprachen an, die Ihre Mitarbeitenden verwenden.
Hinweis: Klicken Sie nach dem Bearbeiten jeder Sprachversion auf Änderungen speichern.
8. Anpassbare E-Mail-Empfänger
Öffnen Sie in E-Mails anpassen den Tab Empfänger, um festzulegen, wer die E-Mail erhält:
Legen Sie unter Rollen oder Gruppen auswählen fest, welche Gruppen den jeweiligen E-Mail-Typ erhalten (Mitarbeiter, Manager, HR-Administratoren und Globales HR).
Fügen Sie unter Benutzerdefinierte E-Mails hinzufügen einzelne E-Mail-Adressen pro E-Mail-Typ hinzu.
Melden Sie sich mit Diese E-Mail nicht an mich senden selbst von bestimmten Benachrichtigungen ab, ohne andere Personen in derselben Rolle zu beeinflussen.
Auswahl der Mitarbeitendentypen für E-Mails zu ausgestellten Dokumenten
Für die E-Mails A1/CoC-Bescheinigung für die Reise wurde ausgestellt, PWD-Bescheinigung für die Reise wurde ausgestellt und Sozialversicherungsnachweis für die Reise wurde ausgestellt erscheint ein Abschnitt Mitarbeitendentyp, sobald Mitarbeitende als Empfänger ausgewählt sind. Damit legen Sie fest, welche Mitarbeitenden die E-Mail tatsächlich erhalten:
Mitarbeitende mit Plattformzugang — Mitarbeitende, die sich in WorkFlex anmelden und ihre Reisen selbst verwalten können.
Mitarbeitende ohne Plattformzugang (verwaltet) — Mitarbeitende, deren Reisen stellvertretend verwaltet werden und die keinen WorkFlex-Login haben.
Die Standardauswahl unterscheidet sich je nach E-Mail:
A1/CoC-Bescheinigung und PWD-Bescheinigung: Beide Mitarbeitendentypen sind ausgewählt.
Sozialversicherungsnachweis: Nur Mitarbeitende ohne Plattformzugang (verwaltet) ist ausgewählt. Mitarbeitende mit Plattformzugang können Sie manuell hinzufügen.
Hinweis: Wenn Sie beide Mitarbeitendentypen abwählen, erscheint ein Warnhinweis, dass keine Mitarbeitenden diese E-Mail erhalten.
Klicken Sie nach dem Anpassen der Empfänger auf Empfänger speichern.
Diese Einstellungen gelten für alle E-Mail-Typen im Bereich Business Travel und Workation. Der Abschnitt Mitarbeitendentyp steht nur für die drei oben genannten Dokument-E-Mails zur Verfügung.
9. Benachrichtigungen zum Ablauf von Dokumenten
Standardmäßig versendet WorkFlex Erinnerungs-E-Mails an Mitarbeitende und HR-Administratoren, wenn ein Dokument im Dokumentencenter (z. B. eine Multi-State-A1-Bescheinigung, ein Visum oder ein anderes Dokument mit Ablaufdatum) bald abläuft oder bereits abgelaufen ist.
Empfänger anpassen
Sie können anpassen, wer diese Benachrichtigungen erhält. So können Sie sich beispielsweise selbst von diesen E-Mails abmelden, bestimmte Nutzer als Empfänger festlegen oder den Versand anhand von Rollen konfigurieren (z. B. HR-Administrator, Manager, Assistent etc.).
Konfigurierbarer Erinnerungs-Zeitplan
Sie können außerdem individuell pro Dokumententyp festlegen, wann die Ablauf-Erinnerungen verschickt werden.
Gehen Sie zu Einstellungen → E-Mails anpassen und bleiben Sie im Tab Allgemein.
Wählen Sie im Feld E-Mail-Typ die E-Mail Erinnerung – Dokument läuft bald ab aus.
Ein blauer Hinweis zeigt den aktuell aktiven Zeitplan an, zum Beispiel: Visum 14 und 1 Tage vorher · Reisepass/Ausweis 30 Tage vorher · Arbeitsvertrag 30 Tage vorher · A1-Zertifikat 1 Tage vorher · E AIA/G35 7 Tage vorher, dazu immer am Tag des Ablaufs. Klicken Sie dort auf Zeitplan bearbeiten.
Der Tab Zeitplan öffnet sich – neben E-Mail-Vorlage und Empfänger. Hier konfigurieren Sie jeden Dokumententyp (Visum, Reisepass/Ausweis, Arbeitsvertrag, A1-Zertifikat und E AIA/G35):
Schalten Sie einen Dokumententyp aus, um die frühen Erinnerungen zu überspringen.
Tragen Sie ein, wie viele Tage vor Ablauf die Erinnerung verschickt werden soll.
Klicken Sie auf +, um eine weitere Erinnerung für denselben Dokumententyp hinzuzufügen (z. B. eine Visum-Erinnerung 14 und 1 Tage vorher), und auf ×, um eine zu entfernen.
Klicken Sie auf Änderungen speichern, um den Zeitplan zu übernehmen, oder auf Abbrechen, um Ihre Änderungen zu verwerfen.
Hinweis: Jedes Dokument erhält außerdem eine Erinnerung am Tag des Ablaufs – diese wird unabhängig von Ihren Zeitplan-Einstellungen immer verschickt. Der E-Mail-Inhalt liegt im Tab E-Mail-Vorlage.
Fazit
Mit der E-Mail-Anpassung können HR-Administratoren steuern, wie WorkFlex E-Mail-Kommunikation an ihre Organisation versendet wird. Sie können bestehende System-E-Mails anpassen, neue E-Mails von Grund auf erstellen, Empfänger festlegen, sprachspezifische Vorlagen anpassen und Benachrichtigungen zum Ablauf von Dokumenten konfigurieren.
So haben Sie mehr Kontrolle über Betreff, Inhalt und Empfängerkreis der über WorkFlex versendeten E-Mails.