Die Creditübersicht ist eine wichtige Funktion für HR-Admins, um die Credits ihrer Organisation in WorkFlex zu verfolgen und zu verwalten. Diese Anleitung erklärt, wie Sie die Seite aufrufen und effektiv nutzen.
Zugriff auf die Creditübersicht
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Credit-Nutzungsinformationen aufzurufen:
Navigieren Sie zu den Einstellungen: Melden Sie sich in Ihrem WorkFlex-HR-Admin-Konto an und klicken Sie im linken Menü unter Admin-Verwaltung auf Einstellungen.
Klicken Sie auf Creditübersicht: Wählen Sie in der Liste der Einstellungen Creditübersicht.
Credit-Nutzungsinformationen anzeigen: Sie werden auf eine Seite mit der Übersicht Ihrer Credit-Nutzung weitergeleitet.
Die Credit-Nutzungsinformationen verstehen
Die Creditübersicht bietet umfassende Einblicke in die Credit-Nutzung Ihrer Organisation. Folgende Informationen sind verfügbar:
Paket: Zeigt die Werte für ein Credit-Paket oder für Alle Pakete.
Gesamter Creditverbrauch: die Anzahl der genutzten Credits.
Insgesamt zugewiesene Credits: die Gesamtzahl der Ihrer Organisation zugewiesenen Credits.
Verfügbares Credit-Guthaben: die Anzahl der noch nicht genutzten Credits.
Details zur Credit-Nutzung: detaillierte Informationen darüber, wofür die Credits genutzt wurden, darunter:
Credits für internationale Geschäftsreisen
Credits für Workations innerhalb der EU, UK, CH
Credits für Workations außerhalb der EU, UK, CH
Credits für Inlandsreisen: Nutzung für Reisen innerhalb des Landes der Lohnabrechnung.
Andere: Credits für sonstige Leistungen.
Visum: Credits für Visumanträge.
Entsendungen: Credits für abgerechnete Leistungen bei Entsendungen.
Credit-Nutzung pro Monat: ein Diagramm der pro Monat genutzten Credits.
Wenn Sie Fragen haben oder weitere Credits erwerben möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Customer Success Manager.
Credit-Pakete pro Entität
Wenn Ihr Unternehmen mehrere Entitäten hat, können Credit-Pakete bestimmten Entitäten zugeordnet werden. Jede Entität kann ein eigenes Paket haben, oder mehrere Entitäten teilen sich ein Paket.
Reisen werden automatisch über das passende Paket der Entität der reisenden Person abgerechnet.
Ist einer Entität kein eigenes Paket zugeordnet, werden ihre Reisen über das unternehmensweite Paket abgerechnet.
HR-Admins sehen die Creditübersicht nur für die Entitäten, auf die sie Zugriff haben.
Frühere Pakete bleiben verfügbar: Wählen Sie sie im Dropdown Paket aus.
Welche Reisen werden bei der Credit-Nutzung gezählt?
Geschäftsreise (BT):
Credits werden für jede Reise berechnet, deren Status nicht „ausstehend“ oder „in Bearbeitung“ ist.
Wenn eine Reise als „Abgeschlossen“, „Achtung“ oder „Visum erforderlich“ markiert ist und später storniert wird, werden dennoch Credits berechnet. Wird eine Reise jedoch im Status „ausstehend“ oder „in Bearbeitung“ storniert, fallen keine Credits an.
Das Bearbeiten oder Umplanen einer Geschäftsreise führt zu einer doppelten Berechnung, es sei denn, die ursprüngliche Reise hatte den Status „ausstehend“ oder „in Bearbeitung“. Erfahren Sie hier mehr darüber.
Workation:
Jede vollständig genehmigte Reise wird bei der Credit-Nutzung gezählt.
Wenn eine Reise vollständig genehmigt und anschließend umgeplant wird, werden Credits sowohl für die ursprüngliche als auch für die neue, umgeplante Reise berechnet. Die einzige Ausnahme ist, wenn lediglich die Anzahl der Arbeitstage reduziert wird. Erfahren Sie hier mehr darüber.
Details zum Verbrauch
Im unteren Bereich der Seite zeigt die Tabelle Details zum Verbrauch alle Credit-Transaktionen, sodass Sie die belasteten oder erstatteten Credits über die Zeit verfolgen können. Diese Informationen werden angezeigt:
Anfrage-ID: die eindeutige Kennung der Anfrage. Wenn Credits für eine Reise berechnet wurden, hilft diese ID, die zugehörige Aktion nachzuvollziehen.
Nutzung: die Anzahl der belasteten oder erstatteten Credits.
Antragsteller: die E-Mail-Adresse der Person, die die Aktion eingereicht hat.
Name: der Name der mitarbeitenden Person.
Grund: die Art der Aktivität, die die Credit-Nutzung ausgelöst hat, z. B. „Internationale Geschäftsreisen“ oder eine Inlands-Workation.
Name des Kreditpakets: der Name Ihres Credit-Pakets (vom CSM zugewiesen).
Credit-Nutzungsdatum: das Datum, an dem die Credits genutzt oder erstattet wurden.
Kommentar: zusätzliche Anmerkungen zur Transaktion, falls vorhanden.
Firmenname: die mit der Person oder Anfrage verknüpfte Entität, falls zutreffend.
Abteilung: die mit der Credit-Nutzung verbundene Abteilung, falls zutreffend.
Klicken Sie auf Daten aktualisieren, um die neuesten Transaktionen zu laden.
Ansicht filtern
Um die Credit-Nutzungsdaten leichter zu durchsuchen, klicken Sie auf Filtern. Sie können die Credit-Historie nach folgenden Kriterien filtern:
Grund: die Art der Aktion, die die Credit-Nutzung ausgelöst hat (z. B. internationale Geschäftsreise, Inlands-Workation).
Credit usage date: Eingrenzen der Ergebnisse auf einen bestimmten Zeitraum.
Firmenname: die Credit-Nutzung einer Entität anzeigen.
Abteilung: die Credits einer Abteilung anzeigen.
Klicken Sie auf Anwenden, um die Tabelle zu filtern, oder auf Zurücksetzen, um die Filter zu entfernen. Mit diesen Filtern können Sie sich auf bestimmte Transaktionen oder Kategorien konzentrieren und Ihre Credit-Aktivitäten leichter verwalten und prüfen.
Excel-Bericht exportieren
Sie können außerdem auf Export klicken, um einen Excel-Bericht über die Credit-Nutzung herunterzuladen. Dieser Bericht bietet eine detaillierte, übersichtliche Momentaufnahme der Credit-Aktivitäten, die Sie speichern, teilen oder offline weiter analysieren können.
Vorteile der Creditübersicht
Transparenz: Erhalten Sie klare Einblicke, wie Ihre Credits zugewiesen und genutzt werden.
Effizienz: Überwachen Sie Trends der Credit-Nutzung, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren.
Kontrolle: Behalten Sie die verbleibenden Credits im Blick, um zukünftige Aktivitäten effektiv zu planen.